若手社員向けビジネス会話を円滑に進めるための基本スキル
ビジネス会話に苦手意識はありませんか？
上司とのやり取り、同僚との相談、お客様や取引先との会話に対して
「何を話せばいいかわからない」
「会話が続かない」
「言いたいことがうまく伝わらない」
と感じたことはありませんか。
実は、多くの若手社員がビジネス会話に苦手意識を持っています。
しかし、安心してください。ビジネス会話はセンスや性格の問題ではなく、基本スキルを身につければ誰でも上達します。
本記事では、人事屋の立場から、若手社員が仕事で成果を出すために欠かせない「ビジネス会話を円滑に進めるための基本スキル」を、わかりやすく解説します。
若手社員がキャリアプランを実現するためには、仕事の基本やビジネスマナー、コミュニケーションスキルといった、組織で働くためのノウハウを体系的に身につけることが重要です。
本サイトを読みこなすことで、仕事の進め方に自信が持てるようになります。
ビジネス会話の基本は「聴く・訊く・伝える」
ビジネス会話をスムーズに進めるための基本は、
「聴く → 訊く → 伝える」という順番を意識することです。
この順序を守るだけで、会話の質は大きく変わります。
なぜ順番が重要なのでしょうか。
ビジネス会話は、自分の主張を通す場ではなく、相互理解を深め、仕事を前に進めるための手段です。
相手を理解せずに話してしまうと、認識のズレやトラブルの原因になります。
だからこそ、
- 相手の話をしっかり「聴く」
- 不明点を「訊く」
- 自分の考えを「伝える」
という流れが、ビジネス会話の土台となるのです。
ビジネス会話の土台となる「聴く」スキル（傾聴）
- 「聴く」は最重要スキル
ビジネス会話において最も重要なのが「聴く」スキルです。
ここで言う「聴く」とは、ただ耳に入れることではありません。相手の意図や背景まで理解しようとする傾聴を指します。
- 理想の会話バランスは「7：3」
円滑なビジネス会話では、
相手7：自分3、の割合が理想とされています。相手に十分話してもらうことで、
- 「理解してもらえている」という安心感
- 「話しやすい人」という好印象
を与えることができます。
結果として、あなたの意見も受け入れてもらいやすくなります。
- 傾聴を支える5つの具体スキル
ビジネス会話で大切なのは、「ちゃんと聞いていますよ」という気持ちを相手に伝えることです。
そのために役立つのが、次の5つのスキルです。
- うなずき
相手の発言に合わせてうなずくことで、
「話を聞いています」「理解しようとしています」という気持ちが伝わります。 - あいづち
「はい」「なるほど」「そうなんですね」などの言葉を入れると、
相手は安心して話を続けることができます。 - オウム返し
相手の言ったことを、そのまま繰り返します。
例：「納期が厳しいのですね」
→「自分の話を理解してもらえている」と感じてもらえます。
- 要約
話がひと区切りしたところで、
「つまり〇〇ということですね」と簡単にまとめて伝えます。認識のズレを防ぐことができます。
- うながし
相手が話しづらそうなときに、
「それでどうなったのですか？」「もう少し教えてください」
と声をかけ、話を続けやすくします。
この5つを意識するだけで、
ビジネス会話は自然に続き、相手との信頼関係も深まります。特に若手社員は、「上手に発言しよう」とするより、
この5つで「しっかり聴く」ことを意識するだけで十分です。 - うなずき
理解を深めるための「訊く」スキル
- 「訊く」は相互理解のための行為
相手の話を聴いたあとは、「訊く」スキルが重要になります。
ビジネス会話では、わからないことを曖昧にしたまま進めるのは危険です。
適切に質問することで、
- 認識のズレを防ぐ
- 相手の考えを深く理解できる
- ミスや手戻りを減らせる
という効果があります。
- 良い質問をするための4つのポイント
ビジネス会話では、「質問の仕方」で相手との理解度が大きく変わります。
良い質問をするために、次の4つを意識しましょう。
- 相手が答えやすい質問をする
難しい聞き方は避け、
「はい・いいえ」や「短い説明」で答えられる質問にします。 - 何を知りたいのかをはっきりさせる
自分でも目的を整理してから聞きましょう。
「結論を知りたいのか」「理由を知りたいのか」を明確にします。 - 相手の話を聴いてから質問する
発言を最後まで聴いた上で質問すると、
「ちゃんと聞いている人」という印象を与えられます。 - 相手が考えやすくなる質問をする
「どう思いますか」「どの点が重要ですか」など、
相手の考えを整理できる質問が理想です。
質問は、相手を困らせるものではありません。
会話を深め、仕事をスムーズに進めるための大切なビジネス会話スキルです。
まずは「もう少し詳しく教えてください」から始めてみましょう。
- 相手が答えやすい質問をする
ビジネス会話の仕上げ「伝える」スキル
- 「伝える」は一方通行にしない
「聴く」「訊く」で相手を理解したら、最後に自分の考えを「伝える」段階です。
ビジネス会話で大切なのは、「話した」ではなく「伝わったかどうか」です。
- 伝わる話し方の6つのポイント
ビジネス会話で大切なのは、
「話したかどうか」ではなく「伝わったかどうか」です。次の6つを意識すると、相手に伝わりやすくなります。
- 一人で話し続けない
自分ばかり話すと、相手は理解しにくくなります。
相手の反応を見ながら、会話を進めましょう。 - 話すタイミングを考える
相手の発言の途中ではなく、終わってから自分の意見を伝えます。
- 言いたいことを整理してから話す
思いついたままではなく、「何を一番伝えたいのか」を考えてから話しましょう。
- いきなり否定しない
反対意見でも、
「おっしゃることはわかります」と一度受け止めてから話すと、聞いてもらいやすくなります。 - 前向きな言い方を使う
「できません」より「こうすればできます」など、ポジティブな表現を心がけましょう。
- 相手を大切にする気持ちを持つ
丁寧な言葉づかいや態度は、ビジネス会話の信頼関係につながります。
この6つを意識するだけで、
ビジネス会話はぐっと伝わりやすくなります。特に若手社員は、「上手に話そう」と思わなくて大丈夫です。
相手を思いやる話し方を心がけてみてください。 - 一人で話し続けない
ビジネス会話が上達する若手社員の共通点
ビジネス会話が得意な若手社員には共通点があります。
それは、「自分が話すこと」より「相手を理解すること」を優先しているという点です。
会話はスキルです。日々の仕事の中で意識して実践することで、確実に身につきます。
よくある質問（Q&A）
Q1. 人見知りでもビジネス会話は上達しますか？
A1. はい、問題ありません。ビジネス会話は性格ではなくスキルです。「聴く」ことを意識するだけでも、十分に改善します。
Q2. 上司とのビジネス会話が緊張します。
A2. 無理に話そうとせず、まずは傾聴を意識してください。適切な相づちと要約だけでも、良好な会話になります。
Q3. 会話が途切れてしまうのが不安です。
A3. 「うながし」のフレーズを用意しておくと安心です。「もう少し詳しく教えてください」などが効果的です。
まとめ｜ビジネス会話はキャリアアップの基礎力
ビジネス会話を円滑に進めるためには、
「聴く・訊く・伝える」
この3つの基本スキルを身につけることが重要です。
これらはすべて、若手社員が早期に身につけるべきキャリアの基礎力です。
ぜひ日々の業務で意識し、実践してみてください。
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