【就活】エントリーシート提出後に辞退したい。連絡方法は？
エントリーシートを提出した後で応募の辞退をしたいときどうすれば良いか、悩む学生は多いようです。
エントリーシート提出の後で辞退するときの連絡方法はメールまたは電話のどちらが正解でしょうか？
エントリーシート提出の後で辞退する理由をどう伝えたら良いでしょうか？
エントリーを辞退するメールを送るならば、どのような内容が適切でしょうか？
エントリーシートを提出して辞退するとき気をつけたいことも知りたいものです。
本ブログは、エントリーシートを提出した後で辞退したい場合の連絡方法について解説します。
就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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エントリーシート提出の後で辞退するときの連絡方法
エントリーシート提出の後で辞退するときの連絡方法について説明します。
- エントリーシートを企業に提出するということは、「採用選考を申し込む（応募する）」という意思表示です。
これに対してホームページや就職サイトからのプレエントリーは、「貴社に興味があります」という意思表示であり、未だ採用選考を申し込む段階ではありません。
ですから、プレエントリーの辞退は、特に何もしなくてもかまいませんが、エントリーシートを提出した段階で、採用担当者は応募者としてカウントしており、辞退の連絡をしないことは企業に迷惑のかかる行為といえます。
- エントリーシート提出の後で辞退する場合の連絡は、メールでかまいません。
エントリーシート提出の後で辞退するときの連絡方法としてメールまたは電話がありますが、基本はメールとします。
就活では数多くのエントリーがあり、採用担当者が多忙ななかで、学生から辞退の都度電話を受ける手間を考慮するとメールが望ましいと考えます。
メールは、辞退の送受信記録が残ること、採用担当者の余裕があるときに開封できることといったメリットがあります。
エントリーシート提出の後で辞退する理由をどう伝えるか
エントリーシート提出の後で辞退するときは、「一身上の都合」「諸般の都合」「諸般の事情」と記載します。
辞退するのは、「他社から内々定をもらった」「エントリーシートを提出してから自分には合わないと考えた」「数多くの企業にエントリーシートを提出し過ぎたため応募を選別する」といったような本当の理由があっても、そのまま記載しないでください。
エントリーシート提出の後で辞退するときのメールの書き方
それでは、エントリーシート提出の後で辞退するときの、メールの具体的な書き方を説明します。
- 件名
件名は、一目でエントリーの辞退であることと、誰なのか、わかるようにします。
件名：エントリー辞退のご連絡 【○○大学 山田太郎】
- 宛先
社名は正式名称とし、株式会社を（株）と略さないでください。企業名、部署名、役職名、氏名の順で書きます。
○○株式会社
人事部 人事課
佐藤二郎様 - 自分の名前を伝える
挨拶と共に、大学、学部、氏名を書きます。
お世話になります。２○○○年度新卒採用にてエントリーさせていただきました、○○大学経営学部会計学科 山田太郎と申します。
- エントリーの辞退とお詫びを伝える
エントリーを辞退したいという目的を伝えます。
このとき、①エントリーシートを提出しただけで、特に採用担当者とコンタクトを取っていないケースと、②エントリーシートの提出と共に採用担当者にメールで質問するなどコンタクトを取っているケースがあり、それぞれに対応した文章とします
①エントリーシートを提出しただけで、特に採用担当者とコンタクトを取っていないケース
先日書類をお送りさせて頂いたばかりではございますが、一身上の都合によりエントリーを辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
折角の貴重な機会をいただいているにも関わらず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
②エントリーシートの提出と共に採用担当者に質問するなどコンタクトを取っているケース
先日書類をお送りさせて頂いたばかりではございますが、一身上の都合によりエントリーを辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
佐藤様には、質問事項等について、お時間を割いて丁寧にご教示いただいたにも関らず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
- 辞退の了解を求める
辞退することの了解を求める文章を付け加えます。
本来、貴社にお伺いし、直接おわびすべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。
- 結びの言葉
結びの定型句でメールを終えます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
- 署名
大学・学部名、氏名、住所、連絡先を正式名称で記載し、署名の前後を傍線や破線で区切るように装飾すると読みやすくなって親切です。
なお、住所は必須ではありません。
メーラーは、自動で署名がつくように設定できるものも多いので、活用するといいでしょう。
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○○大学経営学部会計学科
山田太郎
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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エントリーシート提出の後で辞退するときのメールの例文
エントリーシート提出の後で辞退するときのメールの例文は次の通りです。本文は読むやすくするために適度に改行しましょう。
件名：エントリー辞退のご連絡 【○○大学 山田太郎】
○○株式会社
人事部 人事課
佐藤二郎様
お世話になります。２○○○年度新卒採用にてエントリーさせていただきました、○○大学経営学部会計学科 山田太郎と申します。
辞退理由①
先日書類をお送りさせて頂いたばかりではございますが、一身上の都合によりエントリーを辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
折角の貴重な機会をいただいているにも関わらず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
辞退理由②
先日書類をお送りさせて頂いたばかりではございますが、一身上の都合によりエントリーを辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
佐藤様には、質問事項等について、お時間を割いて丁寧にご教示いただいたにも関らず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
本来、貴社にお伺いし、直接おわびすべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
----------------------------
○○大学経営学部会計学科
山田太郎
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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エントリーシート提出の後で辞退するとき気をつけたいこと
エントリーシートを提出した後で辞退するとき気をつけたいことがあります。
- 辞退を決断したらできるだけ早いうちにメールで連絡する
採用担当者も早く応募者の人数を確定して、選考試験など事前準備を行いたいので、辞退はできるだけ早く連絡しましょう。
- 辞退の連絡は就業時間内とする
パソコンのメールなら電話と違い、夜遅い時間でも相手に迷惑がかかるわけではなく、採用担当者も翌日朝に確認できるので問題ないのでは、という考えもあります。
ですが、パソコンに送られたメールをスマートフォンで確認できるよう設定している人もいますし、相手が気を使って「すぐに返信」と思うことも考えられます。
ですから、出来る限り就業時間内に送るようにしてください。遅くとも２１時までとし、深夜（２２時以降）は避けてください。会社の休日にも送らないでください。
- 緊急の場合は、辞退を電話で連絡する
エントリーの辞退はメールで連絡することが基本です。
ですが、筆記試験や面接など選考試験、及び会社説明会の前日や当日に辞退するとき、及び辞退の連絡は電話と指定されているときは、電話で辞退を連絡してください。
会社の事前準備の都合もあり、またメールでの連絡は採用担当者が見ない可能性もあります。まずは電話で連絡し、その後メールで辞退を連絡するやり方が丁寧です。
なお、電話で辞退を伝えたときは、辞退の理由を聞かれることがあります。そのさいは、「一身上の都合」「他社から内々定を得た」など当たり障りのない回答をするのがベターです。
辞退する会社を批判するような回答は避けてください。
まとめ
エントリーシートを提出してから辞退したい場合の連絡方法について考えてみます。
エントリーシートを企業に提出するということは、「採用選考を申し込む（応募する）」という意思表示です。
エントリーシート転出の後で辞退する場合の連絡は、メールとします。
エントリーシート提出の後で辞退するときの理由は、「一身上の都合」「諸般の都合」「諸般の事情」とします。
辞退のメールは、簡潔に書くことが求められます。「エントリーの辞退とお詫びの言葉」「辞退の了解を求める」「結びの言葉」を入れてください。
エントリーシートを提出した後で辞退するとき気をつけたいことが３つあります。
- 辞退を決断したらできるだけ早いうちにメールで連絡する
- 辞退の連絡は就業時間内とする
- 緊急の場合は、辞退を電話で連絡する
以上、エントリーシートを提出してから辞退したい場合の連絡方法について解説しました。
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