【就活】エントリーシート郵送に送付状は必要？書き方・例文
就活でエントリーシートを郵送するとき、
「送付状は必要？」
「送付状がないと選考に落ちる？」
「何を書けばいい？」
と悩む学生は少なくありません。
結論からいうと、企業から特別な指示がない場合、
エントリーシートを郵送するときは送付状を同封するのが基本です。
ただし、送付状は選考そのものを評価する書類ではありません。
そのため、送付状を入れ忘れたからといって、
それだけで不合格になるとは限りません。
この記事では、人事担当者の視点から、
エントリーシートを郵送するときの送付状の必要性、書き方、例文、
封筒への入れ方、郵送の時の注意点、よくある失敗例まで詳しく解説します。
就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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エントリーシートを郵送するとき送付状は必要？
- 結論：送付状は同封するのが基本
エントリーシートや履歴書などの応募書類を企業へ郵送する場合、
“送付状を同封するのが一般的なマナー”です。送付状には、次のような役割があります。
- 誰から送られた書類なのかを確認する
- どのような応募書類が入っているのか伝える
- 同封書類の内容を確認しやすくする
- 応募書類を正式に送付したことを伝える
つまり、送付状は自己PRをするための書類ではなく、
就活では、企業から提出方法を指定されている場合があります。
「応募書類の案内書」と考えると分かりやすいでしょう。
その場合は一般的なマナーよりも、企業の指示を優先することが大切です。 - 送付状がなくても選考に落ちる？
ここは就活生が特に気になるポイントです。
“送付状がないことだけを理由に、直ちに不合格になるとは限りません。“
送付状はエントリーシートや履歴書のような選考書類そのものでは
ないためです。人事担当者が選考で確認するのは、
まずエントリーシートや履歴書などの応募書類です。ただし、企業から「送付状を同封してください」と指定されている場合は、
その指示に従う必要があります。したがって、
“送付状がなくても、それだけで不合格になるとは限らない。
と覚えておきましょう。
ただし、郵送するなら基本的に同封しておく。”
エントリーシートの送付状がいらないケース
送付状は、すべての提出方法で必要なわけではありません。
- 企業から「送付状不要」と指定されている場合
企業から、「送付状は不要です」
などの指示がある場合は、送付状を入れる必要はありません。また、「エントリーシートのみ郵送してください」など、
提出書類が明確に指定されている場合も、案内を確認して対応しましょう。“一般的な就活マナーより、企業の個別指示を優先する”のが基本です。
- 応募書類を直接手渡す場合
説明会や面接などでエントリーシートを直接提出する場合、
郵送ではないため、通常は送付状を用意する必要はありません。ただし、企業から「送付状を添えて提出」と指示されている場合は、
その指示に従います。 - Webでエントリーシートを提出する場合
Web上でエントリーシートを提出する場合も、
郵送用の送付状は必要ありません。「郵送」「メール」「Web提出」では、それぞれ提出方法が異なるため、
企業から届いた案内を確認してください。
エントリーシートの送付状には何を書く？
送付状は、基本的な形式を押さえれば難しくありません。
一般的には、次の項目を記載します。
- 日付
- 宛先
- 差出人
- 件名
- 挨拶文
- 送付する書類についての本文
- 同封書類
- 「以上」
- 日付
送付状には、“郵送する日”を記載します。
西暦・和暦のどちらでも構いませんが、エントリーシートや履歴書など、
ほかの応募書類と表記をそろえるとよいでしょう。 - 宛先
企業名、部署名、担当者名を記載します。
担当者名が分かっている場合は、
株式会社○○
人事部 ○○課
○○様とします。
担当者名が分からない場合は、
株式会社○○
人事部 ○○課
採用ご担当者様で問題ありません。
部署など組織に宛てる場合は「御中」、
個人に宛てる場合は「様」を使います。「人事部御中 ○○様」のように、
御中と様を併用しないよう注意してください。 - 差出人
自分の情報を記載します。
- 大学名
- 学部・学科
- 氏名
- 郵便番号
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
人事担当者が応募者を確認しやすいよう、
必要な情報を分かりやすく記載しましょう。 - 件名
中央付近に、
「応募書類送付の件」
などと記載します。件名を長くする必要はありません。
- 本文
本文は簡潔にまとめます。
送付状は自己PRを書くための書類ではないので、
志望動機や自己PRを長々と記載する必要はありません。 - 同封書類
最後に、同封した書類を箇条書きにします。
例えば、
- エントリーシート 1通
- 履歴書 1通
- 成績証明書 1通
などです。
送付状に記載した書類と、
実際に封筒へ入れる書類が一致しているか必ず確認しましょう。
エントリーシートを郵送する送付状の例文
送付状はA4サイズ1枚にまとめると扱いやすいでしょう。
以下は新卒就活で使いやすい基本的な例文です。
２０２Ｘ年○月○日
○○株式会社
人事部人事課
佐藤二郎様（採用ご担当者様）
○○大学工学部機械工学科
山田太郎
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
応募書類送付の件
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、
下記の応募書類を送付いたします。
ご査収くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
同封書類
・エントリーシート １通
・履歴書 １通
以上
企業から指定された送付状の形式がある場合は、
この例文ではなく企業指定の書式を優先してください。
送付状に自己PRや志望動機は書く？
■基本的には書かなくてOK
送付状は、応募書類を送ったことと同封書類を伝えるためのものです。
そのため、
- 自己PR
- 志望動機
- ガクチカ
- 長い就職への意気込み
などを書く必要はありません。
これらはエントリーシートや履歴書など、指定された応募書類で伝えましょう。
送付状は「短く、正確に」が基本です。
エントリーシートを郵送するときの封筒・書類の入れ方
エントリーシートを郵送するときは、
書類を折らずに入れられる角形2号などの封筒が使いやすいでしょう。
応募書類はクリアファイルに入れてから封筒に入れると、
雨や折れなどから書類を保護できます。
書類の順番は、基本的に次のようにすると確認しやすくなります。
① 送付状
② 履歴書
③ エントリーシート
④ その他の指定書類
ただし、企業から順番を指定されている場合は、企業の指示を優先してください。
■なぜクリアファイルに入れるの？
郵送中には、雨や水濡れ、折れなどが起こる可能性があります。
クリアファイルを使えば、応募書類をある程度保護できます。
就活では、“応募書類をきれいな状態で企業に届けること”も重要です。
エントリーシートの郵送で人事担当者が確認するポイント
送付状そのものよりも、人事担当者が実務上確認しやすいのは次のような点です。
- 企業指定の書類がそろっているか
例えば、「エントリーシート、履歴書、成績証明書を提出」
と指定されているのに、成績証明書が入っていなければ書類不備になります。送付状を書く前に、提出書類の一覧を確認しましょう。
- 応募者を特定できるか
エントリーシートや履歴書に氏名や連絡先などの必要情報が
記載されているか確認しましょう。 - 締切りに間に合っているか
どれだけきれいに送付状を作っても、提出期限を過ぎれば意味がありません。
「必着」「消印有効」など、企業が指定する期限を必ず確認しましょう。
- 宛先が正しいか
会社名、部署名、担当者名などに間違いがないか確認します。
特に複数企業へ応募している場合は注意が必要です。
エントリーシートの郵送でよくある失敗例
■失敗例1：別の企業名が残っている
複数企業にエントリーしていると、テンプレートを使い回すことがあります。
その際、「株式会社Aに送るはずなのに、株式会社Bの名前が残っている」
というミスが起こり得ます。
これは就活生が避けたい代表的なミスです。
対策：企業名・部署名・担当者名は、封筒と送付状の両方を確認する。
■失敗例2：送付状の同封書類と実際の中身が違う
送付状には、「エントリーシート1通、履歴書1通」
と書いてあるのに、実際には履歴書を入れ忘れているケースです。
送付状を書いた後ではなく、封筒を閉じる直前にも同封書類を確認しましょう。
■失敗例3：「御中」と「様」を間違える
例えば、
「株式会社〇〇 人事部御中 〇〇様」
という書き方は避けます。
- 部署宛て → 御中
- 担当者宛て → 様
と覚えておきましょう。
■失敗例4：送付状に自己PRを書きすぎる
送付状をアピールの場だと考えて、長い文章を書く必要はありません。
人事担当者が知りたいのは、まず何の書類が送られてきたのかです。
■失敗例5：郵送の直前に応募書類の間違いに気づく
「名前の漢字が違う」「記入漏れがある」「写真が貼られていない」などのミスは、
送付後に修正できません。
郵送する前に必ず確認しましょう。
送付状を入れ忘れたらどうする？
「エントリーシートを郵送した後に、送付状を入れ忘れたことに気づいた」
というケースもあるでしょう。
企業から追加提出の指示がないのであれば、
送付状だけを慌てて別便で送る必要は通常ありません。
送付状は応募書類を案内するための書類だからです。
ただし、
- 企業が送付状を指定していた
- 企業から書類不備の連絡が来た
- ほかの必要書類も入れ忘れた
などの場合は、企業の案内に従って対応しましょう。
重要なのは、送付状の有無だけを気にして、
必要書類の不足を見落とさないことです。
エントリーシートを郵送する前の最終チェックリスト
封筒を閉じる前に、次の項目を確認しましょう。
- 書類チェック
□ エントリーシートを入れた
□ 履歴書を入れた
□ 指定された書類をすべて入れた
□ 送付状を入れた
□ 書類の枚数を確認した
□ 記入漏れがない
□ 誤字・脱字がない
- 宛先チェック
□ 会社名が正しい
□ 部署名が正しい
□ 担当者名が正しい
□ 「御中」「様」を正しく使っている
□ 自分の住所・氏名が正しい
- 郵送チェック
□ 書類をクリアファイルに入れた
□ A4書類を折らずに入れた
□ 企業指定の郵送方法を確認した
□ 提出期限を確認した
最後のチェックをするだけで、郵送のさいのミスはかなり防ぎやすくなります。
エントリーシートを郵送するさいの送付状のQ&A
Q1．エントリーシートを郵送するとき、送付状は必須ですか？
A1. 企業から特別な指示がない場合は、送付状を同封するのが基本です。
ただし、企業から「送付状不要」と指定されている場合は、指示に従ってください。
Q2．郵送のとき送付状がないとエントリーシートは不合格になりますか？
A2. 送付状がないことだけを理由に、直ちに不合格になるとは限りません。
送付状は応募書類の案内をするための書類であり、
エントリーシートそのものとは役割が異なります。
Q3．送付状を入れ忘れました。後から送るべきですか？
A3. 企業から追加提出を求められていなければ、
送付状だけを後から郵送する必要は通常ありません。
企業から指示があった場合は、その指示に従いましょう。
Q4．送付状は手書きとパソコンのどちらがいいですか？
A4. どちらでも構いません。
複数の企業へ応募する就活では、パソコンで作成したほうが効率的です。
ただし、テンプレートを使う場合は、
企業名や担当者名の変更忘れに注意してください。
Q5．送付状に志望動機を書いてもいいですか？
基本的には必要ありません。
送付状は応募書類の案内が目的なので、
志望動機や自己PRはエントリーシートなどに記載しましょう。
Q6．送付状は何枚必要ですか？
A6. 通常は1枚で十分です。
複数の応募書類を同封する場合でも、
送付状1枚に同封書類をまとめて記載します。
Q7．エントリーシートは折って郵送してもいいですか？
A7. 企業から指定がなければ、
A4サイズを折らずに入れられる角形2号などの封筒を使うと安心です。
企業が指定する提出方法がある場合は、その方法を優先してください。
まとめ：エントリーシートを郵送するなら送付状を準備しよう
就活でエントリーシートを郵送するときは、送付状を同封するのが基本です。
送付状は選考内容を評価する中心的な書類ではありませんが、
企業に「誰が、どの書類を送ったのか」を伝える重要な役割があります。
今回のポイントをまとめると、次のとおりです。
- エントリーシートを郵送するときは送付状を同封するのが基本
- 企業から指定がある場合は企業の指示を最優先する
- 送付状がないことだけで直ちに不合格になるとは限らない
- 送付状には自己PRや志望動機を長く書かない
- 「御中」と「様」を正しく使い分ける
- テンプレート使用時は企業名の変更忘れに注意する
- 送付状と実際の同封書類を一致させる
- 応募書類はクリアファイルに入れると保護しやすい
- 郵送の前に企業名・氏名・書類・宛先・期限を確認する
送付状で大切なのは、華やかな文章を書くことではありません。
「企業が受け取ったとき、
誰から何の書類が届いたのかをすぐ確認できる状態にする」
ことです。
エントリーシートの内容だけでなく、郵送準備まで丁寧に行い、
提出直前のミスを防ぎましょう。
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