若手社員のための会議を効率的に進めるための準備と心得

ビジネスマナーと仕事術 - ビジネスマナーと仕事術（入門編）その7

2025.12.10 更新

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会議は「準備」がすべてを決める

企業では毎日のように会議が行われています。しかし、同じ会議でも事前の準備によって、生産性は大きく変わります。

会議は時間だけではなく、人件費・意思決定スピード・成果物の質など、会社のあらゆるリソースに影響する重要な業務です。

若手社員は、出席者として意見を述べる立場にもなれば、事務局として会議を運営する側になることもあります。その両面を理解しておくことで、あなたの評価や信頼度は大きく上がります。

ここでは、会議の出席者としての準備と心得、事務局として会議を運営するための準備、議事録作成のポイントまで、体系的にわかりやすく解説します。

若手社員がキャリアプランを実現するためには、仕事の基本やビジネスマナー、コミュニケーションスキルといった、組織で働くためのノウハウを体系的に身につけることが重要です。

本サイトを読みこなすことで、仕事の進め方に自信が持てるようになります。

会議の出席者としての準備と心得
事務局としての会議準備と心得
議事録作成の準備と心得
会議を成功させる若手社員の心得
よくある質問（Q&A）
まとめ

会議の出席者としての準備と心得

会議に召集されたら最初に行うべき準備
会議への招集が届いたら、まず行うべきことは以下の2点です。
- スケジュール確認と出欠連絡
  会議の準備以前に「参加できるかを早く連絡する」ことが一番重要。
  
  早期に出欠が確定すると、事務局は会議室・資料・席順などの準備を正確に行えます。これはあなたの評価にも直結します。
- 議題の確認と必要資料の準備
  議題は会議の目的そのものです。
  - 自分が発表する内容
  - 求められる背景説明
  - 議論で答えられるべき項目
  これらを事前に整理し、必要であれば上司に確認しましょう。
  「わからないまま会議に出る」のは最も避けるべきNG行動です。
会議に遅刻しない、離席しないための心得
会議の基本は“時間厳守”です。
- 遅刻が会社に与える損失
  10分遅れる＝10分 × 出席者人数 × 人件費単価
  これは想像以上に大きなロスになります。
- やむを得ない遅刻・中座の対応
  - 事前に事務局へ連絡
  - 理由は簡潔に
  - 入室時は会議を遮らない
  これが最低限のマナーです。
会議中の発言の準備
会議の効率は、発言の質で決まります。

以下のポイントを押さえて会議に臨みましょう。
- 結論から述べる
- 数字・事実を根拠にする
- 議題から脱線しない
- 否定意見も代替案を添える
若手社員こそ、会議の場は成長とアピールのチャンスです。

事務局としての会議準備と心得

会議を円滑に運営するためには、事務局の準備が9割を占めます。ここからは実務でそのまま使える手順を紹介します。

会議招集時の準備
会議を招集する際は、次の項目を順に確認します。
- 会議の目的を明確にする
  目的が曖昧だと、議論は必ず長引きます。
  不明確な場合は必ず上司へ確認を。
- 日時・出席者・場所・所要時間を決める
  会議の目的によって必要人数は変わります。
  「誰が意思決定権を持っているか」を明確にしましょう。
- 招集メールの内容
  ・目的
  ・日程
  ・場所・資料提出期限
  ・事前準備
  
  これらを漏れなく記載します。
会議当日までの準備
会議を効率化するために必要な準備は次の通りです。
- 会議室の確保
  広さ・設備が議題に合っているか確認。
- 配布資料の準備
  資料は事前に回収し、内容とページ番号を確認。コピーも忘れずに。
- 会議室のセッティング
  目的により配置を変える
  （例：報告会＝スクール形式、討議＝ロの字など）
  
  次回のためにレイアウトを図で残すことも評価されるポイントです。
- ホワイトボードや機器の準備
  ・ペンは書けるか
  ・PC、プロジェクターは接続できるか
  ・スクリーンの位置は見やすいか
  
  簡単なようで、現場ではトラブルが最も多い部分です。
- 議題をホワイトボードに書く
  議題と「本日決めること」を事前に書いておくと、会議の脱線防止になります。