若手社員が身につけるべき電話の取次ぎマナー
社会人として最初に任されやすい職務のひとつが、職場にかかってくる電話の取次ぎです。
仕事に慣れていない若手社員にとって取次ぎは緊張する職務ですが、電話対応は会社の印象を左右する重要なコミュニケーション手段であり、きちんとした電話マナーを身につけているかどうかは、のちのキャリアにも大きく影響します。
ここでは、若手社員が実践すべき基本的な「電話の受け方」から「取次ぎのマナー」まで、実務に直結する形でわかりやすく整理しました。
これを読むだけで、明日から自信を持って電話対応ができるようになります。
若手社員がキャリアプランを実現するためには、仕事の基本やビジネスマナー、コミュニケーションスキルといった、組織で働くためのノウハウを体系的に身につけることが重要です。
本サイトを読みこなすことで、仕事の進め方に自信が持てるようになります。
若手社員はまず「電話に積極的に出る」ことから
社会人になったばかりの頃は、職場の状況も人間関係もまだ理解できておらず、内心では「できれば電話に出たくない」と感じてしまうかもしれません。
しかし、人事の視点で言えば、電話に積極的に出る若手社員は成長が早く、周囲からの信頼も厚いのが実情です。
電話に出ることで得られるメリットは次のようなものがあります。
- 顧客や取引先の名前・声を覚えられる
- 社内の人の役職や担当業務を自然に理解できる
- 社外の人からも社内の人からも、あなたの印象が良くなる
- 仕事の流れ全体がわかるようになる
電話は単なる連絡手段ではなく、職場理解の最速ルートです。だからこそ若手のうちは取次ぎを含めて「すべての電話に出るつもりで動く」ことが、仕事のスタートダッシュになります。
電話が鳴ったら「2コール以内」が基本マナー
電話が鳴ったら、2コール以内に出るのが社会人の常識です。3コール以上になった場合は、「大変お待たせいたしました」と必ずひと言添えます。
これだけで印象は大きく違います。
また、電話の近くには常に以下を準備しておくことが必要です。
・メモ用紙
・筆記用具
・部署リスト・内線表（あればなお良い）
「書きながら聞く」という習慣は、電話取次ぎマナーの基本です。
電話の受け答えの基本マナー
初めて社会に出た若手社員がまず習得すべきは、電話に出るときの「最初の3秒」です。
- 電話の受け方（外線）
「お電話ありがとうございます。○○株式会社（総務部）の△△でございます」
- 内線の場合
「総務部の△△です」
この“名乗り”が明確であることは、会社の印象を左右します。
- 相手が名乗らない場合
「恐れ入りますが、お会社名とお名前をお伺いできますでしょうか」
- 聞き取れない場合
「恐れ入ります、もう一度お願いできますか？」
語尾を丁寧に伸ばすことで、電話越しでも礼儀正しさが伝わります。
正しい敬語は「電話のマナーの要」
電話では表情が見えないため、言葉づかいがそのまま評価につながります。以下は特に間違えやすいポイントです。
NGと正しい表現は次の通りです。
- どなたですか？→どなた様でしょうか？
- ちょっと待ってください→少々お待ちください
- 席にいません→席を外しております
- こちらから行きます→こちらから伺います
電話のマナーで最初に覚えるべきポイントは、敬語の使い分けです。丁寧すぎるほど丁寧でちょうど良いと覚えておきましょう。
電話取次ぎの正しいマナー
電話の取次ぎのマナーは若手社員の最も苦手としやすいポイントであり、同時に会社の印象がはっきり分かれるところでもあります。
- 取次ぎの際は必ず「少々お待ちください」を言う
言わずに保留にすると、大変失礼にあたります。
- 30秒以内に担当者につなぐ
担当者がすぐに出られない可能性がある場合は、一度戻って状況を伝えます。
- 担当者の名前はフルネームで確認
社外の人から話すときは役職名ではなく、「山田は…」と呼び捨てが正しい電話マナーです。
- 取次ぎ前に必ず「復唱」する
・社名
・氏名
・用件
・連絡先この4点は鉄則です。
- 内容を簡潔に伝えて引き継ぐ
「○○社の△△様より、納品予定についてお問い合わせです」
短く、明確に、間違いなく。
- 指名のない電話はヒアリングが重要
「どのようなご用件でしょうか？」
そのうえで、適切な担当部署へ取次ぎます。
不在時の電話取次ぎマナー
担当者が不在の場合は、対応次第で会社全体の印象が変わります。
- 不在状況を明確に伝える
「○○はただいま席を外しております」
「本日は外出しており戻りません」 - 相手の意向を伺う
「戻りましたらこちらからお電話いたしましょうか？」
- 相手から「またかけます」と言われた場合
「かけていただいたことは必ずお伝えいたします」
- 伝言を預かる場合
「ご伝言を承ります。担当に確実にお伝えします。念のため、お名前と電話番号を復唱させてください」
不在時の電話の取次ぎは、以上のように適切に行うことが大切です。
電話取次ぎで若手が最も注意したい３つのポイント
- 相手に「不安」を与えないこと
声が小さい、語尾が曖昧、メモを取らない。これらはすべて不安要素につながります。
- 電話は「会社の顔」だと理解すること
あなたの対応が、会社と相手の信頼に影響します。
- 聞き返すことを怖がらない
間違えるより、聞き返す方が100倍良い。
電話・取次ぎ・マナーでよくある質問（Q&A）
Q1：電話が苦手で緊張してしまいます。どうすればいいですか？
A1：台本を作る、声を少し明るくする、メモの準備を徹底することで緊張はかなり減ります。回数が最も効果的な練習なので、積極的に電話に出ましょう。
Q2：相手の名前がどうしても聞き取れません。失礼ではありませんか？
A2：失礼ではありません。「恐れ入ります、もう一度お願いできますか？」と丁寧に聞き返しましょう。
Q3：担当者がいつ戻るかわからない場合は？
A3：「戻り時間は未定でございます」と伝え、相手の希望を伺えば問題ありません。
Q4：担当者に取次ぎをした後で、こちらから話しかけて良い？
A4：電話中の担当者に話しかけるのは厳禁です。必要ならメモを渡します。
Q5：どうしても電話が苦手です。克服方法は？
A5：苦手な人こそ「型」を覚えると劇的に楽になります。
名乗り → ヒアリング → 復唱 → 取次ぎ
この4ステップだけ覚えれば十分です。
まとめ：電話・取次ぎ・マナーを身につければ仕事力が早く伸びる
電話を正しく取り次ぐというのは、「単に声を出す作業」ではなく、会社の信頼を守る重要なプロセスです。若手社員のうちにこの電話マナーを習得すると、次のような成長につながります。
- 基本的な社会人スキルが早く身につく
- 顧客・上司・先輩からの信頼が上がる
- 業務理解が深まり、仕事のスピードも上がる
- コミュニケーション力が磨かれる
電話対応はあなたの成長に直結する「最強の訓練」です。
今日から自信を持って、職場の電話を積極的に取っていきましょう。
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