【就活・転職】履歴書で不利にならずに留年や休学を書くには

2022.07.18 更新
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就活や転職活動で、履歴書に留年や休学をどう書くか悩む人が多いと思います。

履歴書に留年や休学といったマイナスイメージのものを書くと就職に不利になるのでしょうか?

履歴書について、不利にならない留年や休学の書き方はあるでしょうか?

さらに、面接で留年や休学の理由を訊かれたときの答え方も知りたいものです。

本ブログは、履歴書で不利にならないように留年や休学を書くコツを解説します。

就活や転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に応募書類を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。

本サイトを読みこなすことで、就活や転職活動の選考・面接対策に自信が持てるようになります。

目次
  1. 「留年」と「休学」の定義
  2. 「留年」や「休学」は就活や転職活動で不利になるか
  3. 履歴書における「留年」や「休学」の不利にならない書き方
  4. 面接で留年や休学の理由を訊かれたときの答え方
  5. まとめ

「留年」と「休学」の定義

留年と休学はどちらも卒業が通常よりも遅れることでは同じですが、大学での手続きは異なります。なので、留年と休学の違いを理解しておかないと履歴書の記入が誤ってしまうことになりかねません。

留年とは、進級や卒業に必要な単位が取れずに、同じ学年に留まることをいいます。

留年中の学費は、1年の留年なら1年分全額、半期の留年なら半期分を支払います。

これに対して休学とは、経済的理由や海外留学、病気やけがなどにより自主的に一定期間大学を休むことです。

休学の場合は休学届を出して学長の許可を受けます。学費は国公立大学では基本的に免除となりますが、私立大学は休学費または在籍費といった支払いが必要となります。

「留年」や「休学」は就活や転職活動で不利になるか

「留年」や「休学」を履歴書に記載すると、就活や転職活動で不利になるのか探ってみます。

  • 留年や休学は就職に不利になるイメージがありますが、留年や休学を前向きに伝えることで就活や転職活動をスムーズに進めることができます。
  • 企業は履歴書に留年と書いてあっても、それだけで応募者を不合格にすることはありません。

    ですが、留年については「単位を落とすなんて自己管理ができない人ではないか」と思われることがあります。なので、その印象を払拭しなければなりません。

  • 企業は履歴書に休学と書いてあっても、その事実だけで、応募者を不合格にすることはありません。

    海外留学や、ボランティアなどは目的を持った休学なので、その意義や価値を認めて、良いイメージを持ってもらえます。

    しかし、経済的理由や病気・けがで休学の場合、企業は現状がどのように改善されたがが気になります。現在は休学の理由が解消されていることを伝えてください。

履歴書における「留年」や「休学」の不利にならない書き方

履歴書では「留年」や「休学」についてどのように記したら良いでしょうか?

■履歴書に留年は書かない

留年については、大学の入学年と卒業年(卒業見込み年)を比べて4年以上ならば留年とわかりますからあえて履歴書に書く必要はありません。

次の例を参考にしてください。

平成29年4月 ○○大学○○学部○○学科 入学
令和 4年3月 ○○大学○○学部○○学科 卒業

■履歴書に休学は明記する

休学については、その理由が人により様々であり履歴書に明記する必要があります。

休学の理由がわからないと採用担当者は不安になります。休学したわけと、現状がわかるようにすることで、書類選考では不利にならないようにします。

次の例を参考にしてください。

平成29年4月 ○○大学○○学部○○学科 入学
平成30年4月 ○○の理由により2年次に1年間休学
令和 4年3月 ○○大学○○学部○○学科 卒業 

休学の理由は、やむを得ない事情による場合と、前向きなものがありますが、それぞれの記入例を挙げてみます。

■やむを得ない事情による休学の履歴書の記入例

  • 授業料が払えないなど経済的事情

    平成29年4月 ○○大学○○学部○○学科 入学
    平成30年4月 経済的事情により2年次に1年間休学
    令和 4年3月 ○○大学○○学部○○学科 卒業 

  • 健康上の理由

    平成29年4月 ○○大学○○学部○○学科 入学
    平成30年4月 健康上の理由により2年次に1年間休学(現在は完治)
    令和 4年3月 ○○大学○○学部○○学科 卒業 

■目的を持った前向きな休学の履歴書の記入例

  • 海外留学

    平成29年4月 ○○大学○○学部○○学科 入学
    令和2年 4月 令和3年3月までアメリカ合衆国○○大学○○学部に留学のため1年間休学
    令和 4年3月 ○○大学○○学部○○学科 卒業 

    留学の場合は、「期間」「国」「学校名」を書きます。履歴書の学歴欄に記載するのは1年以上の留学からが一般的です。

    数ヶ月の語学留学といった短期留学は学歴欄には記載しません。語学留学の経験をアピールしたいときは自己PRでアピールしましょう。

    また、資格欄でTOEICの点数を載せて、語学力をアピールすることもできます。

  • ボランティア

    平成29年4月 ○○大学○○学部○○学科 入学
    令和2年 4月 令和3年3月まで○○国にて○○のボランティア活動に従事のため1年間休学
    令和4年 3月 ○○大学○○学部○○学科 卒業 

    ボランティア活動の場合は、履歴書に「期間」「ボランティア内容」「ボランティアをした場所」を記入します。

    ボランティアは、自己PRでしっかりアピールしましょう。

面接で留年や休学の理由を訊かれたときの答え方

面接では、履歴書の学歴欄で入学と卒業の期間が所定年数より長ければ留年とわかります。また休学の場合は学歴欄に「休学」と書きますから、必ずそれらについて質問があります。

■留年した場合

留年したときは、「留年した理由」と「留年中の学業に対する姿勢」「留年したことの反省や学んだこと」について面接で質問されます。

  • 留年した理由

    留年は、単位が未取得ということです。留年の理由は大きく二つあります。一つはクラブ活動やアルバイトに精を出し過ぎてしまったケース、もう一つは、遊びすぎて単位を落としたケースです。

    後者の場合は特に留年の理由は言いにくいでしょうが、面接では言い訳せずに正直に話してください。嘘をつくと深掘りされたときに嘘がバレます。

    面接官は、応募者の人柄を見ていますので、正直に留年したわけを伝えたほうが好感を持ってもらえます。

  • 留年中の学業に対する姿勢

    留年したとき、留年を挽回するためにどのような努力をしたかです。学業に対する真摯な姿勢を見られますので、勉学に励んだ具体例を伝えてください。

  • 留年したことの反省や学んだこと

    企業は、留年したことを理由として不合格にすることはありません。留年したことについて自分なりに反省して、何を学んだかについて知りたいと思っています。

    失敗したことを反省して、得たものを企業で活かして、貢献してくれる学生を採用したいと考えています。

    ですから、この点について前向きに答えられるようにすることが大切です。

■休学した場合

休学したときは、「休学した理由」と「休学期間中、やっていたこと」「休学したことから学んだこと」について面接で質問されます。

  • 休学した理由

    休学した理由が経済的事情や病気・けがなどのやむを得ない事情の場合は、面接において正直に話してください。嘘をつくと深掘りされたときに嘘がバレます。

    面接官は、応募者の人柄を見ていますので、正直に休学の理由を伝えたほうが好感を持ってもらえます。

    一方、海外留学やボランティアなど目的を持った前向きな休学の場合は、自己PRのチャンスです。積極的にアピールしましょう。

  • 休学期間中にやっていたこと

    休学期間中にやってきたことの説明は、どのような困難があって、それをどのように乗り越えたかの視点でまとめてください。

    経済的事情による休学は、期間中に働いて学費を稼いだこと、病気・けがによる休学も、回復するまでの苦労したことがあるはずです。

    そのような困難にめげず、困難を克服したストーリーを簡潔に語ってください。

    一方、海外留学では、異国の地で学業に取り組んだ苦労、ボランティアでは、社会貢献のために行動した具体例を簡潔に語ってください。

    注意する点として、ただ漫然と海外留学をしたとか、ボランティアをしていていたと捉えられないように説明してください。

  • 休学したことの反省や学んだこと

    休学した理由は、やむを得ない事情や、自分の意思で休学した場合などさまざまですが、企業は休学したことで、反省や何を学んだかについて知りたいと思っています。

    休学で得たものを企業で活かして、貢献してくれる学生を採用したいと考えていますので、前向きに答えられるようにすることが大切です。

まとめ

就活や転職活動において、履歴書で不利にならないように留年や休学を書くコツを考えてみます。

留年と休学はどちらも卒業が通常よりも遅れることでは同じですが、留年とは、進級や卒業に必要な単位が取れずに、同じ学年に留まることをいいます。

これに対して休学とは、経済的理由や海外留学、病気やけがなどにより自主的に一定期間大学を休むことです。

留年や休学は就職に不利になるイメージがありますが、留年や休学を前向きに伝えることで就活や転職活動をスムーズに進めることができます。

企業は履歴書で留年や休学したことがわかっても、それだけで応募者を不合格にすることはありません。

履歴書に留年は書きませんが、休学についてはその理由が人により様々であり、履歴書に明記する必要があります。

面接では、留年や休学について必ず質問があります。

留年したときは、「留年した理由」と「留年中の学業に対する姿勢」「留年したことの反省点や学んだこと」について面接で質問されます。

休学したときは、「休学した理由」と「休学期間中、やっていたこと」「休学したことの反省点や学んだこと」について面接で質問されます。

休学した理由は、やむを得ない事情や、自分の意思で休学した場合などさまざまですが、 企業は休学したことで、反省や何を学んだかについて知りたいと思っています。

休学で得たものを企業で活かして、貢献してくれる学生を採用したいと考えていますので、前向きに答えられるようにすることが大切です。

以上、履歴書で不利にならないように留年や休学を書くコツを解説しました。

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