ビジネスマナーとして敬語の使い方を覚える

2019.10.05 更新
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若手社員はビジネスマナーとして言葉遣いに気をつけましょう。すなわち適切に敬語を使えるようになることが大切です。

ビジネスパーソンにとって敬語が適切に使えることは絶対条件です。しかしながら、状況に応じて正しい敬語を使いこなすのは意外とむずかしいものです。

また過剰なほど敬語を使うことにも違和感があります。

この記事では、ビジネスマナーとしての適切な言葉遣いについて説明します。

目次
  1. 敬語には4つの分類がある
  2. 尊敬語とは?
  3. 謙譲語とは?
  4. 尊敬語と謙譲語の違いを知る
  5. 丁寧語とは?
  6. 美化語とは?
  7. 役職と敬語の関係を知る
  8. 了解しました|承知しました|かしこまりました|承りました
  9. お疲れ様です|ご苦労様です
  10. まとめ

敬語には4つの分類がある

ビジネスシーンでは自分の置かれている状況を正しく把握し、それに応じた適切な敬語を選ぶ必要があります。

それがビジネスマナーとして適切な言葉遣いができるということです。

敬語には次の4分類があります。

  1. 尊敬語
  2. 謙譲語
  3. 丁寧語
  4. 美化語

では敬語の4分類について順次説明していきます。

尊敬語とは?

尊敬語とは目上の人などへ敬意を表す言葉です。

尊敬語は3種類あります。

  1. 「動詞+れる、られる」のかたち

    「聞かれる、読まれる」のように使います。

  2. 「お(ご)+になる、なさる」のかたち

    「お会いになる、ご確認なさる」のように使います。

  3. 特定の言葉に言い換える

    「見る」は「ご覧になる」、「来る」は「いらっしゃる」のようにします。

この場合、①から③へ行くに従って敬意の度合いが高くなります。尊敬語の言葉遣いを覚えましょう。

謙譲語とは?

謙譲語とは、自分や身内などをへりくだることで目上の人などへ敬意を表す言葉です。

自分がへりくだることで相手を立てることができます。

謙譲語は4種類あります。

  1. 「お(ご)+する」のかたち

    「お伝えする」のように使います。

  2. 「お(ご)+いたす」のかたち

    「ご連絡いたします」のように使います。

  3. 「動詞+させていただく」のかたち

    「参加させていただきます」のように使います。

  4. 特定の言葉に言い換える

    「会う」は「お目にかかる」、「食べる、もらう」は「いただく」のようにします。

この場合、①から④へ行くに従って敬意の度合いが高くなります。謙譲語の言葉遣いを覚えましょう。

尊敬語と謙譲語の違いを知る

尊敬語と謙譲語の使い方には、ビジネスマナーの視点から3つの基本ルールがあります。

  1. 自分については謙譲語、お客様や取引先など社外の人や、目上の人には尊敬語を使います。
  2. お客様や取引先など、社外の人に会社の人のことを話すときは謙譲語を使います。
  3. 会社の人同士の会話では相手に尊敬語、自分に謙譲語が基本ですが、それではあまりにも堅苦しすぎる場合があります。

    上司に対しても、「です」「ます」の丁寧語(次に説明します)くらいでも問題ありません。

丁寧語とは?

目上の人などへ丁寧かつ上品に見せる言い方です。具体的には、語尾を「です」「ます」にします。

さらに、語尾を「ございます」にすると敬意の度合いが高くなります。

通常は尊敬語や謙譲語と組み合わせて丁寧語を使います。

美化語とは?

主に名詞に対して使い、相手にやわらかく上品な印象を与える言い方です。美化語には2種類あります。

  1. 言葉の先頭に「お」や「ご」をつける

    「お」や「ご」の使い方には一定のルールがあります。とりあえず何にでも「お」や「ご」をつけると変な日本語になってしまうので注意してください。

    「お」や「ご」は相手から受けた行為や物事、相手の持ち物や行動、身体につけます。

    一方、外来語や、動植物、色、公共物にはつけません。事故や盗難などマイナスの言葉にもつけません。

    また過剰なまでに「お」をつけると聞いていて違和感があります。

  2. 言葉そのものを言いかえる

    例として「飯」を「ご飯」、「うまい」を「おいしい」などに言いかえます。

役職と敬語の関係を知る

役職はそれ自体が敬語表現です。まずはこのことを知っておいてください。

社内と社外では、役職者の呼び方が異なります。はっきりと区別することが大切です。

  1. 社外の人との会話のなかで、自分の上司など社内の目上の人について言及するときは、身内ですから敬語は使わずに呼び捨てにします。

    ○: もうすぐ課長の山田もまいります。
    ×: もうすぐ山田課長もいらっしゃいます。

    ○: 会社に戻ってから佐藤に申し伝えます。
    ×: 会社に戻ってから佐藤部長にお伝えしておきます。

  2. 取引先やお客様など、社外の役職者について「○○課長さん(様)」と言いがちです。ですが「○○課長」または「課長の○○様」と呼ぶのが正解です。敬語を二重に使わないためです。

ビジネスマナーとして役職と敬語の言葉遣いをぜひとも覚えておいてください。

了解しました|承知しました|かしこまりました|承りました

「了解しました」という言葉を目上の人に使うことについて是非が問われることがあります。

結論から言うと、目上の人に対して「了解しました」と返事することは決して誤りではありません。

ですが多くのビジネスマナー書にそう記載されたことで、部下が「了解しました」と返すことについて快く思わない上司がいます。

したがってリスクを回避するために、上司に対して「承知しました」「かしこまりました」と返事をするようにしましょう。

  • [理解したことを示す]: 仕様変更の件、承知しました。
  • [依頼を受ける]: ○○社へ価格変更通達の件、かしこまりました。

お客様や取引先に対しては「承知いたしました」「かしこまりました」「承りました」を使います。

  • [理解したことを示す]: 配送先変更の件、承知いたしました。
  • [依頼を受ける]: ご依頼いただきました件、かしこまりました。
  • [依頼を受ける]: ご注文承りました。

お疲れ様です|ご苦労様です

「お疲れ様です」や「ご苦労様です」という言葉についても、目上の人に対して使うことの是非が問われます。

本来の日本語では、どちらの言葉も目上の者が目下の者をねぎらうときに使います。よって厳密にはどちらの言葉も上司に対して使うべきではありません。

ですが現代では、上司に対して挨拶程度に「お疲れ様です」と声をかけることは一般的です。

したがって上司に対しては「お疲れ様です」、部下に対しては「お疲れ様です」もしくは「ご苦労様です」と使い分けるようにしましょう。

ただしお客様や取引先など、社外の人に対してはどちらの言葉も使わないように注意します。

まとめ

ビジネスマナーとしての言葉遣いを覚えましょう。

そのためには敬語について理解することです。

敬語には次の4分類があります。①尊敬語、②謙譲語、③丁寧語、④美化語です。

尊敬語とは目上の人などへ敬意を表す言葉です。

謙譲語は自分や身内などをへりくだることで、目上の人などへ敬意を表す言葉です。

丁寧語は目上の人などへ丁寧かつ上品に見せる言い方です。

美化語は主に名詞に対して使い、相手にやわらかく上品な印象を与える言い方です。

基本ルールを守り、尊敬語、謙譲語、丁寧語、美化語を組み合わせた言葉遣いをしましょう。

この他にも役職の呼び方や、返事や挨拶の言葉選びにも注意しましょう。

最初はできなくても、意識しているうちにすぐに慣れてきます。焦らず自分のものにしていきましょう。

敬語を上手に使うことができれば、ビジネスマナーとしての言葉遣いは完璧です。

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