他社を訪問するさいに絶対に必要なマナーを覚える
若手社員のあなたは、商談などで他社を訪問するさいに必要なマナーを知っていますか？
はじめは上司や先輩がおぜん立てして単に同行するだけですが、そのうちあなたが他社の訪問を計画したり、一人で他社を訪問したりすることもあります。
そんなとき自分のマナーは正しいのか不安になるものです。
わかっているようで実は多くの人が知らない、あるいは誤解しているマナーについてその一部を説明します。
若手社員がキャリアプランを実現するためには、仕事の基本やビジネスマナー、コミュニケーションスキルといった、組織で働くためのノウハウを体系的に身につけることが重要です。
本サイトを読みこなすことで、仕事の進め方に自信が持てるようになります。
訪問のアポイントをとる
他社へ訪問する場合は、必ず事前に電話等でアポイントをとってください。
アポ無し訪問はマナー違反です。
アポイントはできれば１週間くらいの余裕をもって取ることが望ましいです。
この場合アポイントを取ってから後に、改めて日時などの確認メールを送りましょう。相手にきちっと伝えるコツです。
他社へアポイントを依頼する時は、次のことを伝えて相手の了解をとってください。
- 訪問目的：「弊社が来月発売する新商品の件で・・」
- 所要時間：「１４時から２時間程度・・」
- 人数と氏名：「上司の○○と私、２名で伺います」
このとき訪問人数は打ち合わせに必要最小限とします。多くの人数で訪問すると「この会社は暇なの？」と思われますので注意してください。
訪問の事前準備を怠らない
他社訪問のときは事前準備を怠らないでください。
事前準備を十分にしないと訪問の目的が達せられないこともあります。
他社訪問の目的を明確にして、必要な情報を収集しスケジュールを組んでください。
次の準備を怠らないようにしましょう。
- 訪問先の会社情報（業務内容、沿革、組織・・等）を調べておく。
- 訪問する場合の交通手段、その時刻、料金等を確認する。
- 遅くとも訪問前日までには、上司に詳しい日程や打ち合わせ内容を説明します。
さらに、前日までに訪問先にメールで訪問日時を再度確認するのがマナーです。
訪問の約束時間を守る
他社へ訪問するときは、余裕を持って行動しましょう。
万一遅れるときは、必ず約束時間の前に相手に連絡してください。
- 移動時間も加味し、約束の時間に間に合うように行動します。
土地勘がない場所や初めて訪れる場所は、事前に行き方・所要時間を調べておいてください。
遠隔地の場合は２０分前の到着を目安に出発すると余裕がでてきます。
- 交通機関の混乱などで万が一遅刻する可能性が高いと思ったらできるだけ早く連絡し、遅刻するお詫びと到着時間を伝えてください。
電車が遅れた場合など、「そのうちに動くだろう」と悠長にかまえないことです。何も手を打たずにいると遅れが長引いたときに取引先や会社に迷惑がかかります。
少しでも遅刻の可能性があればすぐに連絡してください。
- 訪問は約束時間より早すぎても遅れても失礼になります。早く着き過ぎたときは時間を調整し、会社へは５分前に到着して受付を通すことがマナーです。
面談する
「私は会社の代表」という気持ちで、礼儀を忘れずに対応することがマナーです。
面談では相手の立場に関わらず、自分より若手社員でも決して横柄な態度を取らないでください。
面談の相手が知り合いということもあります。
しかしどんな親しい相手でも公式の場であることを忘れず、丁重に接してください。
また複数の人と面談をする場合は、基本的に会話のやりとりをしている人に視線を向け、話の切れ目に他の人にも視線を送ると好印象を与えます。
まとめ
若手社員のあなたが、商談などで他社を訪問するさいに必要なマナーを説明します。
他社へ訪問する場合は、必ず事前に電話等でアポイントをとってください。アポ無し訪問はマナー違反です。
事前準備として訪問の目的を明確にし、必要な情報を収集しスケジュールを組みましょう。
当日は余裕を持って行動することが大切です。
万一遅れるときは、必ず約束時間の前に相手に連絡してください。
面談のときは「私は会社の代表」という気持ちで、礼儀を忘れずに対応することがマナーです。
以上をしっかり頭に入れて他社を訪問しましょう。
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