【就活・転職】面接辞退メールの返信がこないけど問題ない？
他社の選考を優先する場合や、他社に内定したときなど、さまざまな事情により面接辞退のメールを送っても、企業から返信がこないとき、そのまま放っておいて問題ないのか不安になる人は多いようです。
面接辞退メールの返信がこない理由は何でしょうか？
面接辞退メールの返信がこないとき、どうしたら良いでしょうか？
本ブログは、面接辞退メールの返信がこないときの適切な対応について解説します。
就活や転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシート（就活）、職務経歴書（転職）を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
本サイト「キャリア育みファーム」を読んでいただければ、就活や転職活動の選考・面接対策に自信が持てるようになります。さらに、絶対の自信を持って臨みたい方には、「就活面接必勝法」・「転職面接必勝法」を用意しております。
面接辞退メールの返信がこない理由
面接辞退メールを送っても返信がこないことがありますが、この理由は何でしょうか。
考えられる理由は次の通りです。
- 採用担当のメールアドレスが間違っている
採用担当のメールアドレスが間違っている場合は、担当者に届きません。今一度メールアドレスを確認してください。
また、本当に送信したのかもチェックしましょう。
- 採用担当者は、面接辞退メールに返信しない
面接辞退をすると、その段階で企業との関係は終了します。採用担当者は面接辞退メールを見てもあえて返信しないことが一般的です。
そのため面接日程の確定メールには、「辞退するときは電話またはメールで連絡してください」との文章が記載されていることもあります。
この場合は、いくら待っても返信はこないです。
- 採用担当者が面接辞退メールを読んでいない
採用担当者が業務に追われて面接辞退メールを未だ読んでいないことがあります。特に面接前日の遅い時間や、当日に送ったメールは読んでいない可能性が高いので返信はこないです。
面接辞退メールの返信がこないときの対応
上記の理由のうち、①採用担当者は、面接辞退メールに返信しない、②採用担当者が面接辞退メールを読んでいない場合は、①、②のどちらか判断がつきません。
このときは以下のように対応しましょう。
- 面接日からしばらく前に面接辞退メールを送ったときは、何も対応しない
面接日からしばらく前に面接辞退メールを送ったときは、特に何も対応しなくてもかまいません。
採用担当者が面接辞退メールに返信しないことが考えられるからです。面接辞退メールに返信がこないからといって心配する必要はありません。
それでも、後日のトラブルを恐れて、どうしても面接辞退メールが届いたか確認したいときは、改めてメールを送信してもかまいません。下記の例文を参照してください。
- 面接前日や当日に辞退メールを送ったときは、電話で改めて辞退を伝える
面接の前日や当日に辞退メールを送ったときは、採用担当者が面接辞退メールを読んでいないことが考えられます。返信のメールはこない可能性が高いです。
直前の面接辞退は、メールを送る前に電話で辞退を伝えることが大切ですが、既に面接辞退メールを送ってしまったときは、直ちに電話で辞退を伝えてください。
採用担当者が面接辞退メールを読んでいない場合に電話しないと、応募者が面接に出席するかどうかわからないために、面接時間の設定に支障を来すことになりかねません。
面接辞退メールの返信がこないとき、メールで確認する
返事をメールで確認するさいは、催促するかたちではなく、それとなく確認するようなやり方としましょう。
なぜなら、会社は面接辞退メールに返信しない決まりとなっているかも知れないからです。採用担当者に負担にならないように気をつけましょう。
面接辞退メールの返信がこないとき、メールで確認するときは次の書き方を参照してください。
- 件名
件名は、一目で面接辞退の確認メールであることと、誰がメールしたのか、わかるようにするにします。
面接辞退の件についてのご確認のお願い【（○○大学）山田✕✕】（転職では氏名のみ）
- 宛先
企業名、部署名、採用担当者名を書きます。株式会社を（株）と略さずに正式名称で書いてください。採用担当者の氏名がわからないときは、採用担当者様とします。
株式会社○○
人事部 人事課
佐藤○○様 - 自分の名前を伝える
挨拶と共に、大学、学部、氏名を書きます。
お世話になっております。
○○大学 法学部法律学科 山田✕✕と申します。（転職では氏名のみ） - 本文
面接を辞退したメールを送ったことの確認をお願いします。
先日は○月○日の面接辞退のメールを送付させていただきました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。 - 署名
就活では大学・学部名（転職活動では不要）、氏名、住所、連絡先を正式名称で記載し、署名の前後を傍線や破線で区切るように装飾すると読みやすくなって親切です。
なお、住所は必須ではありません。
メーラーは、自動で署名がつくように設定できるものも多いので、活用すると良いです。
----------------------------
（○○大学法学部法律学科）
山田✕✕
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
----------------------------
面接辞退メールの返信がこないとき、電話で確認する
面接の前日や当日に辞退を連絡するときは、まずは辞退の電話をして、その後にメールを送ることをお勧めします。
電話の前に辞退メールを送ったときは、採用担当者が面接辞退メールを読んでいないことも考えられます。
辞退メールを送って返信がこないときに電話する場合は、次の例を参考にしてください。
- 挨拶の後、氏名を名乗り、電話に出た社員に担当者につないでもらう
例：「お忙しいところ、失礼いたします。 私、（○○大学法学部の）山田✕✕と申します。面接辞退の件で電話いたしました。 採用担当の佐藤様はいらっしゃいますか」
担当者の氏名がわからないときは、「ご担当者様につないでいただけますか」と伝えます。
- 担当者に面接の辞退を簡潔に伝える
例：「お忙しいところ、失礼いたします。 私、（○○大学法学部の）山田✕✕と申します。メールでもご連絡いたしましたが、都合により○月○日の面接を辞退いたします。いろいろとお取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません」
担当者が「承知しました」などと言った場合は、次に進みます。
- 再度お詫びを伝えて電話を切る
例：「ご迷惑をおかけして、大変申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。失礼いたします」
まとめ
面接辞退メールの返信がこないときの適切な対応について考えてみます。
面接辞退メールを送っても返信がこないことがありますが、この理由は３つあります。
- 採用担当のメールアドレスが間違っている
- 採用担当者は、面接辞退メールに返信しない
- 採用担当者が面接辞退メールを読んでいない
上記の理由のうち、①採用担当者は、面接辞退メールに返信しない、②採用担当者が面接辞退メールを読んでいない場合は、①、②のどちらか判断がつきません。
面接辞退メールを送っても返信がこないときは以下のように対応しましょう。
- 面接日からしばらく前に面接辞退メールを送ったときは、何も対応しない
どうしても面接辞退メールが届いたか確認したいときは、改めて面接辞退メールを送信してもかまいません。
- 面接前日や当日に辞退メールを送ったときは、電話で改めて辞退を伝える
以上、面接辞退メールの返信がこないときの適切な対応について解説しました。
最後に、キャリア育みファームでは、面接の必勝マニュアル「就活面接必勝法」・「転職面接必勝法」を販売しています。
もちろん履歴書やエントリーシート（就活）、職務経歴書（転職）の自己ＰＲや志望動機などの作成にも役立つマニュアルとなっています。
会社側が採用の決め手として最も重視しているのは面接である‼
ということをご存知でしょうか。
面接対策には十分時間をかけることが大切です。具体的にどのように面接対策を進めていくのか、ほとんどの方は知りません。そんな方を支援したい一心で、必勝マニュアルを作成しております。
具体的な面接ノウハウが満載のマニュアルです。「なるほど、このようにすればいいのか」と理解して準備すれば、自信を持って面接に臨むことができ、ライバルからグンと抜け出すこと請け合いです。ぜひ、以下のページで詳細をご覧ください。
その他、以下のリンクも読み進めるとお役に立ちます。