進捗状況について必ず「中間報告」することが大切です
「仕事の進捗状況を確実に「報告」することが上司から信頼されるコツ」では、進捗状況の報告が５種類あることを説明しました。
そのうち中間報告とは何でしょうか？
中間報告とは中長期の仕事を受けたとき、その途中経過や結果などの進捗状況を定期的に報告することです。
つまり途中報告です。
進捗状況を途中で報告することは、仕事を効率化する上でとても大切です。
この記事では、報連相の一つである「中間報告」について解説します。
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中間報告が必要な仕事
上司に仕事の途中経過を報告しなければならないのは次のような場合です。
- 直ぐに終わらない、結果を出すまでに時間がかかる仕事の場合。
長期の仕事では、全体の大まかなスケジュールを作成し、途中経過を報告する方法をあらかじめ決めておきます。
「何日おきに中間報告するのか？」「定例ミーティングで中間報告するのか？」などについてです。
- 自分の都合で、当初の予定通りのスケジュールで進まない場合。
この場合は、予定通りに進まない理由を途中経過とともに報告して、上司の了解を得なければなりません。
- 仕事を取り巻く状況が変化してきて、当初の予定通りのスケジュールで進まない場合。
この場合も、予定通りに進まない理由を途中経過とともに報告して、上司の了解を得る必要があります。
一方で、上司から突発的な仕事を指示されて２～３日くらいで終わる場合でも、中間報告したほうが上司には喜ばれます。
仕事では、ケースバイケースで中間報告することを覚えておきましょう。
社内のみならず、お客さまや取引先に対しても中間報告することが大切です。
依頼された用件が長引くような場合には、心配をかけないように途中で経過を報告しましょう。
中間報告はなぜ必要か？
中間報告の大きな目的は、上司や関係者に途中経過を報告することで仕事の無駄をなくすことです。
- 中間報告することで、関係者間で仕事の調整を図ったり、よりよい結果が出る方法を検討したりします。
以下のような質問をして、関係者間で意識の統一を図っていきます。
- 現在、計画と比べてどの程度進行しているか？
- 進行を妨げている障害はあるか？あるのなら、改善方法は何か？
- 今後の進行予定はどうなるか？
- 完了するのはいつか？
- 中間報告することで、時間と労力の無駄を防ぐことができます。
仕事内容が間違っている場合や、ズレが生じている場合は、中間報告で修正することで時間のロスが少なくなります。
仕事が完了してから修正するのでは、膨大な時間と労力を費やすことになります。
- また上司に判断を仰いだり、アドバイスをもらうことで、上司と責任を共有することができます。
中間報告を実施するときの注意点として、完全なかたちで途中経過を報告するために、報告期日を破ることがないようにしましょう。
完全じゃなくても、期日以内に済ませた仕事について報告すると上司から評価されます。一方完全に仕上げても、期日に報告できなければ評価されないものです。
また職場内の定例ミーティングでは、仕事の進捗状況や問題点を出し惜しみせず報告しましょう。
どんなに反応が薄くても、上司は大事な報告はちゃんと聞いています。
まとめ
中長期の仕事を受けたとき、その途中経過や結果などの進捗状況を定期的に報告することを「中間報告」といいます。
中間報告する必要があるのは次のような場合です。
- 直ぐに終わらない、結果を出すまでに時間がかかる
- 自分の都合で当初の予定通りのスケジュールで進まない
- 仕事を取り巻く状況が変化してきて、当初の予定通りのスケジュールで進まない
中間報告の大きな目的は、上司や関係者に途中経過を報告をすることで仕事の無駄をなくすことです。
中間報告を実施するときは、完全なかたちで途中経過を報告しようとして、その報告期日を破ることがないようにしましょう。
以上を意識して中間報告を行なうと、効率的に仕事を進めることができます。
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