【就活】インターンを辞退するときのメールの正しいマナー

2021.07.07 更新
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インターンに参加する予定でいたけれど、事情により辞退するときの連絡方法として、メールを利用したいことがあります。

インターンを辞退すると、就活での応募に影響があるでしょうか?

また、メールでの連絡は問題ないでしょうか?

インターンを辞退するときのメール作成で気をつけたいことと、書き方を知りたいものです。

本ブログは、インターンを辞退するときのメールの正しいマナーについて解説します。

目次
  1. インターンを辞退すると、就活での応募に影響があるか
  2. メールによる辞退の連絡は問題ないか
  3. インターンを辞退するときのメール作成で気をつけたいこと
  4. インターンを辞退するときのメールの書き方
  5. インターンを辞退するときのメールの例文
  6. まとめ

インターンを辞退すると、就活での応募に影響があるか

せっかくインターンに参加の許可を得たけれど、さまざまな事情により辞退することもあります。

では、インターンを辞退したことで、その後の就活における選考のさいに影響はでるのでしょうか?

インターンの辞退は、辞退の理由が人事担当者に納得できるものなら影響は少ないですが、そうでなければ影響すると考えたほうがいいです。

納得できる理由とは、「研究発表と重なるといった学業上の理由」「家庭の事情」など本人の意思によらないものです。

「体調不良」は、やむを得ないと理解してくれるかも知れませんが、「自己管理ができない」と評価されるかも知れません。

それ以外の理由は、「その会社を希望する意欲が弱い」「マナーに欠ける」「第一志望ではない」「応募しても、辞退の可能性がある」とみなされてマイナス評価されてしまうでしょう。

ですから、その会社に就活で応募を希望するならば、人事担当者に納得される理由がある場合を除き、インターンは辞退しないことが望ましいです。

しかし、「それほどインターンに参加を希望しない」「他社のインターンと重なっていて、そちらの参加を希望する」人は、就活ではほぼ応募しないでしょうから、辞退によるマイナス評価は覚悟の上かと思います。

インターンを辞退する場合は、早めに連絡してください。このときは、インターン参加を認めてくれた会社に誠意を持って対応することです。

絶対にやってはいけないことは、無断キャンセルです。当日インターンの参加を見込んでいた人が無断で欠席すると、準備していた会社に大きな迷惑がかかりますので、必ず連絡してください。

メールによる辞退の連絡は問題ないか

インターンの辞退の連絡は、メールまたは電話によるやり方がありますが、はたしてメールだけで良いでしょうか?

結論としては、最初に電話をして辞退を伝え、その後、改めてメールを送るのが丁寧で、誠意が伝わる方法です。

メールによって辞退の履歴が残ることで、その後のトラブルを防ぐこともできます。

メールだけだと、インターン担当者が多忙の場合には見られない場合があることや、返信がないと、見ていないのではないかと不安になります。

特に当日の辞退をメールで行うと、無断キャンセルと思われることがありますし、インターンの進行に影響を及ぼすことになりかねません。

また、電話ではお詫びの気持ちが生の声により伝わりやすいのですが、メールではどうしても事務的な印象を与えてしまいます。

なので、電話+メールの辞退連絡をお勧めします。

特に、インターン前日や当日の辞退は、電話連絡を必ず行ってください。

インターンを辞退するときのメール作成で気をつけたいこと

インターンを辞退するときのメール作成で気をつけたいことについて説明します。

  • メールは簡潔に書く

    インターンの辞退のメールは簡潔に書きましょう。長々と書くと、相手が途中で読むことを辞めてしまうかも知れません。

  • 辞退の理由により就活で影響を与えないようにする

    その会社へ就活で応募を希望する場合、辞退の理由は、「研究発表と重なるといった学業上の理由」や「家庭の事情(家族の病気など)」「体調不良」などインターン担当者が納得する理由を書いてください。

    しかし、就活で応募を希望しない場合は、あっさりと「諸般の事情」「一身上の都合」による辞退を理由としてかまいません。

    この場合、インターン担当者から、理由を詳しく聞かれることがあるかも知れません。正直に本当の理由を伝えるとマイナスイメージを与えてしまうかもしれませんし、失礼にあたることもありますので注意が必要です。

    また、その後考え直して、就活で応募しようとしたとき、選考で厳しいものになると考えてください。

  • おわびの言葉を入れる  

    インターンの辞退の理由の後で、おわびの言葉を添えましょう。せっかくインターンの機会を与えてもらった好意に応えられないことへ、「おわび」が必要です。

  • 文字の誤りに気をつける

    誤字・脱字、文字の誤変換がないように十分チェックして送りましょう。

    誤字・脱字、文字の誤変換があると、辞退メールの印象が悪くなってしまいます。

インターンを辞退するときのメールの書き方

それでは、インターンを辞退するときのメールの具体的な書き方を説明します。

  1. 件名  

    件名は、一目でインターン辞退のメールであることと、誰がメールしたのか、わかるようにします。

    インターンシップ辞退のご連絡 【○○大学 田中✕✕】

  2. 宛先  

    社名は正式名称とし、株式会社を(株)と略さないでください。企業名、部署名、役職名、氏名の順で書きます。

    ○○株式会社
    人事部 人事課
    ○○○○様

  3. 自分の名前を伝える

    挨拶と共に、大学、学部、氏名を書きます。

    お世話になっております。
    ○○大学○○学部○○学科 田中✕✕と申します。

  4. インターン案内のお礼と辞退を伝える

    インターン参加の案内に対するお礼と、参加を辞退したい理由というメールの目的を伝えます。

    このたびは、〇月〇日のインターンシップ参加のご案内をいただき、ありがとうございました。

    辞退理由① 大変申し訳ないのですが、研究発表会と重なってしまい、参加が難しくなったため、辞退させていただきたくご連絡申し上げます。

    辞退理由② 大変申し訳ないのですが、諸般の事情により参加が難しくなったため、辞退させていただきたくご連絡申し上げます。

    折角の貴重な機会をいただいたのにも関わらず、このような形になり大変申し訳ございません。

  5. 辞退の了解を求める

    辞退することの了解を求める文章を付け加えます。

    本来、貴社にお伺いし、直接おわびすべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。

  6. 結びの言葉

    結びの定型句でメールを終えます。

    末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

  7. 署名

    大学・学部名、氏名、住所、連絡先を正式名称で記載し、署名の前後を傍線や破線で区切るように装飾すると読みやすくなって親切です。

    なお、住所は必須ではありません。

    メーラーは、自動で署名がつくように設定できるものも多いので、活用するといいでしょう。

    ----------------------------
    ○○大学○○部○○学科
    田中✕✕
    〒160-0000
    東京都新宿区○○○○
    電話番号:070-xxxx-xxxx
    Eメール:xxxx@xxxx.xxx
    ----------------------------

インターンを辞退するときのメールの例文

インターンを辞退するときのメールの例文は次の通りです。本文は読むやすくするために適度に改行しましょう。

インターンシップ辞退のご連絡 【○○大学 田中✕✕】

○○株式会社
人事部 人事課
○○○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 田中✕✕と申します。

このたびは、〇月〇日のインターンシップ参加のご案内をいただき、ありがとうございました。

辞退理由①
大変申し訳ないのですが、研究発表会と重なってしまい、参加が難しくなったため、辞退させていただきたくご連絡申し上げます。

辞退理由②
大変申し訳ないのですが、諸般の事情により参加が難しくなったため、辞退させていただきたくご連絡申し上げます。

折角の貴重な機会をいただいたのにも関わらず、このような形になり大変申し訳ございません。

本来、貴社にお伺いし、直接おわびすべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

----------------------------
○○大学○○部○○学科
田中✕✕
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号:070-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx.xxx
----------------------------

まとめ

インターンに参加する予定が、事情により辞退するときの連絡方法として、メールを利用したいことがあります。

インターンの辞退は、辞退の理由が人事担当者に納得できるものなら影響は少ないですが、そうでなければ影響すると考えてください。

インターンの辞退の連絡は、最初に電話をして辞退を伝え、その後、改めてメールを送るのが丁寧で、誠意を伝えるやり方です。

インターンを辞退するときのメール作成で気をつけたいことは次の2つです。

  • メールは簡潔に書く
  • 辞退の理由により就活で影響を与えないようにする
  • おわびの言葉を入れる
  • 文字の誤りに気を付ける

以上、インターンを辞退するときのメールの正しいマナーについて解説しました。

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