【就活】エントリーシートを郵送する封筒の選び方と書き方
エントリーシートを郵送するときの封筒の選び方と書き方がわからなくて、悩む人は多いようです。
エントリーシートを郵送するための適切な封筒とはどのようなものか、封筒の書き方はどうしたら良いでしょうか？
その他、エントリーシートを入れる封筒と封筒の書き方で気をつけたいことも知りたいものです。
本ブログは、エントリーシートを郵送する封筒の選び方と書き方を解説します。
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エントリーシートを郵送する適切な封筒
エントリーシートを郵送する封筒は、どのようなものが適切でしょうか。
- 封筒の色は、無地の白色とする
白色の封筒はエントリーシートや履歴書など、あらたまった書類を送付するときに使用します。
白色以外にもクラフト封筒とも呼ばれる茶色の封筒があります。請求書や納品書、DMなどの送付といったような事務用で使われ、応募書類の送付のように正式な用途には向いていません。
エントリーシートを郵送する封筒は、無地の白色で中身が透けないものを選んでください。
エントリーシートは、本人の個人情報が記載してあり、中身が透けて見えると個人情報が漏洩する恐れがあります。
- 封筒のサイズは、角形２号とする
エントリーシートはA4サイズの用紙が一般的です。エントリーシートを折らずに送ることができる封筒のサイズは角形２号です。
角形２号の封筒を使用しましょう。
次章では、エントリーシートの封筒の宛名の書き方を説明します。
エントリーシートを郵送する封筒の書き方
それでは、エントリーシートを送付するさいの封筒の表面、裏面の書き方について説明します。封筒は縦長を使用し、縦書きとします。（本ブログでは都合上横書きとなっています）
- 封筒の表面の書き方
表面には、右から、住所→会社名→所属部署名→（役職）採用担当者の名前の順で記入します。
- 切手
切手は封筒の左上に貼ります。
- 住所
住所は、郵便番号枠の右端のラインに揃えて、上から一文字下げたところから書き始めます。
都道府県から記入し、番地は略さずに正式に記入します。「一丁目二番地三号」のように漢数字を使います。ですが、会社のホームページや名刺などに「１－２－３」と表記されている場合は、略しても問題ありません。
ビル名や階数も省略せずに書いてください。ビルの名前などが長くて一行に入りきらない場合は、ビル名で改行をしましょう。
東京都千代田区大手町一丁目二番三号
○○ビルディング五階 - 会社名
会社名は、「○○（株）」のように略さず「○○株式会社」のように正式名称を記入してください。「株式会社」は、会社名の前か後のどちらにつくかも注意してください。
○○化学株式会社
- 所属部署名・役職
所属部署名は、会社名の下に一文字下げて書くか、行を変えて書きます。
役職は、４文字までは名前の上に書きますが、５文字以上のときには、名前の右に小さめの文字で記入すると良いでしょう。
人事部人事課
（採用グループリーダー） - 人事担当者名
担当者名は封筒の中央に、他の文字より大きく書くようにします。
宛先が個人の場合は、氏名の後に「様」をつけ、部署宛てに送る場合は、「御中」をつけます。担当者名がわからない場合は、「ご担当者様」とします。
「殿」は社内文書や公用文などに用いられ、目上から目下に向けて使う言葉だとされていますから使わないでください。
「人事部御中 佐藤二郎様」のように「様」と「御中」を併用するのは誤りなので、気をつけましょう。
佐藤二郎様 または、ご担当者様
- 応募書類在中
封筒の左下に「応募書類在中」と赤字で書きます。これにより一目で封筒に応募書類が入っていることがわかります。
「応募書類在中」の文字は囲まなくてもかまいませんが、囲む時には定規を使ってきっちりと書きます。
応募書類在中
- 切手
- 封筒の裏面の書き方
- 投函日
左端の上部に投函日を漢数字・縦書きで書きます。
令和〇年九月三日
- 住所
住所は、封筒の中央線の左側に記入します。
表面の住所より少し小さめの文字で、都道府県から丁目や番、号、マンション（アパート）名、部屋番号なども略さずに書いてください。
郵便番号の枠がない場合は、住所の上に記入します。
東京都杉並区○○三丁目四番五号
コーポＡＢＣ２０６号室 - 名前
名前は、住所の左側に記入します。
名前は住所より大きく書きます。名前の横には学校名・学部名・学科名も書いておくと、人事担当者に記憶してもらうためには良いでしょう。
山田太郎
○○大学法学部政治学科 - 封筒を閉じるときは、セロハンテープは使わず、のりでしっかりと封をして、閉じ部分の真ん中に、「〆」マークを書き入れましょう。
- 投函日
エントリーシートを入れる封筒と封筒の書き方で気をつけたいこと
エントリーシートを入れる封筒と封筒の書き方で以下の気をつけたいことがあります。
- 封筒に記入するペンは、黒色の油性ボールペンとする
封筒に記入するペンは、黒色の油性ボールペンが適しています。
青色のボールペンでも良いのではとの意見もありますが、ほとんどの学生は黒色で宛名書きをしており、黒色が無難です。
油性のボールペンは水に強く、乾くのが早いといったメリットがあります。水性のボールペンは雨に濡れたときに滲むために避けてください。
ボールペンの太さは、宛名が見やすいように１.６ｍｍの太いタイプを選びます。通常の文章を書くときに使うボールペンでは、封筒の宛名には細すぎて弱々しく見えてしまいます。
書き間違いがあったときは、修正液は使用せず、書き直しましょう。
なお、油性・細字のサインペンを使用してもかまいません。
- 誤字・脱字をチェックする
エントリーシートを入れる封筒に記入した住所や会社、部署、担当者名などに誤字・脱字がないか郵送する前にチェックすることが大事です。
会社名や部署、担当者名に誤字・脱字があれば採用担当者から「入社の熱意が感じられない」「注意力がない」などのマイナス評価をつけられてしまいます。
封筒を郵送する前には、誤字・脱字がないか必ずチェックしてください。
- 封筒に書く文字は横書きでもかまわない
封筒の宛名などは縦書きが一般的ですが、横書きでも問題はありませんし、合否に影響はありません。ただし、横書きの場合は算用数字を用います。
横書きが適しているのは、①会社住所のビル名、会社名や部署名にアルファベットが含まれる場合、②会社から洋封筒を指定された場合です。
- 封筒の郵送は郵便局の窓口からする
エントリーシートを郵送する場合の封筒は定形外となります。切手代は封筒の大きさと重さによって決まるため、郵便局の窓口で郵送するのが間違いありません。
切手代が足りないと、本人に戻るか、あるいは不足分の料金を会社が負担することになります。
不足分の料金を会社が負担することになると、会社からの印象は最悪となり書類選考で不合格となる可能性が高いですから注意してください。
- 封筒を採用担当者に手渡しする場合は、宛名は不要、封筒を閉じない
エントリーシートを郵送ではなく選考会場などで採用担当者に手渡しする場合は、表面の住所、会社名、担当者名などの記入は不要です。表面は、「応募書類在中」だけでかまいません。
また、封筒を閉じる必要はありません。
まとめ
エントリーシートを郵送する封筒の選び方と書き方を考えてみます。
エントリーシートを郵送する適切な封筒は次のようなものです。
- 封筒の色は、無地の白色とする
- 封筒のサイズは、角形２号とする
エントリーシートを郵送する封筒の書き方は次の通りです。封筒は縦長を使用し、縦書きを原則とします。
- 封筒の表面の書き方
- 切手は封筒の左上に貼ります。
- 住所は、都道府県から記入し、番地は略さずに正式に記入します。「一丁目二番地三号」のように漢数字を使います。
ビル名や階数も省略せずに書いてください。ビルの名前などが長くて一行に入りきらない場合は、ビル名で改行をします。
- 会社名は、「○○（株）」のように略さず「○○株式会社」のように正式名称を書いてください。「株式会社」は、会社名の前か後のどちらにつくかも注意してください。
- 所属部署名は、会社名の下に一文字下げて書くか、行を変えて書きます。役職は、４文字までは名前の上に書きますが、５文字以上のときには、名前の右に小さめの文字で記入すると良いです。
- 人事担当者名は封筒の中央に、他の文字より大きく書くようにします。
宛先が個人の場合は、氏名の後に「様」をつけ、部署宛てに送る場合は、「御中」をつけます。担当者名がわからない場合は、「ご担当者様」とします。
- 封筒の左下に「応募書類在中」と赤字で書きます。文字は囲まなくてもかまいませんが、囲む時には定規を使ってきっちりと書きます。
- 封筒の裏面の書き方
- 左端の上部に投函日を漢数字・縦書きで書きます。
- 住所は、封筒の中央線の左側に記入します。表面の住所より少し小さめの文字で、都道府県から丁目や番、号、マンション（アパート）名、部屋番号なども略さずに書きます。
郵便番号の枠がない場合、郵便番号は住所の上に記入します。
- 名前は、住所の左側に記入します。
名前は住所より大きく書きます。名前の横には学校名・学部名・学科名も書いておくと人事担当者に記憶してもらえます。
- 封筒を閉じるときは、セロハンテープは使わず、のりでしっかりと封をして、閉じ部分の真ん中に、「〆」マークを書きます。
エントリーシートを入れる封筒と封筒の書き方で気をつけたいことは次の５つです。
- 封筒に記入するペンは、黒色の油性ボールペンとする
- 誤字・脱字をチェックする
- 封筒に書く文字は横書きでもかまわない
- 封筒の郵送は郵便局の窓口からする
- 封筒を採用担当者に手渡しする場合は、宛名は不要、封筒を閉じない
以上、エントリーシートを郵送する封筒の選び方と書き方を解説しました。
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