円滑な業務遂行を心がけることが大切だ

2019.10.05 更新
次 » « 前
アイキャッチ画像

上司から仕事を指示されたとき、期待通りの成果を上げるためには円滑な業務遂行を心がけなくてはいけません。

指示された仕事で十分な成果を上げれば、職場の戦力として次第にワンランク上の仕事を任されていきます。

では円滑に業務を遂行するために、どのようなことを心がけたらよいのでしょうか?

若手社員のあなたに大切なポイントをこっそり教えます。

目次
  1. 目の前の仕事をがんばる
  2. 仕事を頼まれたら目的や背景を確認すること
  3. 仕事は要求以上の付加価値をつけること
  4. PDCAサイクルを回す
  5. スケジュールを立てて仕事をする
  6. まとめ

目の前の仕事をがんばる

入社後一足飛びに戦力になれると思わないことです。

はじめは雑用のような仕事が多いかもしれませんが、誰よりも完璧にこなしましょう。目をつぶってでもこなせるようなレベルにします、これが上司から認められるこつです。プロ野球でいえば二軍生活のようなものです。

「戦力」と呼ばれる、一人前の存在になるためには、周囲の信頼を得られるような仕事を重ねて「実績」をつくっていく必要があります。

入社数年位は補助的な仕事が中心で、戦力として認められないことは当たり前です。

いきなり戦力にはなれません。とにかく目の前の仕事に熱心に打ち込むことが先です。

仕事を頼まれたら目的や背景を確認すること

上司から仕事を頼まれたら、仕事の目的や背景を必ず確認してください。

本来は仕事を指示した上司からその目的を説明すべきですが、仮に説明がなかったときは「目的はこういうことですか?」とあなたから聞きましょう。

そうすることで上司と自分の考えにズレがあればその時点でわかります。後でやり直しということになりません。

また若手社員は、上司に依頼された仕事をやり終えてアウトプットを提出するときにもポイントがあります。

「できました」と自信満々な態度を見せるより、「これで大丈夫ですか?間違えていたら直します」と謙虚に言う方が好印象を与えることができます。

そうすれば上司も修正箇所を丁寧に教えてくれるものです。

仕事は要求以上の付加価値をつけること

上司から依頼された仕事は、上司の要求以上の付加価値をプラスアルファする意識を持ってください。

自分では100点満点と思っても、上司はそこまで思ってくれないことが殆どと考えてください。

よって、最初から上司に要求された以上の付加価値をつけて仕事を進める意識を持つことです。

具体的には、以下の通りです。

  • 納期より1日早く仕事を終わらせる。
  • 資料づくりで依頼された以上の資料を添付する。
  • 数字の羅列より、グラフを使った見やすい資料にするなど。

上司があなたの仕事にどんな評価をするかを考えて、付加価値を足すことが円滑な業務遂行のコツです。

PDCAサイクルを回す

PDCAとは、「Plan,Do,Check,Action」の略称です。

「Plan」とは、仕事の計画をたてることです。

「Do」とは計画に沿って仕事をすることです。

「Check」とは実行した結果をチェックして評価することです。

「Action 」とはうまくいっていない点を改善することです。

このサイクルをぐるぐると回すことで、改善に改善を重ねることができます。その結果仕事の質が上がり高い成果を上げることができます。

もし行っていない場合は、あなたもPDCAサイクルを意識して仕事をしてみてください。

「計画を立てていない」「やりっぱなしでチェックしていない」といった問題点に気付くことができ、それを改善することで仕事の質が飛躍的に向上します。

PDCAの図

スケジュールを立てて仕事をする

PDCAサイクルに則った場合、上司から指示・命令されたときどのように進めるか方針を決め、仕事の計画を立てることになります。

その計画においては、綿密なスケジュールをたてることが大切です。

スケジュールを立てて仕事をするポイントは以下の通りです。

  • 仕事の期限を守るため、指示された期限より必ず早めに仕上げるようスケジュールを立てましょう。

    すると仕事が完了したとき、見直しの時間を確保することもできます。

  • もし当初の計画より進捗が遅れているなら、PDCAサイクルに則って挽回するようにスケジュールを見直し、効率を上げることも考えます。

    スケジュールよりも遅れそうな場合や、予定外の仕事が入った場合などは即座に上司に相談し、ズレを調整することが大切です。

  • スケジュール通りに進んでいても、上司には進捗状況を随時報告し確認をとります。

    上司は忘れているようで自分が出した指示を忘れないものです。

    必要ならば指示に従って仕事を修正しましょう。

まとめ

若手社員のあなたが上司から仕事を指示されたとき、円滑な業務遂行を心がけることが大切です。

そのためにはどのような点に注意したらよいのでしょうか?

まずは、目の前の仕事をがんばることです。はじめは雑用のような仕事が多いかもしれませんが、誰よりも完璧にこなしましょう。それを積み重ねることです。

続いて上司から仕事を頼まれたら、仕事の目的や背景を必ず確認してください。依頼された仕事について、要求された以上の付加価値をプラスアルファすることも大切です。

最後にPDCAサイクルを意識して仕事をしましょう。仕事の質が上がり、高い成果を上げることができます。

PCCAサイクルの計画においては、綿密なスケジュールを立てることが大切です。そのスケジュールを厳守するように仕事を進めましょう。

以上について注意すれば、円滑に業務を遂行することができます。

0 件のコメント

お気軽にコメントください
新しいコメント
はい
いいえ
OK