【転職】退職の引き継ぎが間に合わない！間に合わせるには?

就活・転職攻略の秘訣

2024.09.04 更新

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退職転職

退職するさいに、後任者への引き継ぎが退職日までに間に合わなくてどうしようと悩む人は多いようです。

退職の引き継ぎが間に合わない理由は何でしょうか？

退職の引き継ぎが間に合わない、ことにならないための対策はあるでしょうか？

間に合わない場合でも退職は可能でしょうか？

退職の引き継ぎが間に合わないときに、気をつけたいことも知りたいものです。

本ブログは、退職の引き継ぎが間に合わないとき、間に合わせるにはどうするか解説します。

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退職の引き継ぎが間に合わない理由
退職の引き継ぎが間に合わない、ことにならないための対策
退職の引き継ぎが間に合わない場合でも退職は可能か
退職の引き継ぎが間に合わないときに、気をつけたいこと
まとめ

退職の引き継ぎが間に合わない理由

退職を会社が承認したにもかかわらず、引き継ぎが間に合わないことは往々にしてあります。

退職の引き継ぎが間に合わない主な理由は４つあります。

引き継ぎのレベルがわからない
上司から退職するまでには、後任者への引き継ぎをしっかりやるようにと指示されたけれど、どこまで引き継ぎをすれば良いかわからないことがあります。

退職までの短期間のうちに、後任者が自身と同じくらい職務を遂行できるようになるのは正直難しいものです。

後任者に対して口頭で丁寧に説明したつもりだけれど、どこまで理解してもらえているか不安です。

この状態では、退職日までに引き継ぎを無事に終えることは無理のような気がするわけです。
引き継ぎ業務が多くて、退職までの時間が足りない
本人が職場で長く勤務している場合や、優秀と評価されるほど、与えられる業務量は多くなるものです。ですから、引き継ぎは簡単に終わるものではなく、業務によっては１ヶ月に及ぶこともあります。

そのため、退職日が決まっていると引き継ぎが間に合わないことがあります。
引き継ぐ社員の理解度が足りない
引き継ぎをスムーズにやろうとしても、相手が内容を理解できないといつまで経っても引き継ぎが終了しません。

引き継ぐ社員の理解度のレベルで引き継ぎ期間が長引いて、退職日までに間に合わないことになってしまいます。
後任者がいない
退職が正式に決まっても、そもそも後任者が決まっていないと引き継ぎができません。

あるいは退職日ぎりぎりに後任者が決まったときでも、引き継ぎが間に合わないことになってしまいます。

以上のような理由により、退職の引き継ぎが間に合わないことがあります。

退職の引き継ぎが間に合わない、ことにならないための対策

ここでは、退職の引き継ぎが間に合わない、ことにならないためには、どのように対策すれば良いか説明します。

自分の業務をマニュアル化する
退職が決まったら、直ちに担当した業務をマニュアル化しておきましょう。引き継ぎマニュアルは、仕事をこなしながら作成しますから、完成には時間がかかります。

マニュアル化することで、後任者への説明がやりやすくなります。あるいは後任者に引き継げなかった場合も、職場に引き継ぎマニュアルがあることで、職場の同僚が業務を遂行しやすくなります。

マニュアル作成のポイントは次の通りです。
- 業務概要と業務の目的　
  どのような業務か、業務の目的は何か
- 年間・月間スケジュール
  年単位と月単位の業務をスケジュール化
- 業務全体の流れと作業手順
  全体としてどのような流れで行い、作業ごとの要点や優先事項。注意点を明確化
- 顧客・取引先と担当窓口
  顧客・取引先の概要と相手先の担当窓口・電話番号・メールアドレス
- イレギュラーが発生したときの対応方法
  イレギュラーが発生したときの関係者との連携の仕方
- 未処理、懸案事項
  現時点での未処理、懸案事項内容と今後の進め方
- データや資料の保存場所
  社内外資料や関連する書類、帳票類などの保管場所
- 業務の社内関連部署と担当者
  決裁・依頼項目毎の問い合わせ、連絡先
これらを意識して作成すればわかりやすいマニュアルとなり、退職までに引き継ぎが間に合わないことを防ぐことができます。

マニュアルは後任者に「はい」と渡すのではなく、一緒に読み合わせると良いです。退職までに読み終わり、質疑応答まで済ませた方が、自分にとっても退職後に質問を受けることにならず、効率的です。

また、①マニュアルの説明だけでなく、後任者の前で自分が実務を行って見せる、②後任者に実際に実務を行ってもらい、引き継ぎのマニュアルが活用できそうかを見届けると、お互いにとって安心です。
引き継ぎする業務のなかで重要なものとそうでないものをわける
自身の担当する業務を他の人が短期間で全て引き継ぐことは、とてもむずかしいものです。

引き継ぐ業務が多くて退職までに間に合わないと感じたときは、引き継ぎに優先順位をつけて説明しましょう。

優先順位が高い業務とは次のようなものです。
- 職場で自分以外にできない業務
- 職場で重要度が高いと思われる業務
- 職場や他の部署、他の会社と一緒になって行う業務
これらの仕事は、一緒に業務を行うことで理解度を高めるようにしましょう。
全ての業務を問題なく引き継ぎできると考えない
マニュアルを作成し、後任者に引き継ぎの説明を行ったとしても、１ヶ月以内の短期間で全てを問題なく引き継ぐことは非常に難しいものです。

ですから、退職日までに引き継ぎが間に合わないと悲観的に考えないほうが良いです。

優先順位が高い業務は確実に引き継ぎつつ、他の業務は最低限支障をきたさない程度で問題ないとみなしてください。

あとは、後任者の意欲にかかっています。

退職の引き継ぎが間に合わない場合でも退職は可能か

退職の引き継ぎが間に合わない場合でも退職は可能でしょうか。

退職するさいはしっかり引き継ぎを行うことが大前提ですが、場合によっては引き継ぎが間に合わないこともありえます。
たとえ引き継ぎが間に合わない場合でも退職することは可能です。

社員のうちは会社の業務命令に従って引き継ぎを行う義務はありますが、退職すれば社員ではなくなるために業務命令を聞く必要はありません。
民法では、期間の定めのない契約はいつでも解約の申し入れをすることができ、「雇用は、解約申入れの後、２週間を経過して終了する」（民法６２７条１項）と定めています。
一方、就業規則で「退職は○ヶ月前までに申し出なければならない」などと規定されている場合があります。この場合、就業規則で「１ヶ月前まで」と規定されていても、民法の２週間前が優先します。
就業規則よりも法律が優先することは確かですが、業務の引き継ぎや退職の手続きにかかる時間を考慮すると、少なくとも１ヶ月以上前、あるいは就業規則に規定された期間までに上司に切り出すことで会社に迷惑をかけないようにするのがお世話になった会社に対する礼儀と言えます。
きちんと引き継ぎをして後任者が困らないようにしてから退職しましょう。

退職の引き継ぎが間に合わないときに、気をつけたいこと

それでも退職の引き継ぎが間に合わないときに、気をつけたいことがあります。

有給休暇をまとめて取得するならば、取得日数を考慮して退職を申し出る
業務の引き継ぎや退職の手続きにかかる時間を考慮すると、少なくとも１ヶ月前までに上司に退職を申し出る必要がありますが、退職前に有給休暇をまとめて取得するならば、有給休暇の取得日数に応じて退職を申し出てください。

引き継ぎが間に合わないからといって有給休暇の取得をあきらめる必要はありませんが、会社に迷惑をかけないためにも有給休暇の取得を想定し、余裕を持って申し出た方が、トラブルがなくて済みます。　　
どうしても引き継ぎが間に合わない場合は、退職日を遅らせる
事情によりどうしても退職日までに引き継ぎが間に合わず、会社に大きな迷惑がかかることがあります。

このようなときは、退職後、転職先が決まっていないならば、上司と相談して退職日を遅らせることもできます。

この場合は、退職日の直前ではなく、会社として退職の決裁が下りる前に上司に申し出てください。
退職後の連絡先を伝えておく
退職までに引き継ぎが間に合わないからといって、退職後に元の会社に出向いて引き継ぎを行う必要はありません。

たとえ元の会社からの引き継ぎ要請を拒否しても問題はありません。ですが、退職後でも本人にしかわからない緊急の要件が発生する可能性もあります。

退職後も元の会社と円満な関係を築いていくことは、後々プラスに働くことがあります。

万が一のとき、後任者や上司には退職後も連絡が取れるように連絡先を伝えておくと良いでしょう。