若手社員のための報連相の仕方

「ちょっといいですか？」ではなくて「○○の件でご報告しておきたいことがありますが今お時間よろしいでしょうか？」

筆者は、おおよそ４０年、主に人事に関連する仕事に携わってきた「人事屋」です。

大学を卒業後社会人となって社内で様々なタイプの上司や先輩、同僚、後輩と仕事の上でお付き合いをしてきました。

今振り返ってみると、特に２０代の若手社員の頃は上司への報告・連絡・相談（以下報連相）が苦手でした。

報連相について先輩から教えられることもなく、先輩のやっている報連相を見よう、見まねで覚えようとしましたが、失敗もしました。

若手社員にとって報連相は難しいものです。どうして若手社員のころは報連相がうまくいかないのでしょう？

その第一の原因は「したつもり報連相」です。

筆者もそうでしたが、若手社員の皆さんは報連相がなんとなく重要であることは理解していると思います。

それができていないと「上司に叱られる」ような、なんだか重要なものです。

ですから多くの若手社員は「とりあえずやっとかなきゃ」と義務的に報連相しています。

すると報連相は「したつもり」で終わってしまうことが多くなります。相手にうまく情報が伝わらず、報連相の目的が果たせないのです。

例えば上司に報告をするとき、

「ちょっといいですか？」

と話を持ちかけるとします。上司が他の仕事で忙しい場合でも、ちょっとだけならということで耳を貸してくれると思います。

もしこの報告が、進捗状況によって新たな指示が必要になるような大きなものであった場合どうなるでしょう？

上司はちょっとだけという認識で聞き始めたので、報告やその後の指示に時間がかかることを予測できていません。結果、他の仕事が気にかかって報告の内容を十分理解できず、したがって適切な指示も出せません。こんな時は、

「○○の件でご報告しておきたいことがありますが今お時間よろしいでしょうか？」

と、何についての報告かを予め伝えることで上司が取られる時間を予測しやすくします。

「○○の件でご報告しておきたいことがあるので、都合の良い時間に声をかけて下さい」などと伝えておくのもよいでしょう。

このように報連相はただ行うだけでは、「したつもり」で終わってしまうことが多々あります。報連相がその目的をきちんと果たすためには、見落としがちな細かい気配りをする必要があるのです。

このような気配りは、失敗経験から少しずつ学んでいくものです。会社に入ってすぐの若者はなかなか気が付きません。

ですが筆者は、若手社員のうちから「伝わる報連相」ができるようになることが本当に大切だと考えます。その方法をまとめたものが「若手社員のための報連相の仕方」です。

本マニュアルではまず、「報連相は会社にとっても社員個人にとっても欠かせないものだ」とあなたの意識を変化させることからはじめます。そのうえで相手を気遣える報連相が自然と身に付くような構成にしました。

本マニュアルを理解することで、義務的にやらされるのではなく、必要性を感じた結果自然と報連相ができるようになります。

それでは、なぜ若いうちから報連相を覚えることが大切なのでしょうか？

２０代前半ではほぼ皆できない、２０代後半ではできるひとがいる、３０代でできないと昇進は望めないのが報連相

新人研修で報連相を体系的に教えてくれる会社はほとんどありません。

時間と経費削減のため、報連相の基礎だけ教えて、後は現場に任せるというスタンスが通常です。そのため、報連相の細かい点については現場の上司や先輩に教わることになります。

しかし上司や先輩も人間ですから、良し悪しがあります。

優秀な上司のもとでは、若手社員は報連相の重要性にいち早く気がつき、その技術が自然と身につきます。

ですがそうでない上司のもとでは、逆のことが起こりえます。

大きな声では言えませんが、この新人時代の境遇の差が、社員のその後まで左右してしまうことがままあります。これは会社にとっても解決しなければいけない課題で、ちょうど生徒が学校の先生を選べないのと似ています。

入社してすぐの社員がしっかり報連相をできることはほぼありません。筆者の経験では、２０代前半で報連相がきちんとできる社員はほとんどいません。

ですが２０代後半になると、きちんと報連相をできる人がでてきます。

そして３０代になるとできる人、できない人がはっきり分かれます。そして「仕事ができて、出世コースを歩んでいる」のは例外なく報連相ができている人です。

筆者の実感では、このように軌道に乗った社員には優れた上司がついていることが通常です。事実として、若手時代のＯＪＴの質が将来の仕事ぶりに影響するのです。

ですから多くの会社ではＯＪＴを含めた新人教育の質を上げることが大きな課題となっています。ですが、今のところそこまで手が届いていないのが現実です。

本マニュアルは、教育の機会に恵まれない若手社員にも広く報連相の技術を知ってもらうことを目標にしています。

それでは、若手のうちから報連相を身に着けるためには、どのように報連相を学んでいけばいいのでしょう？

いつ、どこで、誰に、何を、どうやって伝えたら良いか、わかっているようでわかりにくい具体的な方法を教えます

報連相が難しいのは、ある状況で適切な方法が他の状況でそうでなくなるからです。

もちろん社内連絡とお客様への連絡を同一線上に考える人はいないと思います。ですが月曜日の上司と、金曜日の上司への報告はどうでしょう？

相手が人間である限り、同一人物への報告であってもタイミングや場所、報告内容によって切り出し方や報告手段が異なります。

先ほどの例でも、時間がかかりそうな場合は、まず何についての報告か知らせる必要がありました。それによって上司が時間を見積もりやすくします。

このように人間相手の報連相は、状況と結び付けて覚える必要があります。いつ、どこで、誰に、何を、どうやってということを体系的に覚えていないと、いつでも似た方法で報連相することになり、結果として失敗につながってしまうのです。

しかし、様々な状況で報連相を経験していくためには時間がかかるものです。

さらに失敗した時、適切なアドバイスをくれる上司がいないと、正解がわからず同じ過ちを繰り返してしまうこともあります。そのうちに妥協して、誤った方法を自分なりの報連相として覚えてしまうのです。

これは非常に危険です。お客様相手の場合、致命的なミスにつながってしまいます。さらに自分自身が上司になったとき、部下に誤った方法を教えてしまいます。

では、若手のうちから報連相を習得するにはどうすればいいのでしょう？

報連相を身に着ける近道は、職場で報連相が必要となる状況をあらかじめ把握しておくことです。そして状況別に正しい対応の仕方を事前学習しておくことです。

するとその場面が訪れたとき、落ち着いて報連相を行うことができます。またそれによって学習が強化されます。良い循環ができあがるのです。

本マニュアルでは、職場での具体的な状況を想定して、場面ごとに適切な報連相を体系的に教えます。

この機会にぜひ報連相を身に付けて、ワンランク上のビジネスパーソンを目指してください

最後に、上司はどのような気持ちで報連相を受けているか話したいと思います。

会社には自分一人で完結できる仕事はほとんどありません。

組織のメンバーがお互いに協力しあいながら仕事を進めていくことが基本です。

このためには、誰が何をやっているかお互いの情報の共有化が必要です。

そのようななかで、上司は、あなたが自分の期待通りに仕事をやり遂げて欲しいと思っています。

このため、上司はあなたの仕事の進捗状況を知りたいのです。

あなたが上司にタイムリーに情報を流していれば上司は安心できますし、上司から必要なアドバイスを受けることもできます。

逆に、あなたから報連相がないと上司はさびしいものです。あなたが部下としてやっていけてるか不安なように、上司もしっかり役を務めているか不安なのです。

あなたがきちんと報連相することで、上司も自信がつき、お互い気持ちよい信頼関係が出来上がります。するとあなたがやりたい仕事へともつながっていきます。

是非この機会に報連相を身につけて、あなたの能力を存分に発揮してください。

それが筆者の最大の喜びです。