【転職】職務経歴書の正しい留め方は？ホッチキスは使える？
複数枚の職務経歴書を企業に提出するとき、どのように留めたら良いか悩む人は多いようです。
職務経歴書をホッチキス（ホチキス）で留めたいけれど、問題ないでしょうか？
職務経歴書をホッチキスで留めないときは、どのような方法があるでしょうか？
職務経歴書を提出するときに、気をつけたいことも知りたいものです。
本ブログは、複数枚の職務経歴書を留めるときにホッチキスの使用は正しいか、について解説します。
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職務経歴書はホッチキスで留めたいけれど問題ないか
職務経歴書は何枚と決まっているわけではありません。本人の職務経歴が多ければそれだけ枚数が多くなることもあります。
枚数が多いと採用担当者が読んでくれないのでは、と心配する人もいるかも知れませんが、そのようなことはありません。
職務経歴書は通常Ａ４サイズですが、複数枚数になったときにバラバラで提出すると、職務経歴書の順番がわかりにくくなることもあり、きちんと留めておくことが親切です。
この留め方において、ホッチキスを使用することは好ましくないとされています。
なぜ好ましくないのか、その理由は次の通りです。
- 企業に提出された職務経歴書は、人事担当者や面接官などに配布するために必要枚数分コピーする必要があり、ホッチキスでは、いちいち外すのに手間がかかります。
応募者が多くなるとホッチキスを外す作業時間がばかになりません。
- 職務経歴書を応募者ファイルに綴じるとき、ホッチキスの針の分だけ厚くなってしまうために、ホッチキスを外す作業が生じてしまいます。
- ホッチキスを外す作業を担当者が失敗して、ホッチキスを外した箇所が破れてしまうことがあります。
以上のことから、ホッチキスと指定のない限りは、ホッチキスを使用しないほうが無難です。
ただし、ホッチキスを使用したからと言って、選考に影響はありません。
ですが、作業担当者の手間を考慮すると、ホッチキスを使用しない配慮が望まれます。
企業からホッチキス使用の指示があったとき
仮に、企業からホッチキスで留めるような指示があったときは、ホッチキスを使用してください。
ホッチキスは、職務経歴書の両端をきちんと合わせて、左上、斜め４５度の角度に針が向くように留めてください。（職務経歴書は横書きが一般的ですから、左上となります）
斜め４５度の意味は、２枚目以降が開きやすいためです。
職務経歴書をホッチキスで留めないときの方法
それでは、職務経歴書をホッチキスで留めないときはどうしたら良いでしょうか？
書類をひとまとめにしないで封筒に入っていると、マナーに欠けますし、封を開けたときに書類が揃っているかチェックする必要も生じます。
そのようなことを避けるために、クリップで職務経歴書の左上をとめて、ひとまとめにしてください。
このやり方が、作業担当者としては手間が省けるものです。
職務経歴書を針なしホッチキスで留めない
職務経歴書を留めるために、針なしホッチキスは使用しないでください。
針なしホッチキスは、「穴あけ式」と「圧着式」の２種類ありますが、職務経歴書に穴が開くためにコピーが汚いことや、とじ強度が弱い場合もありますので、使用を避けたほうが無難です。
職務経歴書を提出するときに、気をつけたいこと
職務経歴書を提出するときは、留め方以外でも気をつけたいことがあります。
- 職務経歴書が複数枚あるときは、ページ番号を振る
作業担当者がコピーするときや、ファイルに綴じるときは、クリップを外してばらばらにしますから、後でまとめるときのために「１／２」「２／２」とページ番号を振っておくことをお勧めします。
- 履歴書が２枚となるときもクリップで留める
パソコンで履歴書を作成した場合には、Ａ４用紙が２枚になります。この場合は、職務経歴書と同じようにホッチキスではなく２枚重ねてクリップで留めるか、コンビニなどで見開き１枚にコピーして半分に折っても、どちらでも大丈夫です。
ただし、両面コピーや、ホッチキスで留めて提出することはやめましょう。
- 応募書類はクリアファイルに入れて提出する
履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付するときには、書類をクリアファイルに入れると汚れがついたり、紙が折れたりしないので便利です。
- クリアファイルに入れる応募書類の順番に気をつける
応募書類をクリアファイルに入れるとき、一番上から添え状・履歴書・職務経歴書・その他書類の順番にします。
各書類の向きについても次のような決まりがありますので、知っておいてください。
添え状は記載している方が封筒の表面側とします。
履歴書は、住所や写真を貼っている方が封筒の表面側とします。
職務経歴書は、記載している方が封筒の表面側とします。
まとめ
転職で、複数枚の職務経歴書を企業に提出するとき、どのように留めたら良いか考えてみます。
職務経歴書をホッチキスで留めることは次の理由により好ましくないとされています。
- 企業に提出されたあと、職務経歴書は必要枚数分コピーする必要があり、ホッチキスでは、いちいち外すのに手間がかかる
- 職務経歴書を応募者ファイルに綴じるとき、ホッチキスの針の分だけ厚くなってしまうために、ホッチキスを外す作業が生じる
- ホッチキスを外す作業担当者が失敗して、ホッチキスを外した箇所が破れてしまうことがある
ですが、企業からホッチキスで留めるような指示があったときは、ホッチキスを使用してください。
職務経歴書をホッチキスで留めない場合は、クリップで職務経歴書の左上をとめてください。
職務経歴書を留めるために、針なしホッチキスは使用しないでください。
職務経歴書を提出するときは、留め方以外でも気をつけたいことが４つあります。
- 職務経歴書が複数枚あるときは、ページ番号を振る
- 履歴書が２枚となるときもクリップで留める
- 応募書類はクリアファイルに入れて提出する
- クリアファイルに入れる応募書類の順番に気をつける
以上、複数枚の職務経歴書を留めるときにホッチキスの使用は正しいか、について解説しました。
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