ビジネス会話のスキルを身につける

2019.10.05 更新
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あなたは上司や職場の同僚、お客様や取引先との会話に苦手意識を持っていませんか?

もしそうなら、ビジネス会話のスキルを身に着けることです。仕事を進める上での会話には、スムーズに進めるためのスキルがあります。

苦手な会話を克服するのはそんなにむずかしいことではありません。

この記事ではビジネス会話を円滑に進めるための基本スキルを教えますので、ぜひとも身に着けてください。

目次
  1. ビジネス会話の基本は「聴く」「訊く」「伝える」
  2. 「聴く」スキル
  3. 「訊く」スキル
  4. 「伝える」スキル
  5. まとめ

ビジネス会話の基本は「聴く」「訊く」「伝える」

ビジネスシーンでは「聴く」、「訊く」、「伝える」の順番で会話することが基本です。これが会話をスムーズにします。

「聴く」とは、相手の話に注意を払って、より深く丁寧に耳を傾けることです。このことを「傾聴」といいます。「傾聴」は会話をする上で最も大切なコミュニケーションスキルです。

「訊く」とは、相手の話を聴いた上で、わからないことをこちらから質問したり、訊ねたりすることです。

「伝える」とは、最後に自分が言いたいことを言葉で知らせることです。

相手の話を聴いて相手の考えていることを知り、わからないことを訊いて(=質問して)相手を理解し、最後に自分の言いたいことを伝えることで会話が上手になります。

この3つのステップを身につけることが、苦手なビジネス会話を克服する基本です。

「聴く」スキル

会話をするとき、相手の話に丁寧に耳を傾けることが会話の基本です。

相手の話は途中で遮らないで、最後まで聴いてください。これを傾聴といいます。

会話は、7(相手):3(自分)で相手に話をさせ、自分が聴き手にまわるのが理想です。

7:3は相手に最も満足感を与える会話バランスであり、相手は無意識に好感を持つと言われています。

一般的に人は相手の話を聴くより、自分が話しているほうが気持ちが良いものです。

話し好きの人には「聴くこと」は苦痛ですが、「聴くこと」が結果的に自分の気持ちを伝えることに効果的です。

「聴くこと」で、逆に相手はあなたの言うことを心理的に受け入れる態勢になるものです。

傾聴には5つのスキルがあります。

この5つのスキルを意識して使うと会話がスムーズに進みます。

  1. うなずき
  2. あいづち
  3. オウム返し
  4. 要約
  5. うながし

「うなずき」や「あいづち」をすることで相手はテンポ良く話すことができます。

「オウム返し」とは相手が言ったことをそのまま返すことです。また「要約」とは相手の話が終わったらそれをまとめて伝えることです。これらのスキルによって、相手は自分を理解してもらえていると感じることができます。

「うながし」とは相手が言葉につまったとき、続いて話せるように適切な接続詞を入れることです。

これらの5つのスキルを身に着けることで、会話の基本である「傾聴」が上手になります。

「訊く」スキル

「訊く」とは相手の話を聴いたら、次は自分の知りたい情報を相手からもらうことです。

会話においては、相手の話を聴くだけではなく質問して理解を深めることも大切です。

お互いが言いたいことを言うだけで、お互いに言っていることが理解できなければ会話が成り立たないからです。

相手が言っていることを理解してはじめて適切な会話をすることができます。そのために訊く(=質問する)わけです。

相互理解するためには「訊くこと=質問」が不可欠です。

次のような点を意識して質問しましょう。

  1. 相手が答えやすい、わかりやすい質問をする。
  2. 相手に質問の意図がわかりやすくする。
  3. 相手の話をしっかりと聴いて、自分でも考えた上で質問する。またそれが伝わるような聴き方をする。
  4. 聴くことで相手がさらに考え、相手自身の理解まで深めることができるような質問をする。

「訊く」スキルを身につけることで、お互いの理解を深めることができます。

「伝える」スキル

「聴く」「訊く」ことで相手の話が理解できたら、最後に自分の言いたいことを伝えます。

自分が言いたいことを相手に伝える(=相手に理解してもらう)ためには、相手の反応を見ながらわかりやすく話すことです。

一方的に押し付けるような話し方はしないようにしましょう。

「伝わる」ことを意識して話すことです。

上手に伝えるには、次を意識してください。

  1. 一方的に話をしない
  2. 話すタイミングに配慮する

    ※相手の話を遮らないことです。

  3. 言いたいことを小出しにせず、まとめてから話す
  4. 否定したいときでも肯定から入る

    ※「言いたいことはわかります」との言い方です。

  5. ネガティブよりポジティブな表現を使う
  6. 相手をリスペクトして話す

最後に「伝える」スキルを身につけることで、苦手なビジネス会話を克服することができます。

まとめ

仕事を進める上での会話が苦手なら、ビジネス会話のスキルを身につけることです。

ビジネスシーンでは「聴く」、「訊く」、「伝える」の順番で会話することが基本です。

「聴く」とは、相手の話に注意を払って、より深く丁寧に耳を傾けることです。

このことを「傾聴」といいます。

「訊く」とは、相手の話を聴いた上で、こちらからわからないことを質問することです。

「伝える」とは、最後に自分が言いたいことを言葉で知らせることです。

これら3つのスキルを覚えることで、苦手なビジネス会話を克服することができます。

ぜひ「聴く」「訊く」「伝える」を仕事上の会話で活かしてみてください。

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