ビジネスメールを使いこなす
この記事ではビジネスメールの使い方について説明します。
プライベートなメールと異なり、ビジネスメールでは気をつけなければならないことがあります。
またビジネスの基本は「フェイス トゥ フェイス」ですから、やたらとメールで済ますことは問題です。
Ｅメールはとても便利ですが、ビジネスメールはその特性を知って有効に使うことが大切です。
ビジネスメールをうまく活用することができれば、あたなの仕事を効率化してくれる強力な武器になります。是非この機会にビジネスメールの使い方を覚えてください。
若手社員がキャリアプランを実現するためには、仕事の基本やビジネスマナー、コミュニケーションスキルといった、組織で働くためのノウハウを体系的に身につけることが重要です。
本サイトを読みこなすことで、仕事の進め方に自信が持てるようになります。
ビジネスメールの特性を活かす
上司や関係者へ報連相をするときは、メールでするべき場合と口頭でするべき場合があり、これを使い分けることが大切です。
報連相の基本は口頭です。ですが会議案内など一度に多くの人に連絡したい場合や、内容を上司や他の関係者にも参考として知ってもらいたい場合、わざわざ忙しい上司に時間をとってもらうまでもない場合はメールを使います。
その他メールの有効な使い方の一つは、口頭での打合せ後、その内容を文面にしてメール送信することです。打合せ内容の確認と、その履歴を残すことができます。
よくありがちなのは、近くに座っている人にメールだけで話を済ませることです。気持ち良く思わない人もいますので、文面にした方が伝わりやすい内容といった理由がないかぎりこれはしないようにしましょう。
また相手が不在などでやむをえずメールをする場合は、あとで一言メールを出したことを伝えましょう。
ビジネスメールを送信する場合の注意点
メールを上手に使って効率よく仕事を行なうことを考えましょう。
メール送信に成功すれば相手に届いたことにはなりますが、文面を読んでもらったかはわかりません。
メールを読んでもらうことを前提とするなら、メール送信後に相手に電話を入れてメールを見てもらうよう伝えることです。
またメールを送る前にもう一度内容を慎重にチェックし、送り先を間違えていないか確認することが大切です。
メールは一度送ってしまうと取り消しできません。他の人に転送されることもあります。
重要なメールを出すときは上司、先輩に文面を細かくチェックしてもらったほうがいいでしょう。
メールの書き出しは社外の人には「お世話になります」、社内の人には「お疲れさまです」とします。
普段使う言葉を「です」「ます」調にして、丁寧かつシンプルに伝えることを心がけてください。
ビジネスメール作成の基本
ビジネスメールは、受け取る相手のことをどれだけ考えた文面になっているかが問われます。
以下のような点に気をつけて文章を作成することが肝心です。
- 誰が見るかわからないから丁寧に書きます。
- 箇条書きを基本とし、読みやすくわかりやすくします。
- 返信のとき、必要な場合は相手の文章を引用して対話するかたちにします。これは相手が質問のかたちをとっている場合に有用です。
- 一目見て内容がわかるような件名にします。
- 良く使うアドレスはアドレス帳に登録するといいでしょう。そのさい、表示名で敬意を示すことが大人のマナーです。
良い例 ○○工業株式会社 佐藤太郎様
悪い例 ○○工業 佐藤さん
- 添付資料の数と容量に気を付けてください。資料の数が５つ以上、容量が１ＭＢ以上のときはファイルを圧縮することを考えてください。
- 極秘事項のパスワードは必ず別メールにて送ってください。
ただし電子メールで機密情報を送信するときは慎重になりましょう。もし通信が暗号化されていない場合は盗聴される可能性があるので、機密情報を送信しなことです。
政府関係の重要な機関では、電子メールでパスワードを送信しません。
- 自分の署名は必ずつけます。そのさいは、名前、会社名、所属先、電話番号、住所がわかるようにしてください。
- 社外の人へのメールでは、署名の中でさりげなく新商品情報を載せたりして、会社の宣伝をするといいでしょう。
またメールがきたら必ず返信しましょう。新人は自分が返信して終了すると考えてください。
まとめ
若手社員が知っておきたいビジネスメールの使い方について説明します。
上司や関係者などへの報連相は基本は口頭で行います。
ですが会議案内など一度に多くの人に連絡したい場合や、内容を上司や他の関係者にも参考として知ってもらいたい場合、わざわざ忙しい上司に時間をとってもらうまでもない場合はメールを使います。
メール送信が完了すれば相手に届いたことにはなりますが、文面を読んでもらったかはわかりません。重要なメールについては、送信後に相手に電話を入れてメールを見てもらうよう伝えるといいでしょう。
またメールを送信する前に、内容や送信先を最終確認することが絶対必要です。
メールの文面については、受け取る相手のことを考えましょう。先のビジネスメール作成の基本を読み返してください。
ぜひビジネスメールを使いこなしてあなたの仕事を効率化させてください。
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