【就活】どうする？インターンシップのお礼状が遅くなったとき
インターンシップの後で、事情によりお礼状を送ることが遅くなったとき、どうしようと悩む人がいます。
そもそもインターンシップ後のお礼状は送ったほうがいいでしょうか、送るならいつまでに送ればいいでしょうか？
インターンシップのお礼状が遅くなったときは、どのようにすべきでしょうか？
インターンシップのお礼状を送るときに気をつけたいことはあるでしょうか？
本ブログは、インターンシップのお礼状が遅くなったときの対応を解説します。
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インターンシップのお礼状は送ったほうがいいか
インターンシップのお礼は、メール又は手紙で送ります。
メールまたは手紙のどちらを選択するかについて、決まりはありません。
- １dayインターンシップや短期インターンシップの場合には、素早く送ることができるお礼メールが望ましいです。
短期間だけであっても、多忙な中でその１日や期間の貴重な時間を参加者のために使ってくれたのですから、感謝の気持ちを伝えてください。
ですが、メールよりも手紙で出すほうが、インターンシップ担当者に丁寧な印象を与えますので、字を書くことが得意な人は、お礼状を出すことは有効です。
- 長期インターンシップ後のお礼は、メールでもかまいませんが、長期間のインターンを受け入れてくれたことに対する感謝の気持ちを込めて、お礼状として送ったほうが好印象を与えます。
お礼状を送るならいつまでに送るのがいいか
お礼状はインターンシップの終了後、インターンシップ担当者の記憶に残っている３日以内がベストです。遅くとも１週間以内に送ってください。
お礼状はできるだけ早く送るために、長文とする必要はなく、簡潔な内容でかまいません。
インターンシップのお礼状は誰に送るか
お礼状は、人事のインターン担当者に送ってください。
インターンシップを実施した職場の関係者にもお世話になったお礼を伝えたいときには、お礼状の中で、「お礼をお伝えください」と添えると、お礼状を回してもらえます。
インターンシップのお礼状が遅くなったときは、どうするか
- インターンシップのお礼状が遅くなる理由は、うっかり忘れてしまったとか、何らかの事情によりお礼状を書く時間がとれなかったとかさまざまだと思います。
ですが、遅れてしまったから出さないと判断することは止めましょう。出さないよりは遅れても出した方が、インターンシップ担当者からの印象は良いです。
- お礼状が遅くなったからといって、速達で送るのは避けてください。
速達は基本的に手渡しとなり相手に迷惑になること、相手にとっては、お礼状を速達で受け取ることに違和感があります。
- 一方で、事情によりお礼状を出すことが、インターンシップ終了後１週間よりかなり遅くなりそうなときは、メールによってインターンシップのお礼をしてもかまいません。
メールはお礼状より丁寧な印象に欠けますが、直ちに相手に届くメリットがありますから、届くまでの時間を考えるとメールのほうが適していることがあります。
インターンシップ後のお礼状が遅くなったときの書き方
- お礼状が遅くなったときは、相手にきちんと謝る文章を入れる必要があります。
「連絡が遅れましたことを、深くお詫び申し上げます」とか「連絡が遅くなり、大変申し訳ございません」といった言葉を添えてください。
遅くなった理由を書く必要はありません。相手がその理由を知ったからといっても、言い訳をしていると思われるだけです。
- お礼状は簡潔に書くことが求められます。
- インターンシップの感想がありきたりで、テンプレそのままではかえって印象が悪くなります。具体的なエピソードを交えて感想と感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。
インターンシップの遅くなったお礼の手紙を書くポイントは、以下の内容を参照ください。
- 頭語
頭語とは、手紙の一番初めにくる挨拶にあたる言葉で、結語と必ずセットとして使用します。
「拝啓」「前略」などがこれにあたります。「前略」は、目上の人には使いません。
拝啓
- 挨拶と自分の名前を伝える
時候の挨拶と、インターンでお世話になったこと、続いて大学、学部、氏名を伝えます。
時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
〇月〇日から１か月間のインターンシップに参加させていただきました○○大学○○学部の佐藤✕✕と申します。
- インターンのお礼をする
インターンシップの機会を与えてもらったお礼を書きます。
この度は貴重な体験をさせていただき、誠にありがとうございました。
- 連絡が遅くなったことのお詫び
連絡が遅くなり、申し訳ございません。
- 本文
本文では、インターンの感想をありきたりな内容ではなく、企業に対する印象、具体的に成長したこと、社員との交流から学んだことなどを自分の言葉で、具体的に書きます。
インターンシップは、私にとって初めてのことばかりで驚きと緊張の連続でしたが、とても充実した時間を過ごすことができました。
特に、実際に○○業務を体験させていただくことで、○○のような大変さが良くわかりました。一方で、○○業界についてよく理解でき、○○業界で働くイメージを持つことができました。
また、業務内容だけではなく、○○様から社会人としての働き方の基本も教えて頂き、大変感謝しております。
社員の方々とも交流させていただき、貴社の働く環境も知ることができて、ますます入社の希望が強くなりました。
- 結びの言葉
最後に重ねてお礼の気持ちを伝え、会社の今後の繁栄を祈る言葉で結びます。
インターンシップに参加させていただいたお礼を申し上げたく、遅くなりましたがお便りいたしました。
末筆ながら、貴社の発展と皆様のご活躍をお祈り申し上げます。
- 結語
結語とは、手紙の末文にくる挨拶にあたる言葉で、一般的に知られているものとして「敬具」などがこれにあたります。
敬具
- 日付け
年号、月日を書きます。
令和〇年〇月〇日
- 署名
大学・学部名、氏名を正式名称で記載します。
東京都世田谷区○○✕丁目✕✕番✕✕号
〇〇大学○○学部○○学科 佐藤✕✕ - 宛名
社名は正式名称とし、株式会社を（株）と略さないで、企業名、部署名、役職名、氏名の順で書きます。
○○○○株式会社
人事部人事課 ○○○○様
インターン後のお礼状が遅くなったときのお礼の手紙の例文
インターン後のお礼の手紙の例文は次の通りです。読むやすくするために適度に改行しましょう。
拝啓
時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
〇月〇日から１か月間のインターンシップに参加させていただきました○○大学○○学部の佐藤✕✕と申します。
この度は貴重な体験をさせていただき、誠にありがとうございました。
連絡が遅くなり、申し訳ございません。
インターンシップは、私にとって初めてのことばかりで驚きと緊張の連続でしたが、とても充実した時間を過ごすことができました。
特に、実際に○○業務を体験させていただくことで、○○のような大変さが良くわかりました。一方で、○○業界についてよく理解でき、○○業界で働くイメージを持つことができました。
また、業務内容だけではなく、○○様から社会人としての働き方の基本も教えて頂き、大変感謝しております。
社員の方々とも交流させていただき、貴社の働く環境も知ることができて、ますます入社の希望が強くなりました。
インターンシップに参加させていただいたお礼を申し上げたく、遅くなりましたがお便りいたしました。
末筆ながら、貴社の発展と皆様のご活躍をお祈り申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
東京都世田谷区○○✕丁目✕✕番✕✕号
〇〇大学○○学部○○学科 佐藤✕✕
○○○○株式会社
人事部人事課 ○○○○様
インターンシップのお礼状を送るときに気をつけたいこと
ここでは、お礼状を送るときに気をつけたいことを説明します。
- インターンシップの経験は、毎日記録をつけておく
インターンシップで経験したことは、毎日記録をつけておきましょう。会社の印象、学んだこと、その後調べたいことなど、その都度メモしておくとお礼状やその後の就活の役に立ちます。
- お礼状のコピーを手許に残しておく
インターンシップに参加した企業を、その後応募する可能性もあります。面接ではインターンシップの感想などを聞かれることがありますから、お礼状のコピーを残しておくと役に立ちます。
- 文字の誤りに気を付ける
誤字・脱字がないように十分チェックして送りましょう。
誤字・脱字があると、せっかくのお礼状が台無しになってしまいます。
特にお礼状が遅くなったときは、あわてて書いて間違える恐れがありますので、書き終えたら見直しをしましょう。
まとめ
インターンシップの後で、事情によりお礼状を送ることが遅くなったときの対応について考えてみます。
インターンシップのお礼は、メール又は手紙で送ります。メールまたは手紙のどちらを選択するかについて、決まりはありません。
- １dayインターンシップや短期インターンシップの場合には、お礼状でなく、お礼メールが望ましいです。
ですが、メールよりも手紙で出すほうが、インターンシップ担当者に丁寧な印象を与えますので、字を書くことが得意な人は、お礼状を出すことは有効です。
- 長期インターンシップ後のお礼は、メールでもかまいませんが、長期間のインターンを受け入れてくれたことに対する感謝の気持ちを込めて、お礼状として送ったほうが好印象を与えます。
お礼状はインターンの終了後、インターン担当者の記憶に残っている３日以内がベストです。遅くとも１週間以内に送ってください。
お礼状はできるだけ早く送るために、長文とする必要はなく、簡潔な内容でかまいません。
インターンシップのお礼状が遅くなったときは、出さないと判断することは止めましょう。
事情によりお礼状を出すことが、インターンシップ終了後１週間よりかなり遅くなりそうなときは、メールによるお礼でもかまいません。
インターンシップ後のお礼状が遅くなったときの書き方は、次の３つに留意ください。
- お礼状が遅くなったときは、相手にきちんと謝る文章を入れる。遅くなった理由を書く必要はない
- お礼状は簡潔に書く
- 具体的なエピソードを交えて感想と感謝の気持ちを伝える
インターンシップのお礼状を送るときに気をつけたいことは、次の３つです。
- インターンシップの経験は、毎日記録をつけておく
- お礼状のコピーを手許に残しておく
- 文字の誤りに気をつける
以上、インターンシップのお礼状が遅くなったときの対応を解説しました。
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