【就活・転職】面接を当日に辞退は可能？連絡方法や伝え方は
面接を何らかの事情により当日に辞退せざるを得ないことがあります。
応募者は、どのような理由で面接を当日に辞退しているのでしょうか？
面接の当日の辞退は可能でしょうか、辞退をどのように連絡したら良いのでしょうか？
面接を当日に辞退する理由の適切な伝え方と、注意点も知っておきたいことです。
本ブログは、面接を当日に辞退したいときの連絡方法や伝え方、注意点などを解説します。
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面接を当日に辞退する理由
就活の学生や転職希望者が、面接や筆記試験などの選考を当日に辞退する理由は、次のようなことが考えられます。
- 複数社応募することにより、面接日時が重なった
就活や転職活動では、同時期に複数社応募することは珍しいことではありません。このときに、筆記試験や面接といった選考試験の日時が重なることは良くあることです。
面接などの日時が重なったとき、志望度が高い会社を優先しますので、次順位の会社の面接などを辞退することになります。
面接日時が重なったとき、会社への辞退の連絡をつい忘れた場合や、なんとなく連絡しにくい場合に当日に辞退の連絡をすることになるものです。
あるいは、会社からの面接の連絡が前日の遅い時間にあり、その場で辞退を言いにくいことがあったかも知れません。
- 志望度の高い他社へ内定した
複数社応募していたなかで、面接予定の会社よりも志望度の高い会社に内定した場合に面接を辞退することがあります。
この場合も、会社への辞退の連絡を忘れた場合や、なんとなく連絡しにくい場合に当日に辞退の連絡をすることになります。
あるいは、他社からの内定の連絡が前日の遅い時間にあり、辞退の連絡が当日になってしまったということも考えられます。
- 面接の当日に、体調不良や交通機関が不通になるなど、何らかのアクシデントがあり、面接時間に間に合いそうもない
他社の選考状況ではなく、やむを得ない理由により面接会場へ行けない場合です。
面接の当日の辞退は可能か
応募者が多数の場合は、採用担当者もある程度面接の辞退を想定していますが、面接当日の辞退は、面接官のスケジュール調整などがあるために会社に大きな迷惑をかけることになってしまいます。
ですから、面接など選考試験の辞退は可能ですが、できる限り早めに連絡することが必要です。
また、面接の当日の辞退について、アクシデントによるやむを得ない理由による場合はある程度事情を考慮して、面接の再設定をしてもらえることがあります。
ですが、それ以外の理由による面接の辞退は、通常その会社に面接の再設定をしてもらえることはほぼ無いと考えたほうがいいです。
当日の面接の辞退は、その会社を応募対象から外す決意をする場合を除き、避けた方がいいでしょう。
また辞退する場合は、ビジネスマナーを踏まえてできるだけ早く、誠実な対応をすることが肝心です。
面接を当日に辞退するときの連絡方法
面接を当日に辞退するときの連絡はどのようにしたら良いでしょうか。
- 面接の辞退を連絡するときは、採用担当者にできるだけ早い時間に電話してください。会社の始業時間直後でもかまいません。早い時間に連絡があれば、採用担当者も調整する時間が生まれます。
メールでは、採用担当者が読まないこともありますから、電話連絡が適しています。
採用担当者への電話では就活の場合は、「大学・学部名、氏名、面接時間、辞退の連絡、辞退の理由、お詫び」を伝えてください。
転職の場合は、「氏名、面接時間、辞退の連絡、辞退の理由、お詫び」を伝えます。
採用担当者が不在の場合は、電話口に出た社員に上記の件について伝えて、採用担当者への伝言を依頼します。
その後、採用担当者あてに面接を当日辞退したことについてお詫びのメールを送りましょう。
- 面接の辞退を前日に連絡する場合も、基本は採用担当者に電話連絡し、それからメールを送ることが誠意を感じてもらえます。
面接を当日に辞退する理由の伝え方
面接を当日に辞退するとき、選考そのものを辞退する場合と、面接日時の再設定を希望する場合があります。
辞退する理由の伝え方について注意する点は次のようなものです。
- 選考そのものを辞退する場合
会社の選考そのものを辞退する場合は、「会社への応募を辞退します」とのことが伝わる言い方が必要です。ですから、体調不良など面接日時の再設定が必要と思わせる理由は避けましょう。
「他社の選考を優先したい」「他社に内定した」のような理由を簡潔に伝えてください。
「一身上の都合」という言い方でもかまいませんが、このときは採用担当者から本当の理由は何か確認されることがありますから、やはり本当の理由を伝えたほうがスムーズです。
また、「条件が合わない」「なんとなく社風が合わない」などが本当の理由であったとしても、それを言うと会社を批判しているようで採用担当者は面白くありません。
「採用したいレベルだったのに残念」と思われるような理由にとどめておくと良いでしょう。
- 面接の日時の再設定を希望する場合
面接の再設定は、面接日時の調整ができないことや、他の応募者の採用が決まったことなどにより不可能になることもあります。
また、別の日時に面接を組んでもらえたとしても、交通機関の不通などやむを得ない事情を除き、当日にドタキャンした応募者とみなされ、マイナスイメージを持たれてしまうことは覚悟する必要があります。
ですが、当日辞退した会社に面接の再設定を希望する場合は、体調不良、交通機関の不通などのやむを得ない理由をしっかり伝えて再設定を依頼しましょう。
電話で再設定を依頼するときは、あらかじめスケジュールを確認できるものを手元に置いてください。
面接日程の再設定をしてもらえたら、日時の確認の意味も含めてお礼のメールを送りましょう。
また、再設定した面接の日には、採用担当者や面接官に再設定のお礼を述べると、マイナスイメージを少しでも払拭できます。
面接を当日に辞退するときの注意点
面接を当日に辞退するとき、以下の注意したいことがあります。
- 辞退の連絡をしないことはＮＧ
面接の当日に辞退することは、会社の迷惑を考えると決して気軽にできるものではありません。
まして、辞退を連絡すると会社から叱られそうなどといった理由で、連絡なしに面接をドタキャンすることは絶対にやめてください。
会社に迷惑がかかるし、後に続く後輩にも悪い影響が及ぶことを考えてください。
社会人としての最低限のマナーは守りましょう。
- 面接の辞退の連絡は、丁寧に誠実に行う
当日に辞退を連絡するときは、ビジネスマナーにのっとり、面接の機会をいただけたことの感謝の気持ちを伝えながら、丁寧にお詫びの気持ちを伝えましょう。
数多く受けた会社の１社であり、辞退は誰でもやっているとの気持ちがあると、それが採用担当者に伝わり、本人のイメージダウンとなります。
社会人となってから仕事上の関係で再び出会うこともありえますから、決して悪い印象を持たれたまま終わらないことが大切です。
まとめ
就活や転職の面接を何らかの事情により辞退したいときの連絡方法や伝え方、注意点などを考えてみます。
就活の学生や転職希望者が面接などの選考を当日に辞退する理由は、次のようなことが考えられます。
- 複数社応募することにより、面接日時が重なった
- 志望度の高い他社へ内定した
- 面接の当日に、体調不良や交通機関が不通になるなど、何らかのアクシデントがあり、面接時間に間に合いそうもない
面接当日の辞退は、会社に大きな迷惑をかけることになってしまいますから、できる限り早めに連絡することが大切です。
面接の当日の辞退について、やむを得ない理由による場合は面接の再設定をしてもらえることがありますが、それ以外の理由による場合は、面接の再設定をしてもらえることはほぼ無いと考えたほうがいいです。
面接辞退の連絡は、採用担当者にできるだけ早い時間に電話してください。
メールでは、採用担当者が読まないこともありますから、電話連絡が適しています。その後、採用担当者あてにお詫びのメールを送りましょう。
会社の選考そのものを辞退する場合は、「会社への応募を辞退します」とのことが伝わる言い方が必要です。「他社の選考を優先したい」「他社に内定した」と、いった理由を簡潔に伝えてください。
面接の再設定を希望する場合は、辞退した体調不良、交通機関の不通などのやむを得ない理由をしっかり伝えて再設定を依頼しましょう。
面接を当日に辞退するとき、辞退の連絡をしないことはＮＧです。また、面接の辞退の連絡は、丁寧に誠実に行ってください。
以上、面接を当日に辞退したいときの連絡方法や伝え方、注意点などを解説しました。
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