【就活】ＯＢ訪問の日程を上手に調整するメールのマナー
就活においてＯＢ訪問を希望する場合、ＯＢと訪問の日程を調整しなければなりませんが、このときのメールのマナーについてわからないことばかりです。
ＯＢ訪問の日程を調整するやり方や、ＯＢ訪問する日の決め方、メールの具体的な書き方について知りたいものです。
本ブログは、ＯＢ訪問の日程を上手に調整するメールの適切なマナーについて具体例をもとに解説します。
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ＯＢ訪問の日程を調整するやり方
ＯＢ訪問をするときは日程を調整しなければなりませんが、日程の調整は以下のようなやり方で上手に行う必要があります。
- ＯＢ訪問の日程を調整するときはメールを使用する
ＯＢ訪問の日程の調整は電話またはメールで行うことができますが、ＯＢも多忙な毎日を過ごしていますので、都合の良い時間に読むことができるメールの方が仕事の邪魔になりません。
なので、メールにて日程の調整をすることをお勧めします。
- ＯＢ訪問の日程の調整は、６回のメールのやりとりをする
一般的にＯＢ訪問するまでの日程の調整は、６回ほどのやりとりが必要です。
ＯＢ訪問申込と日程案提示→ＯＢから返信→お礼と日程確定→ＯＢから日程了解→お礼の返信→ＯＢ訪問直前のリマインド
はじめに自分からＯＢに訪問の申し込みと日程案を提示します。ＯＢから訪問の承諾・拒否の返信がきたら、承諾の場合はお礼と日程の確定を連絡します。ＯＢから日程が了解されたらお礼を返信します。
なお、ＯＢ訪問の前日にはＯＢが訪問を忘れないようにリマインドメールをすることも必要です。
- 日程の調整は、自分から日時を提示する
日程の調整は、自分から日時を提示するやり方と、ＯＢから日時を提示するやり方がありますが、自分から幅広く日時を提示してそのなかから、ＯＢに日時を選択してもらうことが一般的です。
提示した日時にＯＢの都合が合わない場合は、逆にＯＢの都合の良い日時を伺います。
ＯＢから日時を提示してもらうやり方は、自分に時間的余裕があっていつでも訪問が可能な人はかまいません。
ですが、ＯＢからの提示はことわりにくいために、あまり時間的余裕がない人はお勧めできません。
ＯＢ訪問する日の決め方
ここでは、ＯＢ訪問する日の決め方を説明します。
- ＯＢ訪問の日程案は、幅広く日時を提示する
日程調整のメールのやりとりはできる限り少なくして効率的に行うことが、ＯＢ社員も助かります。
自分からＯＢ訪問日程案を提示するときは、例えば〇日１４時～１５時といったように狭い範囲での提示は避けてください。
ＯＢの仕事の都合にうまく合うことが難しいからです。
効率的なやりとりにするためには、複数の日時を提示してください。
- 社員に迷惑にならない時間を提示する
提示する時間帯は、企業の就業時間内とします。終業後とか休日はＯＢが迷惑ですから避けてください。
また、始業開始時間の直後とか、昼休み直後、終業時刻直前はなにかと仕事が忙しいので避けた方がいいでしょう、昼休みは席にいないことも多いので避けましょう。
（ただし、ＯＢからランチやディナーを提案されたなら都合がよければかまいません）
- 日程案の提示は、２週間～１ヶ月後を目安
ＯＢ訪問の日程の提案は少なくとも２週間～１ヶ月後を目安としましょう。それより近い日だとＯＢも仕事のスケジュールが埋まっている可能性が高いです。
また、１ヶ月以上先だと、ＯＢのスケジュールが未定であり、せっかく日程を決めてもその後で仕事が入る可能性があります。
少なくとも２週間は空けて日程を提示してください。
ＯＢ訪問の日程を調整するときのメールの書き方
ここではＯＢ訪問の日程を調整するメールの具体的な書き方を説明します。スムーズに日程の調整ができるような内容としましょう。
- ＯＢ訪問申込と日程案提示
- 件名
件名欄には、「要件 大学名 氏名」を書きます。
件名欄では、受け取る側が、誰から何のためのメールか一目でわかるようにします。
特に未知のものは件名でメールを開く判断をすることが多いのでこのような配慮が求められます。
ＯＢ訪問のお願い ○○大学 山田太郎
- 相手の会社名、所属部署、氏名
書き出しは、ＯＢの会社名、所属部署、氏名を書きます。
○○株式会社
海外営業部営業１課
鈴木次郎様 - 自分の名前と挨拶
続いて自分の名前と簡単な挨拶を書きます。
突然のご連絡、大変失礼いたします。○○大学○○学部の山田太郎と申します。
- ＯＢ訪問を希望する理由
知らない相手から突然のメールが入ってくるとＯＢもびっくりしてしまいます。不審なものと思われないようにどこでメールアドレスを知ったのかを伝えてください。
また、ＯＢ訪問を希望する理由についても説明しましょう。
大学のキャリアセンターから鈴木様の連絡先をご紹介いただきました。
私はかねてより○○業界に魅力を感じており、特に積極的に海外事業を展開している貴社に非常に興味を持っています。 - ＯＢ訪問で相談したいこと
ＯＢ訪問でどのようなことを訊きたいか、お願いしたいのかについて、あらかじめ伝えておきます。
こうしておけば、ＯＢも事前に準備ができますので、貴重な時間をムダにすることがありません。
そこでぜひとも鈴木様に海外営業の仕事内容や、働きがいについてお話を伺いたくご連絡申し上げました。
突然のお願いで恐縮なのですが、上記の件につきましてご検討頂ければ幸いです。 - ＯＢ訪問可能な日時の提示
自分から訪問可能な日時の提示を行うことで、やりとりをなるべく減らしましょう。
つきましては、下記日程候補のうちから鈴木様のお時間を頂戴したく存じます。
ご都合のほどお教えいただけると幸いです。◯月◯日（月）午前
◯月◯日（火）午後
◯月◯日（水）終日 - 場所の確認
ＯＢ訪問の場所は、ＯＢの都合の良いところに決めてもらいます。仕事の合間を縫って受け入れてもらえる場所は、ＯＢに任せましょう。
場所については、鈴木様のご都合にあわせてご提示いただけると幸いです。
- 結びの言葉
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 署名
最後に署名を必ず書き込みます。
大学・学部名、氏名、連絡先を正式名称で記載し、署名の前後を傍線や破線で区切るように装飾すると読みやすくなって親切です。
メーラーは、自動で署名がつくように設定できるものも多いので、活用すると良いでしょう。
----------------------------
○○大学○○部○○学科
山田太郎
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
----------------------------
以上をまとめると、ＯＢ訪問申込と日程案提示の例文は次の通りです。本文は読みやすくするために適度に改行しましょう。
件名：ＯＢ訪問のお願い ○○大学 山田太郎
○○株式会社
海外営業部営業１課
鈴木次郎様突然のご連絡、大変失礼いたします。○○大学○○学部の山田太郎と申します。
大学のキャリアセンターから鈴木様の連絡先をご紹介いただきました。
私はかねてより○○業界に魅力を感じており、特に積極的に海外事業を展開している貴社に非常に興味を持っています。
そこでぜひとも鈴木様に海外営業の仕事内容や、働きがいについてお話を伺いたくご連絡申し上げました。
突然のお願いで恐縮なのですが、上記の件につきましてご検討頂ければ幸いです。
つきましては、下記日程候補のうちから鈴木様のお時間を頂戴したく存じます。ご都合のほどお教えいただけると幸いです。
◯月◯日（月）午前
◯月◯日（火）午後
◯月◯日（水）終日場所については、鈴木様のご都合にあわせてご提示いただけると幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
---------------------------
○○大学○○部○○学科
山田太郎
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
---------------------------- - 件名
- お礼と日程確定
ＯＢから訪問の了解と時間・場所を指定する返信が来たら確定しますので、お礼と日程や場所を確認するための返信を送ります。
返信例：
件名：Re：Re：ＯＢ訪問のお願い ○○大学 山田太郎
○○株式会社
海外営業部営業１課
鈴木次郎様お世話になります。○○大学の山田太郎でございます。
早速のご連絡いただきありがとうございます。
このたびは貴重なお時間を頂けるということで誠にありがとうございます。
日時と場所につきまして、◯月◯日（火）14：00貴社本社受付で、確認いたしました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
- 返信のお礼
ＯＢから日程を確認したという連絡が届いたときは改めてお礼メールを返信します。メールを発信した人がメールを終わらせるのがマナーです。
ただし、ＯＢからの連絡で「返信不要」となっていれば返信する必要はありません。
返信例：
件名：OB訪問のお礼 ◯◯大学 山田太郎
○○株式会社
海外営業部営業１課
鈴木次郎様ご連絡ありがとうございます。
日時などの仔細について承知いたしました。
ご足労、おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
- ＯＢ訪問直前のリマインドメール
ＯＢ訪問の前日にリマインドメールを送って、訪問を忘れてしまわないために、改めて時間や場所を確認してもらいます。
例：
件名：ＯＢ訪問のご連絡 ◯◯大学 山田太郎
○○株式会社
海外営業部営業１課
鈴木次郎様お世話になります。◯◯大学の山田太郎でございます。
先日はＯＢ訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日は14：00に貴社本社受付でお待ちしています。
ご足労、おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
まとめ
就活でＯＢ訪問を希望する場合、ＯＢと訪問の日程を調整するメールの適切なマナーについて考えてみました。
ＯＢ（ＯＧ含む）訪問とは、学生が、同じ学校のＯＢ・ＯＧで、志望する会社に在籍する先輩にコンタクトして訪問し、企業に関することや仕事の内容を聞くものです。
ＯＢ訪問をするときは日程を調整しなければなりませんが、日程の調整はマナーを知って以下のようなやり方で上手に行う必要があります。
- ＯＢ訪問の日程を調整するときはメールを使用する
- ＯＢ訪問の日程調整のステップは、次のように６回のやりとりをする
ＯＢ訪問申込と日程案提示→ＯＢから返信→お礼と日程確定→ＯＢから日程確認→返信のお礼→ＯＢ訪問直前のリマインド
- 日程の調整は、自分から日時を提示する
ＯＢ訪問の日程を調整するメールを送るとき、気をつけたいことは以下の３つです。
- ＯＢ訪問日程案は、幅広く日時を提示する
- 社員に迷惑にならない時間を提示する
- 日程案の提示は、２週間～１ヶ月後を目安
ＯＢ訪問の日程を調整するときのメールは、スムーズに日程の調整ができるような内容としましょう。
以上、ＯＢ訪問の日程を調整するメールの適切なマナーについて解説しました。
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