会議を効率的に進める手順と心得

2019.10.05 更新
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あなたの会社はどれくらいの頻度で会議を開催していますか?

会議は関係者が集まって議題に沿った議論を交わし、意思決定をする場です。日本の会社は会議が好きです。

あなたも会議に出席して意見を述べることや、会議の事務局として運営を任されることがあるかも知れません。

そのような場合に備えて、出席者および事務局の立場として、会議を効率的に進める手順と心得を教えます。

目次
  1. 出席者の手順と心得1:会議に召集されたとき
  2. 出席者の手順と心得2:会議に遅刻、中座をしない
  3. 事務局の手順と心得1:会議を招集する
  4. 事務局の手順と心得2:会議を準備する
  5. 事務局の手順と心得3:会議の議事録を書く
  6. まとめ

出席者の手順と心得1:会議に召集されたとき

会議に召集された場合は、スケジュールを確認の上、出欠の連絡を早目に行います。

会議で発表を依頼されたら、議題に沿った発表ができるように準備します。

一方で議論に対して意見を述べられるようにも準備しておきましょう。

出席者の手順と心得2:会議に遅刻、中座をしない

会議に出席した場合は、原則として遅刻・中座はしないでください。やむをえない時は事務局に断ってからにするようにしましょう。

出席者は必ず定刻前に入室し、予定通り会議が始められるようにすることが原則です。

時間を守らないとあなたが思う以上に周囲からの評価が下がるものです。

たかが10分の遅刻と思ってはいけません。10分無断遅刻して開催時間が遅れれば、会社にとっては「10分×人件費単価×出席者人数」の損失になるという意識を持つことです。

事務局の手順と心得1:会議を招集する

事務局になったら、まずは会議出席者のスケジュールを確認し、会議を招集することから始まります。

以下に会議招集についてその手順と心得を説明します。

まず会議の目的をはっきりさせましょう。目的がわからないと出席者が事前準備できません。目的が不明確なら上司に確認してください。

次に、日時・出席者・場所・所要時間を設定しましょう。もちろん上司に確認の上、会議内容に沿った設定にします。

実際の招集にあたっては、出席者にしっかりと目的を伝え、日時などの数字に間違えがないように連絡しましょう。

事務局の手順と心得2:会議を準備する

事務局として会議を準備することは、基本中の基本の仕事です。

会議を準備するステップは、以下の通りです。

  1. 会議室を確保します。
  2. 資料を準備します。

    発表者が準備する資料があれば、それを事前に入手してください。必要に応じて資料のコピーをとったり、会議で配布したりします。

  3. 机、椅子のセッティングは会議内容により配置を変えます。

    この場合、次回の会議のために机、椅子の配置を図にしてメモしておくと良いでしょう。

  4. ホワイトボードの設置をします。

    マーカーが書けるかもチェックしてください。必要に応じてパソコンやプロジェクター、スクリーンも準備します。

  5. 議題(トピックと今日決定すべきことなど)はホワイトボードに書いておきます。
  6. 会議終了後は机、椅子の配置を戻し、ホワイトボードを拭きます。次の会議に配慮することがマナーです。

事務局の手順と心得3:会議の議事録を書く

事務局として書記を担当したら議事録をつくります。文章作りの練習ができると前向きに考えましょう。

会議中は、議事録をつくるために発言のポイントをノートに記します。慣れないうちは全ての発言をメモしましょう。

会議が終了したら、議事録をまとめます。

議事録のフォーマットには、日時、場所、参加メンバー、議事テーマ、論点・トピック、結論についてその内容を記入します。

議事録はメモを書くイメージで簡潔に箇条書きにします。

論点には、誰がどのような発言をしたか具体的な発言内容を記入します。

最後に作成した議事録は上司の承認を得て出席者にメールなどで送ります。

まとめ

あなたが会議の出席者や事務局になった場合に備えて、会議を効率的に進める手順や心得を知っておきましょう。

あなたが出席者なら出欠の連絡は早めに行い、原則として遅刻・中座はしないことです。人件費のロスを考えましょう。

発表や発言の準備を怠らないことも大切です。

あなたが事務局として会議を招集する場合は、まずは会議の目的をはっきりさせることです。

続いて上司に確認の上、会議内容に沿った日時・出席者・場所・所要時間を設定し、出席者に連絡しましょう。

事務局として会議を準備することは、基本の仕事です。会議室の確保、資料準備、会議室のセッティングなどてきぱきと行いましょう。

あなたが書記なら、議事録をつくることで文章作りの練習ができると前向きに考えてください。

以上をしっかり頭に入れることで、会議を効率的に進めることができます。

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