【就活】成績証明書が間に合わないときの対応は？
就活において成績証明書が提出期限に間に合わないときは、どうしようと悩む人は多いようです。
成績証明書が提出期限に間に合わないときの影響はあるでしょうか？
成績証明書が間に合わないときはどのように対応すれば良いでしょうか？
そもそも就活で成績証明書が必要な理由は何でしょうか？
就活で提出する成績証明書に関して気をつけたいことを知りたいものです。
本ブログは、就活で成績証明書が間に合わないときの対応について解説します。
就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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就活で成績証明書が提出期限に間に合わないときの影響
就活では成績証明書の提出を求められることがあります。このとき発行に時間がかかるなどの理由により、提出期限に間に合わないときの就活への影響を探ってみます。
就活で成績証明書の提出を求められるタイミングは、①二次面接や最終面接の直前、②内定承諾書の提出、のときです。
後述するように成績証明書の内容が合否に影響することはほとんどありません。事情により提出期限に間に合わないときには、応募先企業に了解を取っておけば問題はありません。
ですが、企業にとっても必要な書類が欠けていると、就活で次の段階に進むことができませんから、提出期限に間に合わないときには、できる限り早期の提出を心がけてください。
就活で成績証明書が間に合わないときの対応
それでは、就活で成績証明書が提出期限に間に合わないときの対応について説明します。
学校に成績証明書の発行を依頼したとき、発行までの日数は学校によってそれぞれですが、長い場合には１週間程度かかることがあります。
成績証明書の提出期限の指示があったらできるだけ早く、学校の学生課に依頼しましょう。
その結果、間に合わないとわかった段階で採用担当者に相談してください。
採用担当者には速やかに電話で連絡し、発行に日数がかかるなど正直に事情を説明し、謝罪とともにいつまでに提出できるかを伝えます。
成績証明書がなくても就活の面接を受けられるようにお願いしてください。
企業の終業時刻を過ぎたときは、まずはメールし、翌日に電話すると良いでしょう。
就活で成績証明書が間に合わないときの電話での伝え方
就活で成績証明書が間に合わないときに電話するときは、次のステップを踏んでください。
- 成績証明書が提出期限に間に合わないことをお詫びする
- 成績証明書が間に合わない理由を伝える
- いつまでに成績証明書を提出できるか伝える
- 二次面接や最終面接前の提出では、成績証明書がなくても就活の面接を受けられるようにお願いする
就活で成績証明書が間に合わないときのメールでの伝え方
就活で成績証明書が間に合わないとき、メールで伝えるさいの例文は次の通りです。本文は読むやすくするために適度に改行しましょう。
件名：成績証明書の提出遅れに関するお詫び 【○○大学 山田太郎】
○○株式会社
人事部 人事課
佐藤二郎様
お世話になっております。○○大学経営学部会計学科 山田太郎と申します。
①二次面接や最終面接のさいに持参が必要なケース
最終面接のさいに持参が必要な成績証明書ですが、発行までに１週間前後を要するために、面接日に提出できなくなりました。
②二次面接や最終面接まで、あるいは内定承諾書と一緒に郵送を指示されたケース
○月○日までに必着とされていた成績証明書ですが、発行までに１週間前後を要するために、期限内に提出できなくなりました。
成績証明書は入手次第、大至急お送りいたします。○月○日に発行できる予定であり、貴社への到着は○月○日になる予定です。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。
よろしくお願い申し上げます。
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○○大学経営学部会計学科
山田太郎
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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就活で成績証明書が必要な理由
就活の選考で成績は参考程度としている企業がほとんどであり、それだけで合否に影響はありません。
大学の成績は、大学毎の基準や担当の教官により評価されるため、全国の大学横通しの評価基準はないからです。
例外として、大学で勉強した内容が仕事に直結する「専門職」に応募すると成績が重視される可能性があります。
就活で成績証明書が必要な理由は次の通りです。
企業が成績証明書を求める理由を知って、提出期限に間に合わないときでも、できるだけ早く提出してください。
- 卒業できそうか確認する
就活では大学３年生の終わりから４年生の６月頃までに面接が行われます。もちろんその時点では卒業できる保証はありませんが、成績証明書で卒業できそうか確認するためです。
内定承諾書と一緒に成績証明書を提出する場合も、同じような理由です。
せっかく採用しても、留年して入社できなくなったら採用計画に支障をきたすからです。
- 履歴書やエントリーシートの内容に偽りがないか確認する
履歴書やエントリーシートで本人が記載した内容が正しいのか、裏付けはとれません。
大学・学部名を偽って履歴書などに記載してもそれが正しいのか判断できないのです。あるいはアピールした得意科目の成績もわかりません。
成績証明書と比較することで内容に相違がないか確かめることができます。
- 履修科目から本人の興味や関心がわかる
履修科目から本人の興味や関心がわかり、人物像を知ることができます。
また、勉強した科目から身についた知識を知ることができ、成績からどのような取り組み姿勢で勉強していたかについて推し測ることができます。
就活で提出する成績証明書に関して気をつけたいこと
就活で成績証明書が間に合わないとき、後で提出するさいに気をつけたいことがあります。
- 成績証明書は開封しない
成績証明書は原本を提出します。コピーは認められていませんから注意してください。
成績証明書が入っている封筒は改ざん防止のため、巌封印（げんぷう・・証明書の入った封筒を密封する）が押印されています。開封すると無効になりますから、開封せずに提出してください。
- 成績証明書を郵送するときは添え状とともにクリアファイルに入れる
成績証明書を企業に郵送するさいは、封筒に添え状（送付状）を同封してください。添え状なしで郵送するのはマナー違反です。
添え状と巌封された成績証明書の封筒をクリアファイルに挟み、角形２号の白い封筒で郵送してください。
封筒の表面の左下には「成績証明書在中」と赤字で記入しましょう。
一方、成績証明書を面接の受付で手渡しするさいは、添え状は必要ありません。成績証明書の封筒をクリアファイルに挟み、角形２号の白い封筒を、相手から見て読みやすい向きにして手渡ししてください。
白い封筒の表面の左下には「成績証明書在中」と赤字で記入し、宛先の記入は必要ありません。（封筒の裏側には自分の住所、氏名を記入ください）
- 成績証明書は、一度に複数部の発行を依頼する
成績証明書の発行には依頼してから時間がかかりますから、提出期限に間に合わなくなることがあります。
ですから、一度に複数部の発行を依頼すると、提出期限を気にしなくても良くなるでしょう。
まとめ
就活で成績証明書が間に合わないときの対応について考えてみます。
就活で成績証明書の提出を求められるタイミングは、①二次面接や最終面接の直前、②内定承諾書の提出、のときです。
事情により提出期限に間に合わないときには、応募先企業に了解を取っておけば問題はありません。
ですが、企業にとっても必要な書類が欠けていると、就活で次の段階に進むことができませんから、提出期限に間に合わないときには、できる限り早期の提出を心がける必要があります。
成績証明書の提出期限の指示があったらできるだけ早く、学校の学生課に依頼し、間に合わないとわかった段階で採用担当者に相談してください。
採用担当者には、速やかに電話で連絡し、正直に事情を説明し、謝罪とともにいつまでに提出できるかを伝えます。
成績証明書がなくても就活の面接を受けられるようにお願いしてください。
企業の終業時刻を過ぎたときは、まずはメールし、翌日に電話すると良いでしょう。
就活の選考で成績は参考程度としている企業がほとんどであり、それだけで合否に影響はありません。
就活で成績証明書が必要な理由は次の通りです。
- 卒業できそうか確認する
- 履歴書やエントリーシートの内容に偽りがないか確認する
- 履修科目から本人の興味や関心がわかる
成績証明書が間に合わないとき、後で提出するさいに気をつけたいことは、次の３つです。
- 成績証明書は開封しない
- 成績証明書を郵送するときは添え状とともにクリアファイルに入れる
- 成績証明書は、一度に複数部の発行を依頼する
以上、就活で成績証明書が間に合わないときの対応について解説しました。
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