【就活・転職】不採用の電話はどう返す？対処法を人事が解説
就活や転職活動では、
面接後に会社から不採用の電話がかかってくることがあります。
突然の電話に驚き、「何と言えばいいの？」「理由を聞いてもいい？」
「失礼な態度になっていないか不安」と戸惑う人は少なくありません。
結論から言うと、
不採用の電話では「感謝を伝え、短く丁寧に終える」のが最適です。
なぜなら、電話での対応はあなたの印象を最後まで左右するからです。
就活・転職では、同じ業界や企業と将来再び関わる可能性があります。
最後まで落ち着いて対応できれば、
「感じの良い人だった」という印象が残ります。
この記事では、不採用を電話で伝えられる理由から、
実際の受け答え例、折り返しの方法、やってはいけない失敗例まで、
人事採用担当者の視点でわかりやすく解説します。
就活や転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシート（就活）、職務経歴書（転職）を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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不採用の電話は珍しくない
就活・転職では、不採用の連絡はメールやマイページで届くことが一般的です。
しかし、企業によっては電話で不採用を伝えることもあります。
主な連絡方法は次の3つです。
- メール
- 郵送
- 電話
さらに、企業によっては「〇日までに連絡がなければ不採用」とする、
いわゆるサイレントお祈りの場合もあります。
そのため、電話がかかってきたからといって
「合格に違いない」と決めつけるのは危険です。
特に、最終面接後や選考終了後に採用担当者から電話が来た場合、
不採用の連絡である可能性もあります。
なぜ会社は不採用を電話で伝えるのか
結論として、企業が不採用を電話で伝えるのは
「早く、丁寧に、確実に伝えたい」からです。
- 応募者に早く結果を伝えたいから
就活や転職では、多くの人が複数の会社を同時に受けています。
もし不採用なのに連絡が遅れると、応募者は次の会社に応募する
タイミングを逃したり、内定先への返事を迷ったりしてしまいます。企業側も、そのような状況を避けるために、
電話で素早く結果を伝えることがあります。たとえば、次のようなケースです。
- 最終面接の翌日に結果を伝えたい
- 応募者が複数社を受けていることを把握している
- すぐに次の行動を取れるよう配慮したい
人事担当者の立場から見ると、「不採用だから後回し」ではなく、
「できるだけ早く伝えることが誠実」と考えて電話することがあります。 - メールより誠意が伝わるから
不採用メールは、どうしても事務的に感じやすいものです。
一方で、電話なら担当者の声で「今回は残念ながら…」
と直接伝えられるため、応募者に対して誠意を示しやすくなります。特に次のような場合は、電話になることが多いです。
- 最終面接まで進んだ
- かなり迷った末に不採用になった
- 面接で好印象だった
- 将来的に再応募してほしいと思っている
実務上、人事担当者は「せっかく時間をかけて選考に来てくれた人だから、
最後はきちんと伝えたい」と考えて電話をすることがあります。 - 連絡が確実につながるから
メールは見落とされることがあります。
迷惑メールに入ったり、
マイページを確認していなかったりすることも珍しくありません。そのため、重要な連絡を確実に伝える目的で
電話を使う企業もあります。特に転職では、現職中でメール確認が遅れがちな人も多いため、
電話の方が確実です。
不採用の電話を受けたときの正しい対応
不採用の電話を受けたときは、落ち込む気持ちがあって当然です。
しかし、その場の感情で対応してしまうと、最後の印象を悪くしてしまいます。
結論としては、次の3つを意識してください。
- 最後まで丁寧に話す
- 電話は短く終える
- 気持ちを切り替える
- まずは落ち着いて話を聞く
電話に出た瞬間、結果を予想して緊張してしまう人もいます。
しかし、途中で話を遮ったり、
「えっ、なんでですか」と感情的になったりするのは避けましょう。まずは最後まで話を聞きます。
人事担当者から不採用を伝えられたら、次のように答えれば十分です。
- 「承知しました」
- 「ご連絡いただきありがとうございます」
- 「選考の機会をいただき、ありがとうございました
この3つが言えれば、電話対応としては問題ありません。
- 不採用の電話での受け答え例
実際には、次のような流れで話すと自然です。
企業：「今回は残念ながらご期待に添えない結果となりました」
応募者：「承知しました。ご連絡ありがとうございます」
企業：「お時間をいただき、ありがとうございました」
応募者：「こちらこそ、選考の機会をいただきありがとうございました。失礼いたします」
長く話す必要はありません。30秒〜1分程度で終われば十分です。
- 感謝の言葉を伝える
不採用の電話では、最初と最後に感謝を伝えると印象が良くなります。
おすすめのフレーズは次の通りです。
- 「ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます」
- 「選考の機会をいただき、ありがとうございました」
- 「面接では貴重なお話を伺えて勉強になりました」
特に転職では、同じ業界内で再会する可能性があります。
就活でも、別の職種や部署、グループ会社での応募などで
再び接点が生まれることがあります。そのため、不採用でも最後まで礼儀正しく対応することが大切です。
不採用の理由は聞いてもいい？
- 不採用の理由は基本的に聞かない
結論から言うと、不採用の理由は基本的に聞かない方が無難です。
なぜなら、多くの企業は不採用理由を詳しく伝えないからです。
理由は次の通りです。
- 他の応募者との比較による結果だから
- 評価基準を開示できないから
- トラブル防止のため
- 電話担当者自身が詳細を知らないことがあるから
たとえば、「今回は総合的な判断です」「他の候補者との比較の結果です」
といった回答しか返ってこないことがほとんどです。 - しつこく理由を聞くのは逆効果
人事担当者の実務感覚では、
不採用理由を何度も聞く応募者は印象に残ります。ただし、良い意味ではありません。
次のような言い方は避けましょう。
- 「納得できません」
- 「どこが悪かったんですか」
- 「他の人より劣っていたんですか」
- 「理由を教えてくれないのはおかしいですよね
こうした発言をすると、最後の印象が悪くなり、
将来的な再応募や紹介の可能性も下がってしまいます。 - どうしても聞きたい場合の聞き方
どうしても改善点を知りたい場合は、短く、控えめに聞きましょう。
例：
「もし差し支えなければ、今後の参考のために改善点を一つだけ
教えていただけますでしょうか」ただし、断られたらそれ以上は聞かないことが大切です。
不採用の電話でやってはいけない失敗例
不採用の電話では、感情的になってしまう人もいます。
しかし、実際には次のような対応は避けるべきです。
- 無言で電話を切る
最も印象が悪いのが、何も言わずに電話を切ることです。
突然の不採用でショックを受けても、
最低限、次の一言は伝えましょう。- 「承知しました」
- 「ご連絡ありがとうございました」
たった一言でも、社会人としての印象は大きく変わります。
- 怒る・泣く・感情的になる
不採用が悔しくて、
思わず怒ったり泣いたりしてしまうこともあるかもしれません。しかし、人事担当者は「対応力」や「感情のコントロール」も見ています。
電話口で感情をぶつけると、
「採用しなくて正解だった」と思われてしまう可能性があります。 - 長電話をする
「理由を知りたい」「まだチャンスはありますか」
と長く話し続けるのもNGです。人事担当者は、その後も多くの応募者に連絡しなければなりません。
長電話は相手を困らせるだけでなく、自分の印象も悪くします。 - SNSで不満を書く
実務上、企業は応募者のSNSを確認していることがあります。
不採用直後に、企業名を出して不満を書いたり、
「最悪な会社だった」と投稿したりするのは危険です。特に転職活動では、同じ業界内で情報が回ることもあります。
感情的な投稿は避け、まずは気持ちを落ち着かせましょう。
電話に出られなかったときの対応
仕事中や授業中で、企業からの電話に出られないこともあります。
その場合は、着信に気づいたらできるだけ早く折り返しましょう。
- 折り返しは何分以内が理想？
結論として、1〜2時間以内が理想です。
ただし、就業時間外なら無理に夜遅く折り返す必要はありません。
翌営業日の午前中に連絡すれば問題ありません。 - 折り返し電話の例文
「お世話になっております。
先ほどお電話をいただきました山田太郎と申します。
折り返しご連絡いたしました。
採用ご担当の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか」担当者につながったら、相手の話を聞いて、
先ほどと同じように落ち着いて対応しましょう。 - 留守番電話が入っていた場合
留守番電話に「結果はメールで送ります」などの内容が入っているなら、
無理に折り返さなくても問題ありません。一方で、「折り返しをお願いします」と言われている場合は、
必ず連絡しましょう。
人事担当者が「感じが良い」と思う人の特徴
不採用でも、「この人は感じが良かった」と思われる人には共通点があります。
- 話を最後まで聞く
- 感謝を伝える
- 無駄に長引かせない
- 落ち着いて受け答えをする
- 最後まで礼儀を崩さない
人事担当者の本音としては、不採用にする側も気まずいものです。
だからこそ、丁寧に対応してくれる応募者に対しては、
「別のポジションがあれば紹介したい」「将来また応募してほしい」
と感じることがあります。
実際に、転職では一度不採用になった人が、
半年後や1年後に別職種で採用されることもあります。
不採用の電話を次に活かす方法
不採用の電話を受けた直後は、どうしても落ち込みます。
しかし、そこで終わりにするのではなく、次の選考に活かすことが重要です。
- 面接を振り返る
まずは、面接内容をメモに書き出しましょう。
振り返るポイントは次の通りです。
- 志望動機は具体的だったか
- 自己PRが長すぎなかったか
- 話し方や表情に問題はなかったか
- 企業研究は十分だったか
- 逆質問は適切だったか
不採用の理由を企業に聞けなくても、
自分で振り返ることで改善点は見えてきます。 - 1社の不採用で自分を否定しない
就活・転職では、企業との相性が非常に大きいです。
優秀な人でも、会社の雰囲気や募集ポジションと合わなければ
不採用になります。
逆に、別の会社では高く評価されることも珍しくありません。そのため、「自分には価値がない」と考える必要はありません。
不採用は、あなた自身を否定するものではなく、
「その会社とは合わなかった」という結果にすぎません。
よくある質問（Q&A）
Q1. 不採用の電話は折り返した方がいいですか？
A1. 着信だけで内容が分からない場合は、必ず折り返しましょう。
放置すると、「連絡がつかない人」という印象になってしまいます。
Q2. 不採用の電話で泣いてしまったらどうすればいいですか？
A2. その場で無理に話し続ける必要はありません。
「ご連絡ありがとうございました。失礼いたします」
と短く伝えて電話を切り、落ち着いてから気持ちを整理しましょう。
Q3. 不採用の理由をメールで聞いてもいいですか？
A3. 基本的にはおすすめしません。
企業は回答しないことが多く、返信がなくても珍しくありません。
Q4. 不採用の電話のあとにお礼メールは必要ですか？
A4. 原則として不要です。不採用後にメールを送っても、
相手に負担をかけてしまうことがあります。
ただし、長期間やり取りをしていた場合や、
紹介会社経由の転職で特別にお世話になった場合は、
簡単なお礼メールを送っても問題ありません。
Q5. 「また機会があれば」と言われたら本当に再応募できますか？
A5. 社交辞令の場合もありますが、
企業によっては再応募を歓迎していることもあります。
特に転職では、半年〜1年後に再応募して採用されるケースがあります。
応募条件に再応募禁止の記載がなければ、挑戦しても問題ありません。
Q6. 不採用の電話は合格の電話より多いですか？
A6. いいえ。一般的には、合格連絡は電話、
不採用連絡はメールやマイページで行う企業の方が多いです。
ただし、最終面接後や転職活動では、
不採用でも電話で連絡する企業があります。
Q7. 不採用の電話に出られず、そのまま放置してしまいました。
どうすればいいですか？
A7. 気づいた時点で折り返せば問題ありません。
半日〜1日程度空いてしまっても、「お電話に出られず失礼いたしました」
と一言添えて連絡すれば、失礼にはなりません。
Q8. 不採用の電話が怖くて出たくありません。
A8. 気持ちはよく分かります。しかし、出ないままにすると、
結果が分からず余計に不安になります。
電話に出たら、「承知しました。ご連絡ありがとうございます」
とだけ伝えれば十分です。
1分以内で終わることがほとんどなので、
必要以上に身構えなくても大丈夫です。
Q9. 不採用の電話で「またご縁がありましたら」と言われるのは本音ですか？
A9. 多くの場合は社交辞令ですが、完全に形式だけとは限りません。
企業によっては、本当に「今回はポジションが合わなかっただけ」
と考えている場合があります。
特に転職では、別職種や別部署で後日採用されるケースもあります。
Q10. 不採用の電話のあと、すぐ次の会社に応募してもいいですか？
A10. もちろん問題ありません。むしろ、不採用の結果を引きずらず、
早めに次の行動を始める方が就活・転職では有利です。
不採用になったその日のうちに、求人を探したり、
面接内容を振り返ったりして、次に備えましょう。
Q11. 不採用の電話で沈黙してしまったらどうすればいいですか？
A11. 驚いて言葉が出なくなることは珍しくありません。
その場合は、少し間が空いても問題ないので、
「承知しました。ご連絡ありがとうございました」とだけ伝えましょう。
無理に長く話そうとしなくて大丈夫です。
Q12. 不採用の電話を家族や職場の近くで受けてしまいました。
どう対応すればいいですか？
A12. 周囲に人がいて話しにくい場合は、
「恐れ入りますが、今外出先のため、後ほど折り返してもよろしいでしょうか」
と伝えれば問題ありません。
ただし、折り返しは当日中、遅くても翌営業日には行いましょう。
Q13. 転職エージェント経由でも企業から直接不採用の電話が
来ることはありますか？
A13. 基本的には転職エージェントから連絡が来ますが、
企業によっては直接電話をすることもあります。
特に、面接で話が盛り上がった場合や、役員面接まで進んだ場合は、
企業側が直接連絡することがあります。
Q14. 不採用の電話のあとに、選考書類の返却をお願いしてもいいですか？
A14. 履歴書やポートフォリオなど返却してほしい物がある場合は、
電話の場ではなく、後日メールで丁寧にお願いするのがおすすめです。
電話の最中に話を広げすぎると、長電話になってしまうため注意しましょう。
Q15. 不採用の電話で、他社の選考状況を聞かれることはありますか？
A15. まれに、「他社の選考はいかがですか」と聞かれることがあります。
その場合は、詳しく話す必要はありません。
「現在、数社選考を受けています」
「引き続き就職活動を続ける予定です」
程度の回答で十分です。
まとめ
不採用の電話を受けたときは、ショックを受けても当然です。
しかし、最後まで丁寧に対応できる人は、
その後の就活・転職でも良い結果につながりやすくなります。
不採用の電話では、次の3点を意識してください。
- 感謝を伝える
- 電話は短く終える
- 気持ちを切り替えて次に進む
特に、人事担当者は最後の電話対応まで見ています。
不採用の電話はつらい経験ですが、そこで礼儀正しく振る舞えれば、
あなたの社会人としての強みになります。
1社の結果に引きずられず、次の企業に向けて前向きに行動していきましょう。
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