上司とコミュニケーション不足にならないための方法

2019.10.05 更新
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この記事では若手社員のあなたに、上司とコミュニケーション不足にならないための方法を教えます。

通常部下は上司から指示を受けて仕事を行ないます。

よって部下は上司にタイムリーに仕事の出来具合を報告し、関連情報を連絡する必要があります。困難な場面にぶつかったら上司に相談することもあります。

こうした上司とのコミュニケーションが円滑に行われないと、仕事がうまくいきません。

上司とコミュニケーション不足にならないために、若手社員はどのようなスキルを身につけたらよいでしょうか?

目次
  1. 上司とのコミュニケーションのポイントはこれです
  2. 報連相を徹底しましょう
  3. 上司へ報告するポイント
  4. 上司へ連絡するポイント
  5. 上司へ相談するポイント
  6. まとめ

上司とのコミュニケーションのポイントはこれです

上司が好感を持つような態度で上手にコミュニケーションをとることが大切です。でもどのようにすれば上司から好感を持ってもらえるのでしょうか?

上司から好感を持たれるには、まずは元気良く、明るく対応することです。特に若手社員は若者らしい元気さ、明るさをだすように心がけてください。

続いて、礼儀正しく対応することも大切です。例えば上司に世話をかけたとき「お礼」が言えていますか?簡単なようでいて、お礼を言える若手社員は少ないものです。

そして当たり前ですが、協調性と積極性をもって対応することも忘れないでください。

また上司から指示を受けるときは、ペンとメモを用意して指示を書き留めるようにしてください。

指示を受けているときは上司の話を遮らず、わからない部分があっても話が終わるまで質問を控えるようにすることです。

そして最後に上司の指示を復唱して、その内容を確認することも忘れないでください。

指示された仕事について自分にはできないと感じたときは、「できません」とは言わないことです。

前向きに、「こうすればできます」といった条件を伝えましょう。「3日ほど期限を延ばしていただけたら対応可能です」といった言い方です。

以上に気をつければ上司は好感を持ってくれるでしょう。コミュニケーションがうまくいくはずです。

報連相を徹底しましょう

上司とのコミュニケーションのポイントについて理解してもらえたと思います。

では次に上司に対する報連相について説明します。

上司とコミュニケーション不足にならないためには、報連相を徹底して行うことが大切です。

たとえ仕事に慣れても、仕事をする上で報連相は不可欠です。

報告とは、仕事の経過や結果を伝えることです。

仕事に慣れると、上司に報告せず自分の意思で仕事を進めたい気持ちが出てくるものです。しかし上司は自分が出した指示を決して忘れていません。

催促される前に自分から進んで報告してください。

連絡とは、仕事上の情報を関係者に伝えることです。

細かいと思ったことでも、もれなくこまめに上司に連絡しましょう。細かな情報でも上司は喜びますし、「私は聞いてない」と叱られることもなくなります。

相談とは、問題解決のために上司や先輩と話し合い、意見を聞くことです。

仕事の上で判断できないことを上司に相談することで、上司を味方につけましょう。

上司へ報告するポイント

上司とコミュニケーション不足にならないためには、報連相のなかでも特に報告力をつけることが重要です。

以下にそのポイントを説明します。

  1. 仕事の区切り毎にタイミング良く報告します。

    結果報告だけではなく、中間報告も忘れないでください。

  2. 何がどうなったかを具体的に正確に報告します。

    この場合、自分で報告内容を取捨選択せず、全てを報告してください。報告するまでもないとみなしたことでも、上司にとっては重要かもしれません。

  3. 報告するときは、結果(事実)から先に話します。

    上司は結果を早く知りたがっています。まずは最初に結果を報告して、その後で経緯や背景について説明しましょう。最後に自分の意見まで伝えることができるといいです。

  4. 「いいにくいこと」「悪いこと」はつい言いそびれたり、報告が遅くなったりしがちです。

    そのような場合こそ、早急かつ誠実に報告します。自分が起こしたトラブルでも早く対応することで、上司は誠実なあなたを評価します。上司の信頼を得るチャンスととらえてください。

  5. 取引先やお客様について、なんらかの状況の変化に気づいたときは、その事実と自分の意見を報告します。  

    例えば「取引先の担当者が退職した」、「所在地が変更された」、「売上の入金が遅れた」といったことです。

  6. 緊急事態が発生したら、時と場所を選ばず報告します。

    「何が起こっているか」を伝え、「いかに対処すべきか」上司からの指示を仰ぎます。

上司へ連絡するポイント

連絡の意義は、上司と情報を共有することです。

コミュニケーションの機会を増やすためにも、何でも上司に連絡しましょう。

  1. 早めに、こまめに連絡しましょう。

    そうすることで上司も早めに動くことができ、お互いにフォロー出来るなど効率アップにつながります。

  2. 何気ないことでも、気づいたことは積極的に連絡しましょう。

    「誰かが連絡してくれるだろう」ではなく、気づいた自分が連絡してください。

  3. 連絡した後にフォローすることも忘れないようにしましょう。

    つい連絡後のフォローを忘れがちです。連絡後に進展があったら、改めて上司に連絡します。

上司へ相談するポイント

深刻なトラブルになる前に、早めに上司に相談することです。

相談することで上司とのコミュニケーションの幅が広がります。何でも相談してみましょう。

  1. 上司に相談するときは、事前にアポイントをとってください。

    相談内容により時間がかかる場合は、相談したい内容を事前に伝えておき、スケジュールを空けてもらいます。

  2. 相談内容について事前にまとめておきます。

    自分はどうしたいのかしっかり説明できるようにしましょう。

  3. 実際の相談にあたっては、次の点に注意します。
    • 相談内容は上司がわかりやすいように簡潔に話します。
    • 「自分で考えるより聞いたほうが早い」と、自分の意見を持たないで上司に答えを丸投げしないようにしましょう。
    • 自分の考えと違うことを言われたとき、上司の意見を拒否してはいけません。まずは上司の答えを受け入れ、自分の考えと比べることが大切です。
    • 上司に大切な時間を割いてもらっているという意識を持ちましょう。
  4. 相談後は、上司のアドバイスを実践した結果を報告することを忘れないでください。

    相談に乗ってもらった相手に対する礼儀です。

まとめ

上司とコミュニケーション不足にならないためにどうしたら良いでしょうか?

まずは大前提として、上司が好感を持ってくれるような態度で上手にコミュニケーションをとることが大切です。

その上で徹底して報連相を行いましょう。

特に上司とコミュニケーション不足にならないためには、報告力をつけることが重要です。こまめに上司に報告しましょう。

連絡の意義は上司と情報を共有することです。何でも上司に連絡しましょう。

また、深刻なトラブルになる前に早めに上司に相談することです。

報連相がしっかりできていれば、上司とコミュニケーション不足になることはありません。

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