【転職】職務経歴書に印鑑は必要？不要？正しい押印の知識
転職活動では企業に職務経歴書を提出することが一般的ですが、印鑑を押したほうが良いのか迷う人も多いようです。
そもそもなぜビジネス文書や法律文書などに印鑑を押すのでしょうか？
職務経歴書に印鑑の必要、不要の使い分けがわかりません。
職務経歴書に印鑑を押すときに気をつけたいことも知りたいものです。
本ブログは、職務経歴書に印鑑は必要か不要か、正しい押印の知識について解説します。
転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書や職務経歴書を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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職務経歴書とは何か
職務経歴書とは、これまで経験した仕事内容と実績、保有する知識やスキル、資格・免許、自己ＰＲ、志望動機などをまとめた書類です。
履歴書とは異なり、定められた書式がないので本人が書きやすいフォームで作成することが可能です。
転職の場合、履歴書とともに企業から職務経歴書の提出を求められることが一般的です。
ビジネス文書・法律文書などに印鑑を押す理由
職務経歴書に印鑑は必要なのか考える前に、ビジネス文書・法律文書などに印鑑を押す理由を探ってみます。
請求書や納品書、社内の休暇届といったビジネス文書や、契約書などの法律文書に印鑑（ハンコ）を押す理由は２つあります。
- 印鑑を押すということは、「この書類は私が作成しました」という証拠となるということです。
特に、契約書などでは、押印したかどうかで法的な拘束力に違いがでてきます。
- もう一つは、印鑑を押すことが法的な手続き上で求められている書類があることです。
職務経歴書に印鑑は必要か
印鑑を押す理由は、上記の通りですが、１９９７年に閣議決定された「押印見直しガイドライン」では、「押印を求める必要性や実質的意義が乏しく、押印を廃止しても支障のないものは廃止し、記名のみでよいこととする」とされました。
そのなかに、履歴書や職務経歴書が挙げられています。
なので、履歴書や職務経歴書に印鑑は不要ということになっています。
職務経歴書に印鑑を押す必要がある場合
基本は、職務経歴書に印鑑は不要ですが、以下のような印鑑が必要な場合もあります。
- 職務経歴書に押印欄がある
市販の職務経歴書などには、既に押印欄のあるものがあります。
この場合は、押印しないと空欄となり、印鑑を押し忘れたものと思われてしまう恐れがありますから、押印したほうが、問題は生じません。
なお、押印欄がない職務経歴書ならば、当然ながら印鑑は必要ありません。また選考に影響を及ぼすこともありません。
履歴書についても職務経歴書と同様です。市販の履歴書には押印欄があるものとないものの２種類があります。押印欄のあるものは印鑑を押しましょう。
- 企業からの指示で押印を求められる
企業から押印を求められる場合は、職務経歴書に押印欄がなくても印鑑を押してください。
職務経歴書に印鑑を押すときに気をつけたいこと
職務経歴書に印鑑を押すときに気をつけたいことは、次のようなことです。
- 職務経歴書に印鑑を押すときは、シャチハタではなく、認印を使う
認印とは、印鑑登録をしていない個人が使う印鑑のことです。なお、印鑑登録をしてある印鑑は、実印と呼びます。
実印を職務経歴書に使ったからといって問題にはなりませんが、使用しないほうがいいです。
実印は不動産購入や保険の契約書などのより重要な書類に使うのが一般的ですから、あえて使う必要はないでしょう。
シャチハタは朱肉が不要で便利ですが、正式なビジネス文書にシャチハタは使用しません。
- 押印するときは、印鑑の上下を確認し所定の位置に、垂直におろす
印影がはっきりして文字の読めることが大切です。にじみ、かすれ、文字や周囲の線の欠けなどにならないように気をつけてください。
押印欄の下に押印マットを敷くことや、あらかじめメモ用紙などに試しに印鑑を押すことをお勧めします。
印影がはっきりとしていない場合には、二重に押さずに、職務経歴書をもう一度印刷をして再度印鑑を押し直すようにしてください。
- 企業から押印を求められる場合で、職務経歴書に押印欄がない場合は、氏名欄の、名前の横に印鑑を押してください。
まとめ
転職活動で、企業に職務経歴書を提出するとき、印鑑を押したほうが良いのか迷うことがあります。
職務経歴書とは、これまで経験した仕事内容と実績、保有する知識やスキル、資格・免許、自己ＰＲ、志望動機などをまとめた書類です。
ビジネス文書や、契約書などの法律文書に印鑑（ハンコ）を押す理由は２つあります。
- 「この書類は私が作成しました」という証拠となる
- 印鑑を押すことが法的な手続き上求められている書類がある
一方、「押印見直しガイドライン」により、履歴書や職務経歴書に印鑑は不要ということになっています。
基本は、職務経歴書に印鑑は不要ですが、以下のような印鑑が必要な場合もあります。
- 職務経歴書に押印欄がある
- 企業からの指示で押印を求められる
職務経歴書に印鑑を押すときに気をつけたいことは、次のようなことです。
- 職務経歴書に印鑑を押すのは、シャチハタではなく、認印を使う
- 押印するときは、印鑑の上下を確認し所定の位置に、垂直におろす
- 企業から押印を求められる場合で、職務経歴書に押印欄がない場合は、氏名欄の、名前の横に印鑑を押す
以上、職務経歴書に印鑑は必要か不要か、正しい押印の知識について解説しました。
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