報連相の基本を理解して苦手を克服しよう

2022.11.28 更新

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あなたは報連相に苦手意識を持っていませんか？この記事ではそんなあなたに報連相の基本を教えます。

必要性はわかっていても、そつなく報連相を実行するのは難しいものです。

そこで報連相を基礎から身に着けていくために、まずは仕事の進め方と報連相の関係を理解することから始めましょう。

若手社員がキャリアプランを実現するためには、仕事の基本やビジネスマナー、コミュニケーションスキルといった、組織で働くためのノウハウを体系的に身につけることが重要です。

本サイトを読みこなすことで、仕事の進め方に自信が持てるようになります。

仕事の進め方と報連相の関係を理解しよう

通常、仕事の進め方は５つのステップに分けることができます。

上司から指示を受けることからはじまり、ＰＤＣＡ（Ｐｌａｎ、Ｄｏ、Ｃｈｅｃｋ、Ａｃｔｉｏｎ）の４ステップが続きます。

仕事を進めるうえで大切なのは、ＰＤＣＡの各ステップで納得がいくまで報連相を繰り返すことです。各ステップで必ず上司に確認をとりましょう。

報連相を上記２～５のステップ毎に繰り返すことを理解してください。

大切なポイントは、「任せたのでいちいち報告しなくて良い」と上司から言われても、重要な局面では必ず報連相をすることです。

上司の「任せた」は「大きな流れとしてはやってよい」という意味です。その後、仕事のやり方を変える必要があるときや、重要な区切りのタイミングで報連相は必要です。

これを忘れないでください。

ＰＤＣＡの各ステップで報連相が必要なことを説明しました。

ですが大前提として、はじめに指示命令を受けるところから上司の意向を間違えないことも大切です。

ここではまず、指示命令を受けるときに気をつけるべき点から説明します。

報連相に苦手意識をもっている人は、指示を受けるところから改善していきましょう。

上司からの指示命令について５Ｗ２Ｈでメモすることを説明しましたが、５Ｗ２Ｈとは一体何のことでしょうか？

指示命令されたことを確実に実行するには、指示命令の内容について抜けがないように把握している必要があります。それには５Ｗ２Ｈを押さえておくことです。

５Ｗ２Ｈとは以下の７つの要素のことです。

上司から指示命令を受けたときは、５Ｗ２Ｈを網羅しているか必ず確認します。

そうすることで、上司の説明が足りなかった部分を補うことができます。

また上司も全てを把握せずに指示命令をすることがあります。そんなときは、初めに条件をはっきりさせておくことで後のトラブルを回避できます。

基本として、仕事でやりとりされる情報は５Ｗ２Ｈの７要素を押さえるようにします。

手間を惜しまずに確認して、欠けている部分を自ら補うことが大切です。

最後に報連相のポイントを教えます。

報連相をする上で大切なのは、上司ならどのようなことを知りたいのか、上司の視点に立って、小さいと思えることでもまめに報連相をすることです。

以下のポイントを意識して報連相を行いましょう。

上司は部下より業務の範囲が広く、そのため視野も広いものです。
上司ならどう考えるか、上司の視点を想像しながら報連相をしてください。

「上司は何を考えているだろう？」「何に関心をもっているだろう？」「どの情報が欲しいだろう？」「またどのタイミングで欲しいだろう？」

常に自分に対して上記のような問いかけをして報連相します。
もし新しい上司でやり方が掴めない場合は、最初のうちは「そこまでする？」と思うくらい全てを報連相します。
大雑把に任せる上司から、何から何まで知っておきたい細かな上司まで様々です。

上司の様子を見ながら、「次はどのレベルまで報連相したらいいか」と調整して上司のスタイルに慣れていくことが肝心です。
上司から「あの件はどうなった」と聞かれる前に、先回りして報連相します。
まめに報連相すると上司はあなたの仕事が良く見えるようになります。上司と良好な人間関係を築くことにつながります。