報連相の基本を理解して苦手を克服しよう

2019.10.05 更新
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あなたは報連相に苦手意識を持っていませんか?この記事ではそんなあなたに報連相の基本を教えます。

必要性はわかっていても、そつなく報連相を実行するのは難しいものです。

そこで報連相を基礎から身に着けていくために、まずは仕事の進め方と報連相の関係を理解することから始めましょう。

目次
  1. 仕事の進め方と報連相の関係を理解しよう
  2. 上司からの指示命令の受け方
  3. 5W2Hを押さえる
  4. 報連相のポイント
  5. まとめ

仕事の進め方と報連相の関係を理解しよう

通常、仕事の進め方は5つのステップに分けることができます。

上司から指示を受けることからはじまり、PDCA(Plan、Do、Check、Action)の4ステップが続きます。

  1. 上司から指示、命令を受ける
  2. 計画を立てる(Plan):具体的にどのように仕事をすればよいか計画を立てます。
  3. 実行する(Do):準備ができたら計画に基づき実行します。
  4. 評価する(Check):上司に進捗状況を確認してもらいます。上司が新たな指示を出すこともあります。
  5. 改善する(Action):状況に応じて計画を変更することもあります。新たな行動を起こすときは必ず上司の判断を仰ぎます。

仕事を進めるうえで大切なのは、PDCAの各ステップで納得がいくまで報連相を繰り返すことです。各ステップで必ず上司に確認をとりましょう。

報連相を上記2~5のステップ毎に繰り返すことを理解してください。

大切なポイントは、「任せたのでいちいち報告しなくて良い」と上司から言われても、重要な局面では必ず報連相をすることです。

上司の「任せた」は「大きな流れとしてはやってよい」という意味です。その後、仕事のやり方を変える必要があるときや、重要な区切りのタイミングで報連相は必要です。

これを忘れないでください。

上司からの指示命令の受け方

PDCAの各ステップで報連相が必要なことを説明しました。

ですが大前提として、はじめに指示命令を受けるところから上司の意向を間違えないことも大切です。

ここではまず、指示命令を受けるときに気をつけるべき点から説明します。

  1. 名前を呼ばれたら「はい」と元気良く返事をしましょう。

    元気な返事が返ってくると上司も気持ちが良いものです。「はい」が報連相の出発点です。

  2. 指示内容を5W2Hでメモし、不明な点は確認してください。

    記憶違いのトラブルを防ぐために、必ずメモします。

    仕事ができる人、できない人の違いはメモを取る頻度に表れます。メモ取りを習慣づけることです。

    ※5W2Hについては次の章を参照してください。

  3. 指示を受けたら、重要な部分は必ず要点を復唱しましょう。

    復唱すれば上司から間違いのチェックや補足を受けることが出来ます。

報連相に苦手意識をもっている人は、指示を受けるところから改善していきましょう。

5W2Hを押さえる

上司からの指示命令について5W2Hでメモすることを説明しましたが、5W2Hとは一体何のことでしょうか?

指示命令されたことを確実に実行するには、指示命令の内容について抜けがないように把握している必要があります。それには5W2Hを押さえておくことです。

5W2Hとは以下の7つの要素のことです。

  1. WHAT:何を?  [内容]
  2. WHY:なぜ?  [目的]
  3. WHEN:いつ、いつまでに?  [時間、納期]
  4. WHERE:どこで?  [場所]
  5. WHO:誰が?  [関係者]
  6. HOW:どのように?  [進め方、方法]
  7. HOW MUCH(MANY):いくらで、どのくらい?  [価格、数量]

上司から指示命令を受けたときは、5W2Hを網羅しているか必ず確認します。

そうすることで、上司の説明が足りなかった部分を補うことができます。

また上司も全てを把握せずに指示命令をすることがあります。そんなときは、初めに条件をはっきりさせておくことで後のトラブルを回避できます。

基本として、仕事でやりとりされる情報は5W2Hの7要素を押さえるようにします。

手間を惜しまずに確認して、欠けている部分を自ら補うことが大切です。

報連相のポイント

最後に報連相のポイントを教えます。

報連相をする上で大切なのは、上司ならどのようなことを知りたいのか、上司の視点に立って、小さいと思えることでもまめに報連相をすることです。

以下のポイントを意識して報連相を行いましょう。

  • 上司は部下より業務の範囲が広く、そのため視野も広いものです。

    上司ならどう考えるか、上司の視点を想像しながら報連相をしてください。

    「上司は何を考えているだろう?」「何に関心をもっているだろう?」「どの情報が欲しいだろう?」「またどのタイミングで欲しいだろう?」

    常に自分に対して上記のような問いかけをして報連相します。

  • もし新しい上司でやり方が掴めない場合は、最初のうちは「そこまでする?」と思うくらい全てを報連相します。

    大雑把に任せる上司から、何から何まで知っておきたい細かな上司まで様々です。

    上司の様子を見ながら、「次はどのレベルまで報連相したらいいか」と調整して上司のスタイルに慣れていくことが肝心です。

  • 上司から「あの件はどうなった」と聞かれる前に、先回りして報連相します。

    まめに報連相すると上司はあなたの仕事が良く見えるようになります。上司と良好な人間関係を築くことにつながります。

まとめ

苦手な報連相を克服するためには、まずは仕事の進め方と報連相の関係を理解することです。

仕事を進めるうえで、PDCAの各ステップで報連相を行いましょう。

指示命令の受ける時点で、上司の意向を間違えないことも大切です。指示命令を確実に行なうために、5W2Hを押さえましょう。

報連相で大切なのは、上司ならどのようなことを知りたいのか、上司の視点に立って小さいと思えることでもまめに報連相することです。

報連相が苦手な人は、ぜひこれらの基本を押さえてください。

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