【就活】就活のメールの返信で「了解」は正解？
就活では、採用担当者とメールのやり取りをすることが頻繁にありますが、返信するさいに「了解」を使っても良いのか悩む学生は多いようです。
メールの返信で「了解」を使うことは正解でしょうか？
メールの返信で「了解」を使わなければ、どのような言葉が適切でしょうか？
了解するメールを返信するときの書き方や、気をつけたいことも知りたいものです。
本ブログは、就活のメールの返信で「了解」は正解なのか、などを解説します。
就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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就活のメールの返信で「了解」を使うことは正解か
就活において、企業から会社説明会や面接日程などのメールが送られてくるとき、「承知しました」という意味で「了解」を返信メールで使いたくなることがあります。
友人とのメールのやりとりなどでは「了解です」と伝えることが良くありますが、ビジネスシーンや目上の人に対して「了解」は使用しません。
「了解しました」という言葉は、本来、上の立場の人が目下の人に対して使い始めた言葉のため、ビジネスメールや目上の人に対して使用するのは適さない表現です。
ですから、ビジネスメールの一種である就活のメールで「了解しました」という言葉を使うと、言いたいことは伝わりますが、マナー違反として良くない印象を持たれるでしょう。
就活のメールの返信で「了解」を使わなければ、どのような言葉が適切か
それでは、メールの返信で「了解」を使わなければ、どのような言葉が適切でしょうか。
「了解しました」とは、「わかりました」「理解しました」「納得しました」の意味合いです。
ですから、ビジネスマナーでは、このような意味を持つ、敬語表現を使うと問題ありません。
次の言葉が適しています。
- 承知いたしました（承知しました）
- かしこまりました
「承知いたしました（承知しました）」は、「わかりました」の謙譲語（自分がへりくだり、相手を立てるときに使う言葉）であり、目上の人に使っても失礼ではない言葉です。
ビジネスシーンでも上司やお客様、取引先に対しても使える言葉ですから、覚えておくと良いでしょう。
「かしこまりました」も「わかりました」の謙譲語です。
相手の話や情報を理解したといった意味合いで使用する「承知いたしました」と比較して、「かしこまりました」は、上司やお客様、取引先からの依頼や命令などを承る意味合いがあります。
就活で了解するメールを返信するときの書き方
ここでは就活で了解するメールを返信するときの書き方について説明します。採用担当者から良い印象を持ってもらえるような内容としましょう。
- 件名
返信のメールは、件名と、内容を変えません。変えてしまうと、受けた人が返信であることがわかりにくいからです。
送るさいは、「Re:」をつけその後に大学名、氏名を書いてください。件名と本文を変えないようにしてください。
件名：Re:面接日程のご案内【○○大学 山田太郎】
- 相手の会社名、所属部署、氏名
書き出しは、会社名、所属部署、氏名を書きます。
このとき、会社名、所属部署、氏名は省略せずに正式なものとしましょう。
○○株式会社
総務部人事課
鈴木二郎様 - 自分の名前と挨拶
続いて自分の名前と簡単な挨拶を書いて、誰から送信されたのかわかるようにしましょう。
お世話になっております。
○○大学法学部政治学科の山田太郎と申します。 - 面接日程のメールを受け取ったことを伝える
面接日程のメールを受け取ったことと、内容について承知したことを伝えます。
一次面接の日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程および面接内容について承知いたしました。
それでは、ご案内いただきました○月○日○時にご指定の場所にお伺い致します。 - 締めの文章
感謝の言葉で締めとします。
面接のお時間を頂きまして、誠にありがたく思います。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。 - 署名
最後に署名を必ず書き込みます。学生ならば、署名を付けることはほとんどありませんが、社会に出ると署名を付けることはマナーとなります。
大学・学部名、氏名、住所、連絡先を正式名称で記載し、署名の前後を傍線や破線で区切るように装飾すると読みやすくなって親切です。
なお住所は必須ではありません。
メーラーは、自動で署名がつくように設定できるものも多いので、活用するといいでしょう。
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○○大学法学部政治学科
山田太郎
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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就活で了解するメールを返信するときの例文
就活で、了解するメールを返信するときの例文は、次の通りです。本文は読むやすくするために適度に改行しましょう。
件名：Re:面接日程のご案内【○○大学 山田太郎】
○○株式会社
総務部人事課
鈴木二郎様
お世話になっております。
○○大学法学部政治学科の山田太郎と申します。
一次面接の日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程および面接内容について承知いたしました。
それでは、ご案内いただきました○月○日○時にご指定の場所にお伺い致します。
面接のお時間を頂きまして、誠にありがたく思います。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
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○○大学法学部政治学科
山田太郎
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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就活で了解するメールを返信するとき気をつけたいこと
ここでは、就活で了解するメールを返信するとき気をつけたいことを説明します。
- 了解の返信のメールは、当日中に直ちに送る
企業からのメールは、面接などへ参加可能か、参加する意思があるかの確認のために送られてきます。
ですから、了解するメールの返信は当日中にできるだけ早く送りましょう。当日中の返信をすることで、採用担当者に好印象を持たれます。
返信は、当日の就業時間中が望ましいです。
企業からのメールが、終業時刻以降に送られてきたときは、了解の返信メールは翌日午前中でもかまいません。
この場合、翌日が休日となってしまう場合は、休日明けの午前中にお礼メールを送りましょう。
- 誤字脱字に注意する
メールを書き終えたら、送信する前に誤字脱字がないかチェックしてください。誤字脱字があると注意力が足りないと思われて印象が良くありません。
宛名を間違えると、入社への熱意がないのではと思われてしまいますから見直してください。
- 企業向けのメールでは避ける言葉がある
就活のメールでは、「了解」以外にも使ってはいけない言葉があります。普段何気なく使っている言葉ですが、企業に向けてのメールでは避けてください。
- 企業名は、（株）○○、（有）✕✕ではなく、株式会社○○、有限会社✕✕と正式名称を書く
- 御社ではなく、貴社とする（御社は話し言葉であり、面接では御社を使ってください）
- 言葉の省略はＮＧ
就活ではなく、就職活動
リク面ではなく、リクルーター面談
インターンではなく、インターンシップ
ＥＳではなく、エントリーシート
アポではなく、アポイントメント - バイト敬語は使わない
「よろしかったでしょうか」ではなく、「よろしいでしょうか」
まとめ
就活のメールの返信で「了解」は正解なのか、考えてみます。
就活において、企業から会社説明会や面接日程などのメールが送られてくるとき、「承知しました」という意味で「了解しました」を返信メールで使いたくなることがありますが、マナー違反として良くない印象を持たれます。
なので、メールの返信で「了解しました」を使わずに、「承知いたしました（承知しました）」「かしこまりました」を使います。
就活で了解するメールを返信するときは、採用担当者から良い印象を持ってもらえるような内容としましょう。
就活で了解するメールを返信するとき気をつけたいことは３つです。
- 了解の返信のメールは、当日中に直ちに送る
- 誤字脱字に注意する
- 企業向けのメールでは避ける言葉がある
以上、就活のメールの返信で「了解」は正解なのか解説しました。
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