取引先との懇親会を絶対に成功させる幹事の役割

2019.10.05 更新
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若手社員のあなたは、上司から取引先との懇親会の幹事に指名される場合があります。

そのようなとき、懇親会を成功させるために幹事としてどのような役割を務めたらよいのでしょうか?

取引先との懇親会で幹事を任されても、どのようにすれば良いか本当に悩むものです。

職場の飲み会なら少しは自信をもって幹事をやれるあなたでも、取引先との懇親会ではどのようなことに気をつければ良いのか、初めての経験ですから頭が混乱しそうですね。

実は、取引先への接待について幹事がやるべきことはそんなにむずかしいことではありません。

懇親会のムードを壊さない様に心がけ、相手に楽しんでもらうことが幹事の最大の役割です。

それでは取引先との懇親会における幹事の役割について説明します。

目次
  1. 懇親会の事前準備
  2. 会食の店を選ぶ際の留意点は次のとおりです
  3. 懇親会当日の準備
  4. 懇親会の飲食中における対応
  5. まとめ

懇親会の事前準備

懇親会の事前準備や、取引先への会食の案内は以下のように進めます。

  1. 上司に接待の目的を確認します。

    商談をうまく進めるためのものか、取引先の人が異動となるための慰労会なのか、いろいろな目的があります。目的に応じて懇親会の内容をセットします。

  2. 取引先の出席者を確認します。
  3. 取引先と自社の出席者のバランスを考慮します。相手より自社の人数が多くならないようにしましょう。
  4. 時間や場所については取引先の事情を第一に考えて、相手の意向を尊重してください。
  5. 時間と店が決まったら、時間、店名、場所と電話番号はメールなどで確実に伝えます。

会食の店を選ぶ際の留意点は次のとおりです

  1. 取引先の好みを察知して店を選ぶようにします。相手にそっと好みを確認してもいいです。
  2. 取引先出席者の格と接待の主旨に応じて店格を使い分けることも考えましょう。必ずしも高級な店が良いとは限りません。
  3. 同業者が多く使う店、社内の他部門が多く使う店は避けたほうが無難です。
  4. こうして決めた店に馴染みがなかったら、あらかじめその店を下見しておくといいでしょう。雰囲気や、広さ、トイレの位置などを把握しておきます。

    このとき主賓がVIPならば、誰であるかを店の人に伝え、便宜を図る必要があればお願いすることも忘れないでください。

  5. 懇親会の部屋を見せてもらい、あらかじめ席順を決めておくことも一案です。

    取引先は上座、事務局は入口近くに座ります。

  6. コース料理なら事前に注文しておいてください。

懇親会当日の準備

懇親会当日、取引先が店に到着する前後までの対応については以下のようなことに留意ください。

  1. 必要なら土産を用意しましょう。日持ちの良いお菓子がいいです。
  2. 取引先より30分くらい前に行って迎える準備をしてください。
  3. 懇親会の開始前にトイレに行っておきます。
  4. 商談は食事の前に簡単に済ませるようにしてください。
  5. 注文はコース料理が便利ですが、そうでない場合はまず相手にメニューを渡して好みを聞きます。

    相手の注文が決まったら、こちらも同じレベルのものを注文するといいでしょう。

    こちら側に注文を任せられた場合は、「この店はこれが旨い」、「有名だから」といった説明ができることです。

懇親会の飲食中における対応

いよいよ懇親会がスタートしたら、次の点に留意してください。

  1. 乾杯は目上の人がするものなので自分からはやらないでください。念のため。
  2. 食事をしながらタバコを吸わないでください。今は食事中に喫煙することはマナー違反です。
  3. 片肘をついて食事をしないでください。だらしなく見えます。
  4. 食事のペースは取引先に合わせましょう。
  5. 常に取引先の動向に気を配り、自分自身が楽しんではいけません。
  6. 取引先の仕事の内容、価値観、趣味等を把握するよい機会と考えて、これらについて質問することもありです。

    ただし、酒席では仕事の話を嫌う人がいるので注意してください。

    またプライベートな会話についても相手が嫌がることもありますので、踏み込みすぎないようにしてください。

  7. 酒量に気をつけましょう。場をわきまえた大人の飲み方をすることです。
  8. 取引先の方々に無理にお酒を勧めないでください。酒が苦手な人もいます。
  9. 酒が苦手な場合は、1杯目はつきあいでコップに口をつけ、2杯目以降はソフトドリンクでかまいません。無理をして飲まないことです。

食事後は以下のように対応します。

  1. 相手の健康や、明日の仕事に差し支えないよう遅くまで引き留めないでください。
  2. 勘定は頃合をみて席を外し、取引先にわからないようにそっと済ませることです。
  3. 取引先が帰りの車を必要とするときは、必要になり次第すぐに乗れるよう早めに準備しておきましょう。
  4. 懇親会終了後に取引先が帰る際は、一緒に外に出て見送ってください。

まとめ

若手社員のあなたに取引先との懇親会における幹事の役割について説明します。

幹事の最大の役割は懇親会のムードを壊さない様に心がけ、相手に楽しんでもらうことです。

懇親会開催までに場所、時間、出席者を決め、確実に案内をしてください。

当日は30分前に店に行って最後のチェックをします。

飲食中にも常に取引先の動向に気を配り、自分自身が楽しんではいけません。

懇親会終了後に取引先が帰る際は、一緒に外に出て見送ってください。

幹事のあなたがこれら一連の進め方を身につけることができれば、取引先との懇親会を絶対に成功させることができます。

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