【転職】職務経歴書は両面印刷？片面印刷が正解
転職活動で職務経歴書を作成するとき、
「職務経歴書は両面印刷と片面印刷のどちらが正解？」
「職務経歴書が2～3枚になるなら両面印刷でもいい？」
と迷う人は少なくありません。
結論からいうと、職務経歴書は企業から印刷方法の指定がなければ、
片面印刷が基本です。
両面印刷が法律やマナーとして絶対に禁止されているわけではありません。
しかし、採用担当者が職務経歴書を読み、コピーやスキャンをしたり、
面接官と共有したりすることを考えると、片面印刷のほうが扱いやすいからです。
一方、企業から「両面印刷」と指定されている場合は、
当然ながら企業の指示を優先します。
この記事では、職務経歴書を両面印刷より片面印刷にする理由、
両面印刷してしまった場合の対処法、印刷時の注意点、
郵送するときのポイントまで、転職希望者が迷いやすいポイントを
採用担当者の実務視点から解説します。
転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書や職務経歴書を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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職務経歴書は両面印刷より片面印刷が基本
- 結論：指定がなければ片面印刷がおすすめ
職務経歴書は、A4サイズの用紙に片面印刷するのが無難です。
厚生労働省の職務経歴書作成資料でも、
A4縦サイズ1～2枚程度の白無地の用紙に作成することが一般的とされています。ただし、これは「両面印刷をしたらマナー違反になる」
「両面印刷なら不採用になる」という意味ではありません。採用担当者が職務経歴書を見るうえで重要なのは、
これまでの職歴、経験、スキル、実績などの内容です。そのため、すでに両面印刷してしまった場合でも、
両面印刷だけを理由に過度に心配する必要はありません。まだ提出しておらず、
印刷方法を自由に選べるなら片面印刷にすると考えるとよいでしょう。 - 職務経歴書を片面印刷する3つの理由
- 採用担当者が扱いやすい
採用担当者は、職務経歴書を読むだけではありません。
企業によっては、応募書類を、
- 人事担当者が確認する
- 採用責任者が確認する
- 配属予定部署の責任者が確認する
- 面接官が確認する
- コピーやスキャンをして社内で共有する
といった形で扱います。
片面印刷ならページを順番に並べたまま確認できます。
一方、両面印刷では、必要に応じて表と裏を確認したり、
コピーするときに印刷方法を考えたりする必要があります。応募者が多い企業では、
こうした小さな作業負担も積み重なります。 - 複数ページを見比べやすい
職務経歴書は、これまでのキャリアを時系列で確認する書類です。
片面印刷なら、複数ページを机の上に並べて、
「前職では何をしていたのか」
「その経験が応募先でどう生かせるのか」といった点を比較しながら確認できます。
両面印刷の場合は、ページをめくったり裏返したりする必要があるため、
片面印刷より確認しにくくなることがあります。 - 裏写りを防ぎやすい
両面印刷では、
使用する用紙によって裏面の文字が透けて見える場合があります。特に薄い用紙では、
表面と裏面の文字が重なって見え、読みづらくなることがあります。職務経歴書では、文字の読みやすさが重要です。
そのため、印刷方法に迷ったら、
裏写りの心配が少ない片面印刷を選ぶと安心です。
- 採用担当者が扱いやすい
職務経歴書の両面印刷が問題ないケース
職務経歴書の両面印刷は、
どのような場合でも禁止されているわけではありません。
次のようなケースでは、両面印刷でも問題ありません。
- 企業から両面印刷を指定されている
最も重要なのは、応募先企業の指示です。
求人票や応募案内に、
「職務経歴書は両面印刷してください」
「応募書類はA4用紙1枚に両面印刷してください」などと書かれている場合は、その指示に従います。
一般的な就職・転職マナーよりも、
応募先企業が指定している提出方法を優先してください。 - 両面印刷で提出するよう依頼された
採用担当者から個別に提出方法を指定された場合も同様です。
「前回送付した書類を両面印刷で再提出してください」などの指示があれば、
指定された方法で提出します。 - すでに両面印刷してしまった
企業から片面印刷の指定がないのであれば、両面印刷したからといって
必ず印刷し直さなければならないわけではありません。ただし、
- 裏面が透けている
- 印刷が薄い
- ページの向きがおかしい
- 文字が切れている
- レイアウトが崩れている
といった問題がある場合は、印刷し直したほうがよいでしょう。
職務経歴書を両面印刷してしまったらどうする？
ここは転職活動中の人が特に気になるポイントです。
- 提出前なら片面印刷にし直す
まだ企業に提出していないのであれば、
片面印刷にし直すのが最も安心です。両面印刷そのものが重大なマナー違反というわけではありませんが、
片面印刷で問題なく提出できるなら、あえて両面印刷にする必要は
ありません。 - すでに提出した場合は過度に心配しない
すでに両面印刷した職務経歴書を企業へ提出してしまった場合は、
慌てて訂正の連絡をする必要は通常ありません。採用担当者が重視するのは、職務経歴書の印刷方法よりも、
- どのような仕事をしてきたか
- どのような実績があるか
- どのようなスキルがあるか
- 応募先で経験を生かせるか
といった内容です。
両面印刷だけを理由に選考結果が決まると考える必要はありません。
- 企業から片面印刷を指定されていた場合
企業から「片面印刷」と明確に指定されていたにもかかわらず
両面印刷してしまった場合は、対応を考える必要があります。提出前なら、指定どおりに印刷し直しましょう。
すでに提出した場合は、企業から再提出の指示があれば、
その指示に従います。
職務経歴書は何枚でもいい？片面印刷で問題ない？
職務経歴書が2枚、3枚になっても、片面印刷で問題ありません。
「両面印刷にして1枚にまとめなければならない」と考える必要はありません。
むしろ、枚数を減らすために文字を小さくしたり、
余白を極端に削ったりするほうが問題です。
- 2～3枚程度なら無理に減らさない
職務経歴書は、これまでの経験を分かりやすく伝えるための書類です。
例えば、転職経験が多い人や長年のキャリアがある人なら、
2～3枚程度になることがあります。重要なのは枚数そのものではなく、
“採用担当者が必要な情報を短時間で確認できること”です。 - 枚数が多すぎる場合は内容を整理する
反対に、5枚、6枚と長くなる場合は、
印刷方法ではなく内容を見直しましょう。例えば、
- 同じ実績を何度も書いている
- 仕事内容を細かく書きすぎている
- 応募先に関係の薄い情報が多い
- 古い職歴を詳しく説明しすぎている
といった部分を整理します。
「両面印刷で枚数を減らす」のではなく、
「内容を整理して読みやすくする」ことが大切です。
職務経歴書を印刷するときの注意点
- A4サイズを基本にする
職務経歴書はA4サイズが基本です。
企業から指定がある場合は、そのサイズに従ってください。
特に指定がなければ、
A4サイズで作成すると採用担当者が管理しやすくなります。 - 印刷プレビューを確認する
印刷する前に、必ず印刷プレビューを確認しましょう。
確認するポイントは、
- ページが途中で切れていないか
- 表が次ページにはみ出していないか
- 文字が小さくなりすぎていないか
- ページ番号が正しいか
- 余白が不自然になっていないか
などです。
- 印刷後も紙を確認する
画面上で問題がなくても、
実際に印刷するとレイアウトが変わることがあります。印刷後は、職務経歴書を1枚ずつ確認してください。
特に、
会社名・在籍期間・資格名・数字・電話番号・メールアドレス
などは念入りに確認します。
- 白色で読みやすい用紙を使う
職務経歴書は、白色で読みやすい用紙を使用するのが基本です。
特殊な色や模様のある用紙は避け、
文字がはっきり読めるものを選びましょう。
【実務視点】採用担当者は職務経歴書をどう扱う？
職務経歴書の両面印刷を考えるときは、
「採用担当者が実際にどのように書類を扱うか」を考えると判断しやすくなります。
企業に届いた職務経歴書は、採用担当者だけが見るとは限りません。
一般的には、
応募書類を受け取る→採用担当者が内容を確認する→
必要に応じてコピー・スキャンする→面接官や配属予定部署と共有する→
選考資料として管理する
という流れになることがあります。
このため、片面印刷は採用担当者にとって扱いやすい方法です。
転職希望者からすると「紙1枚を節約できる」というメリットがある両面印刷でも、
企業側から見ると必ずしもメリットになるとは限りません。
応募者側の都合だけでなく、採用担当者側の扱いやすさも考えることが、
職務経歴書を作成するときのポイントです。
職務経歴書の印刷でよくある失敗例
■失敗1：枚数を減らすために文字を小さくする
「職務経歴書が3枚になったから、2枚にしよう」
と文字サイズを小さくするケースです。
これはおすすめできません。
職務経歴書は、枚数を少なくすることよりも読みやすさが重要です。
■失敗2：両面印刷で裏写りしている
用紙が薄い状態で両面印刷し、裏面の文字が透けてしまうケースです。
文字が読みづらい場合は、片面印刷に変更しましょう。
■失敗3：企業の指定を確認しない
「職務経歴書は片面印刷が基本」と思い込み、
企業独自の提出ルールを確認しないケースです。
企業から指定がある場合は、
一般的なマナーよりも企業の指示を優先してください。
■失敗4：印刷した後の確認をしない
パソコン画面では問題がなくても、
印刷すると文字が切れていることがあります。
提出前には、必ず紙の状態で確認しましょう。
職務経歴書を郵送するときのポイント
職務経歴書を郵送する場合は、印刷方法だけでなく、
書類のまとめ方にも注意しましょう。
- 複数枚ならクリップでまとめる
職務経歴書が2枚以上ある場合は、
企業から指定がなければクリップでまとめると扱いやすくなります。ホチキスが絶対に禁止というわけではありませんが、
採用担当者がコピーやスキャンをするときに外す必要があります。そのため、簡単に外せるクリップのほうが実務上は便利です。
- クリアファイルに入れる
履歴書や職務経歴書などの応募書類は、
透明なクリアファイルに入れてから封筒に入れると安心です。郵送中の、
- 折れ
- 汚れ
- 水濡れ
などから書類を保護できます。
- 送付状を添える
企業から不要と指定されていなければ、
郵送時には送付状を添えるのが一般的です。送付状には、応募する職種や同封した書類などを簡潔に記載します。
ただし、企業から「送付状不要」と指定されている場合は、
指示に従ってください。 - A4書類を折らずに入れられる封筒を使う
職務経歴書や履歴書を折らずに送るなら、
A4用紙をそのまま入れられる角形2号などの封筒が便利です。応募書類を折らずに送ることで、採用担当者が書類を確認しやすくなります。
職務経歴書の両面印刷に関するQ&A
Q1．職務経歴書を両面印刷するとマナー違反ですか？
A1. 必ずしもマナー違反ではありません。
ただし、企業から指定がなく、
自分で印刷方法を選べるなら片面印刷がおすすめです。
Q2．職務経歴書が3枚あります。両面印刷してもいいですか？
A2. 両面印刷が禁止されているわけではありません。
ただし、企業から指定がなければ、3枚のまま片面印刷するほうが無難です。
枚数を減らすために文字を小さくする必要もありません。
Q3．職務経歴書を両面印刷してしまいました。印刷し直すべきですか？
A3. まだ提出していないのであれば、片面印刷にし直すと安心です。
ただし、企業から特に指定がなく、印刷状態にも問題がないのであれば、
両面印刷したことだけで大きな問題になるとは考えにくいでしょう。
Q4．職務経歴書を両面印刷したら不採用になりますか？
A4. 両面印刷だけを理由に不採用になるとは通常考えにくいでしょう。
採用担当者が重視するのは、
職歴、経験、スキル、実績、応募先との適合性などです。
印刷方法よりも、職務経歴書の内容を充実させることを優先しましょう。
Q5．職務経歴書をメールで提出する場合はどうしますか？
A5. PDFで提出する場合は、紙の両面印刷・片面印刷という問題はありません。
ただし、企業からファイル形式やファイル名などの指定があれば、
その指示に従います。
PDFに変換した後は、文字化けやレイアウト崩れがないか
確認してから送信しましょう。
Q6．履歴書も片面印刷にしたほうがいいですか？
A6. 履歴書についても、企業から指定がなければ、片面印刷にしておくと無難です。
ただし、履歴書は市販用紙などで両面になっている形式もあるため、
職務経歴書と履歴書は同じ印刷ルールで考えなければならないわけではありません。
企業から指定がある場合は、その指示を優先してください。
まとめ：職務経歴書は指定がなければ片面印刷
職務経歴書の両面印刷について迷ったら、
「企業から指定がなければ片面印刷」と考えると安心です。
職務経歴書の両面印刷が絶対に禁止されているわけではありません。
しかし、採用担当者が書類を読み、コピーやスキャンをしたり、
面接官と共有したりする実務を考えると、片面印刷のほうが扱いやすいでしょう。
特に覚えておきたいポイントは次のとおりです。
- 職務経歴書は片面印刷が基本
- 企業から両面印刷の指定があれば指示に従う
- 両面印刷だけで不採用になるわけではない
- 両面印刷してしまっても過度に心配しない
- 提出前なら片面印刷にし直すと安心
- 職務経歴書が2～3枚になっても無理に両面印刷にしない
- 枚数を減らすために文字を小さくしない
- 印刷前後にレイアウトや誤字脱字を確認する
- 郵送時はクリアファイルなどで書類を保護する
転職活動では、職務経歴書の印刷方法よりも、
これまでの経験や実績を応募先企業に分かりやすく伝えることが重要です。
「両面印刷か片面印刷か」で迷った場合は、企業の指定を確認し、
指定がなければ片面印刷を選びましょう。
これが、採用担当者にとっても扱いやすく、
転職希望者にとっても安心できる提出方法です。
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