【就活・転職】面接の日程を変更したいとき、選考に影響させない方法

2020.07.21 更新
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就活の場合、学業の都合や他社の面接日程との重複で、面接の日程を変更したいときがあります。

また転職の場合でも、在職中なら急な仕事の都合で面接の日程に行けないことがあります。

その他にも急病やその他のやむを得ない事情で、面接の日程を変更したいときがあります。

このような事情で面接の日程を変更したいとき、なるべく選考に影響を与えないためにはどのようにしたら良いのでしょうか?

本ブログでは電話やメールでの連絡方法やタイミング、なるべく企業に不信感を与えないような文章の例などをすべて解説します。

目次
  1. 面接の日程を変更したい時に考慮する点
  2. 面接日程を変更したいとき、どんな連絡方法があるか
  3. 面接の日程の変更依頼は、いつするか
  4. 企業が納得する日程変更の理由の伝え方
  5. 就活生が日程の変更依頼をするときの事例
  6. まとめ

面接の日程を変更したい時に考慮する点

まず決められた面接の日程を変更することは可能でしょうか?

面接日程変更の申し出は、選考結果に影響しないか心配になるものです。

しかし、応募先企業にとって納得できる理由を伝え、社会人としてのマナーを守って変更を依頼すれば企業も納得してくれるものです。

ですから、指定された日程で面接を受けることが難しい場合は、変更を申し出て調整してもらいましょう。

  • 就活の面接の日程を変更する時の考慮点

    就活の面接の日程は特に大手企業では面接対象者が多く、周到にスケジュールが組まれていることが一般的です。

    そこで、指定された面接日時を変更するのはむずかしいことがあります。

    しかし、複数の応募者が日時の変更を希望する場合は、応募者間の調整を行うことができるかも知れません。

    また複数日にわたって面接が続くケースでは、他の日に変更が可能なこともあります。

    なので、どうしても面接の日程を変更したい場合は、まずは採用担当者に申し込んでみてください。

    一方、大手企業でない場合は、応募者も比較的少なく、面接の日程は変更しやすいと考えられます。

  • 転職の面接の日程を変更する時の考慮点

    転職の面接の日程は、就活ほど応募者が集中することが少ないために、わりあい変更しやすいと考えられます。

    場合によっては、一人だけの面接もありえます。

    しかし、日程の変更は企業に負担をかけることになりますので、どうしても面接の日程を変更したい場合にだけ申し込んでください。

面接日程を変更したいとき、どんな連絡方法があるか

  • 面接の日程を変更したいときは、まず電話で採用担当者にその旨を伝えてください。

    メールでの連絡だと忙しい採用担当者が読めないこともあり、結果として変更の調整ができないことにつながります。

    電話をかける時間は、会社の就業時間帯ならいつでもかまいません。

    就業は、8:00~17:00とか9:00~18:00といった時間帯が多いですが、応募先の勤務時間を調べて電話をかけてください。

    (一般的には、就業時間外の電話はつながりません。)

    採用担当者が不在の場合は、電話にでた人事部門の社員に用件を伝え、担当者にことづけを依頼してください。

  • 採用担当者に電話がつながらないときは、メールを利用します。

    とりあえずは採用担当者にことづけを依頼しましたが、確実に担当者に面接の日程の変更依頼が届くようにメールを打っておきましょう。

    このとき、タイトルに「面接の日程調整のお願いについて」と書き、他のメールの中で見落とされないようにすることです。

    メールを打つ時間帯は何時でも問題ありません。

面接の日程の変更依頼は、いつするか

学生で学業の都合や他社の選考と重なるなど、面接の日程を変更したい事情が発生した場合には、できるだけ早く電話で応募先に連絡しましょう

転職希望者で業務の都合上面接の日程を変更したい場合にも、できるだけ早く電話で連絡しましょう。

当日に体調不良や公共交通機関の遅れなどで指定された時間の面接に参加できない場合も、直ちに電話連絡してください。

面接の日程変更依頼は、スピードが肝心です。

企業が納得する日程変更の理由の伝え方

  • 就活の面接日程を変更する

    面接の日程を変更する場合の主な理由として、学業の都合や他社の選考日程との重複が挙げられます。

    学生はそもそも勉強するために大学へ通っているのであり、学業の都合で面接日時の変更を申し出ることに問題はありませんので、正直にその理由を伝えてください。

    他社の選考日程と重なるために日程を変更する場合は、他社の面接日程があらかじめ組まれていて、その後で面接の日程連絡があったことを伝えてください。

    就活は、誰でも数多くの企業に同時に応募しており、日程の変更の申し出があることは企業も理解してくれます。

    しかし、変更を申し出るとき、他社の優先順位が高いと思わせるような言い方は避けてください。

    例えば、「どうしても他社の面接を優先したいので」とか「〇〇社の面接と重なってしまったので」などの言い方です。

    また、何回も日程を変更する申し出があると、企業が自社の志望順位が低いのではと疑いますので、変更は1回に限ることが無難です。

    当日に体調不良や公共交通機関の遅れなどで面接日程の変更依頼があったときも、その事情がやむを得ないものと考えてくれれば、日時の変更を調整してくれます。

  • 転職の面接日程を変更する

    転職の場合は、特に在職中ならば面接は応募先と本人が調整して都合の良い日時に設定します。

    転職の面接日程を変更する場合の主な理由として、在職中ならば、急な仕事の都合によることがあります。

    急な仕事の都合なら面接日時の変更を申し出ることを理解してくれますから、正直にその理由を伝えてください。

    複数の企業に応募していて他社の選考日程と重なるため日程を変更したい場合は、正直にそれを伝えてしまうと、問題があります。

    既に両者で調整して面接日時が決められたわけですから、それをくつがえすということは他社の優先順位が高いことであり、企業は面白くありません。

    ですからどうしても面接日時を変更したい場合は、他の理由で伝えたほうがよいでしょう。

    当日に体調不良や公共交通機関の遅れなどで面接日程の変更依頼をする場合も、企業がその事情がやむを得ないものと考えてくれれば、日時の変更を調整してくれます。

就活、転職いずれの場合も面接の日程を変更することは、企業にとって負担となります。

なので、変更してもらえたら必ずお礼の電話やメールをして感謝の気持ちを伝えましょう。

就活生が日程の変更依頼をするときの事例

  1. 電話で依頼するとき

    採用担当者や面接官に負担をかけることに申し訳ないという気持ちを声に出して伝えましょう。

    それでは電話での依頼について順を追って説明します。

    • 電話に出た社員に取り次ぎを依頼します。

      「お世話になっています。○○大学××学部4年の佐藤一郎と申します。面接の日程の件でご相談したく電話しました。ご担当の△△様をお願いいたします。」

      この場合、もし△△様が不在ならば他の面接の日程がわかる社員につなげてもらい、日程の変更を申し出てください。

      面接の日程変更は急ぎますからたとえ担当者が不在でも、日程の変更について他の社員に伝えておくことが大切です。

    • 採用担当者に日程の変更を依頼します。

      「お忙しいところ恐れ入りますが、○○大学××学部4年の佐藤と申します。

      面接日程のご連絡ありがとうございます。

      実は面接日程がゼミでの研究テーマ発表と重なってしまいましたので、大変申し訳ありませんが、日程の変更をしていただくことはできますでしょうか?」

    • 採用担当者から日程の変更日時を示されます

      「変更ありがとうございます。それでは、〇月✕日△時にお伺いいたします」

    • 最後に変更のお礼を伝えます。

      「私の勝手な都合でご迷惑をおかけしました。変更ありがとうございます。失礼いたします。」

      なお、面接の当日に採用担当者に会ったら、その時のお礼を伝えると良い印象を与えます。

  2. メールで依頼するとき

    電話に出た社員に取り次ぎを依頼したときや、会社の就業時間内に電話できないときなどにはメールを送ります。

    その後、改めて電話をするとより丁寧です。

    それではメールでの依頼について順を追って説明します。

    • 件名  

      メールの件名は、一目で送信者と用件がわかるものにします。

      面接の日程変更のお願い「〇〇大学佐藤一郎」、といったようなものです。

    • 宛先  

      株式会社〇〇

      人事部 人事課 △△様

    • 内容  

      「お世話になっております。○○大学××学部4年の佐藤一郎と申します。

      面接の日程をご連絡いただきありがとうございます。

      大変申し訳ありませんが、面接日の〇月〇日はゼミでの研究テーマの発表が予定されており、ご案内の時間にお伺いするのが難しくなっています。

      まことに勝手なお願いではございますが面接の日時を変更していただくことは可能でしょうか。

      お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございません。

      なにとぞご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。」

    • 署名

      …………………………………………………

      〇〇大学✕✕学部4年

      佐藤 一郎

      携帯電話:000-0000-0000

      メールアドレス:isato@・・・・・・

      …………………………………………………

    メールで面接の日程を変更依頼するときは、自分から面接日時の指定をすると生意気と思われます。

    なので、採用担当者から日時の候補を伝えられたら、それに従ってください。

    また日程の変更がかなえられたら必ず返信し、調整の手間をかけたことのお礼を伝えましょう。

まとめ

就活や転職活動のさいに、学業の都合や他社の選考、業務の都合などと面接の日程が重なって、面接の日程を変更したいときがあります。

面接日程の変更を申し出ると、選考結果に不利にならないか心配になります。

しかし、納得できる理由と、社会人としてのマナーを守って変更を依頼すれば、一部例外はあるものの、面接日程を変更してくれるものです。

面接の日程を変更したいときは、できる限り早く電話で採用担当者にその旨を伝えてください。

メールでの連絡だと忙しい採用担当者がメールを見るタイミングが遅れ、結果として変更の調整ができなくなる恐れがあります。

電話あるいはメールでの連絡について、特に就活生は上記例文を参考にしてください。

以上、就活や転職活動での面接の日程の変更について説明しました。

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その他、以下のリンクも読み進めるとお役に立ちます。

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