【就活・転職】応募書類を封筒で郵送するとき注意したいこと

2020.07.21 更新
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就活や転職活動で履歴書や職務経歴書などの応募書類を封筒に入れて応募先に郵送することがあります。

この場合の封筒の種類や企業名などの書き方、郵送の仕方には一定のルールがあります。

また、郵送しないで直接採用担当者に手渡したりすることもあります。

誤りやすい、封筒の宛名の書き方や送り方など、郵送のマナーを説明します。

目次
  1. 封筒の選び方
  2. 封筒の宛名の書き方
  3. 応募書類の封筒への入れ方
  4. 応募書類を送付するときの注意点
  5. 応募書類を郵送せず、面接時に直接手渡しする場合の注意点
  6. まとめ

封筒の選び方

封筒はどのようなものでも良いというわけではなく、封筒に入れる履歴書などの応募書類のサイズによって決定されます。

封筒に入れる履歴書は文房具店や書店、コンビニなどで販売していますが、JIS規格で作成されています。

履歴書のサイズはA4(A3二つ折り)とB5(B4二つ折り)の2つがあります。

応募先から特に指定がない限りどちらのサイズでも構いませんが、企業や役所で書類はA判に統一される方向にあります。

よって現在の主流としてはA4サイズとなっています。

また、転職で必要な職務経歴書は、A4サイズが標準的です。

以上の理由から、A4サイズの応募書類を折らずに入れることができる角型2号、または角型4号を使用してください。

それら以下の小さな封筒に応募書類を折っていれることは好ましくありません。

封筒の宛名の書き方

宛名書きは、黒のボールペンまたは宛名書き用のサインペンを利用してください。

表面には、横書きで郵便番号、縦書きで住所、会社名、宛名に加えて履歴書在中と書きます。

注意するポイントは次の通りです。

  • 会社名

    「株式会社」を省略することや、「(株)」としないでください。

    なお、株式会社〇〇〇〇の場合と、〇〇〇〇株式会社の2つのケースがありますので間違えないでください。

  • 宛名

    宛名を書くときは3つのケースがあります。

    部署までしかわからない場合は、「〇〇部✕✕課御中」とします。

    担当者名がわからない場合は、「〇〇部✕✕課採用ご担当者様」とします。

    担当者名がわかっている場合は、「〇〇部✕✕課△△様」とします。

  • 応募書類在中

    封筒の左下のあたりに「応募書類在中」とか「履歴書在中」と赤いボールペンで書いて、四角く囲ってください。

    これを書かないと応募書類なのか他の郵便物か一目でわからないため関係者への配布が少し遅くなる恐れがあります。

    よって必ず記入するようにしてください。

裏面には、横書きで郵便番号、縦書きで自分の住所、氏名を書きます。その他、左上に送付日を書くと良いです。

注意するポイントは次の通りです。

  • 住所は、都道府県から書いてください。
  • 送付日は西暦、和暦いずれでも構いませんが、応募書類にあるそれと合わせてください。

宛名を書き終え、応募書類を封入したら、「〆」印を書いてください。

応募書類の封筒への入れ方

応募書類を郵送するときは、①添え状、②履歴書、③職務経歴書(転職の場合)④その他応募書類の順に入れてください。

注意するポイントは次の通りです。

  • これら応募書類はクリアファイルにまとめてから封筒に入れると郵便物が雨にぬれても汚れないし、応募書類が痛むことがありません。
  • 添え状とは封筒の内容を記した挨拶状のことです。  

    次の応募書類を送るので、よろしくお願いしますというようなものです

  • 応募書類は必ず控えをとっておきましょう。

    面接のときに面接官が応募書類を確認してその内容を質問します。

応募書類を送付するときの注意点

応募書類を送付するときは、切手代が必要となりますが、定型外の封筒のためサイズと重さで代金が決まります。

50グラム以内なら120円、100グラム以内なら140円となりますが、自分で判断しないで郵便局へ持参し、料金を支払うようにしてください。

筆者の経験でも、応募書類に問題なかったのですが、切手代がわずかに足りなくて書類選考で不採用となった人がいました。

なお、応募締め切りが迫っている場合には速達とすることも考えてください。

また、応募締め切りが迫っていて、土日・祝日や夜間に郵送したい場合には、「ゆうゆう窓口」が設置してある郵便局で受け付けてくれます。

応募書類を郵送せず、面接時に直接手渡しする場合の注意点

面接時に直接応募書類を持参するケースもあります。

この場合は、次の点に注意してください。

  • 郵送の場合と同じように、クリアファイルにまとめた応募書類を封筒に入れて手渡してください。
  • 封筒の表面は、無記入でもかまいませんが、裏面には自分の住所、氏名は書いておきましょう。
  • 封筒の封は、しないでください。

まとめ

就活や転職活動では、履歴書や職務経歴書などの応募書類を封筒に入れて郵送することや、郵送しないで直接採用担当者に手渡したりすることがあります。

履歴書などの応募書類を入れる封筒の書き方や送り方など、間違いやすい郵送のマナーについて解説しました。

封筒のサイズはA4サイズの応募書類を折らずに入れることができる角型2号、または角型4号を使用してください。

封筒の表面には、横書きで郵便番号、縦書きで住所、会社名、宛名に加えて履歴書在中と書きます。

このとき「応募書類在中」「履歴書在中」は赤字で目立つように書いてください。

応募書類は、①添え状、②履歴書、③職務経歴書(転職の場合)④その他応募書類の順にそろえて、クリアファイルに入れてください。

応募書類を送付するときの切手代は、定型外の封筒のためサイズと重さで代金が決まります。

郵便局へ持参し、料金を支払うほうが確実です。

以上、就活や転職活動で応募書類を郵送するときに注意することを説明しました。

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