【就活】どうする？企業からのメールに気づかなかったとき
就活で企業からのメールにしばらく気づかなかった場合、どうしようと悩む人は多いようです。
就活でメールの返信は、いつまでにすれば問題ないでしょうか？
就活でできるだけ早く返信すべきメールとは、どのようなメールでしょうか？
就活でメールに気づかなかったときの対応や、返信メールの書き方も知りたいものです。
本ブログは、就活で企業からのメールに気づかなかったときの適切な対応などについて解説します。
就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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就活ではメールの返信は遅くともいつまでにすれば問題ないか
学業をしっかりこなしながら就活も進めていかねばならない多忙な時期、企業からのメールにしばらく気づかなかったということは誰でも起こりうることです。
就活では、企業からのメールの返信は遅くともいつまでにすれば問題ないでしょうか。
一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した、仕事でメールを使っている人を対象に行った調査によると、「送信後いつまでに返信が来ないと遅いと感じるか（急ぐ場合を除く）」との質問では、７割近い人が送信後「２４時間以内」という数字がでています。
＊一般社団法人日本ビジネスメール協会 『ビジネスメール実態調査2023』
最近では、パソコン上のメールもスマートフォンで見ることができるようになったため、外出時や退社後もメールをチェックすることが当たり前となっています。
就活のメールもビジネスメールの一種であり、ビジネスシーンでは、２４時間以内に返信をすれば概ね遅いと思われることはないと言えます。
ですから、就活において、企業からのメールは遅くとも２４時間以内に返信することがマナーと言えます。
企業からのメールにしばらく気づかなかったということがないよう、こまめなチェックが求められます。
就活でできるだけ早く返信すべきメールの内容
就活において、メールの返信は２４時間以内ならば遅いと感じられないですが、企業に迷惑をかけないためにも、できるだけ早くしたほうが良いメールもあります。
それは次のようなメールです。
- 日程調整のメール
インターンシップ、OBOG訪問、会社説明会、リクルーター面談、筆記試験、面接など就活のあらゆるイベントについて、担当者と日程を決めたり、当初の日程を変更したりすることがあります。
担当者からのメールに気づかなかったために返信が遅れると、希望する日程がとれないことが想定されます。
- キャンセルのメール
インターンシップ、OBOG訪問、会社説明会、リクルーター面談などの予約をキャンセルするときは、せっかくの時間を割いてもらった担当者に迷惑がかからないように早めの返信をしましょう。
無断キャンセルはもちろんＮＧですが、前日や当日にキャンセルを連絡することもなるべく避けてください。
- 辞退のメール
筆記試験や面接、内々定などの案内・通知メールに対しても、企業に迷惑がかからないように早めの返信をしましょう。
キャンセルと同様に、なしのつぶてはもちろんＮＧですが、前日や当日に辞退を連絡することもなるべく避けてください。
- お礼のメール
インターンシップやOBOG訪問、リクルーター面談から、面接等選考に対するお礼のメールも早いほど担当者に好印象となります。
忘れたころに受けるメールでは、せっかくの気持ちが相手に伝わりません。
忙しさにかまけて受信メールのチェックを忘れる、多くのメールに埋もれていることで気づかなかった、といったことで、早く返信をすべきメールが遅れてしまうことがありますから、注意してください。
就活で、メールに気づかなかったときの対応
それでは、就活でメールに気づかなかったとき、まずはどのように対応すべきか説明します。
- メールに気づいたら直ちに返信する
メールに気づいたら直ちに返信することが基本です。特に、上記にある日程調整、キャンセル、辞退、お礼のメールは気づいた時点でしないと担当者に迷惑をかけることになってしまいます。
気づかなかったからといって、返信をためらうことや、放っておくことは、避けてください。
メールに気づかなかったため、回答指定期日を過ぎてしまっても必ずするようにしてください。
- メールに気づいたとき、返信では間に合いそうもないときは、電話する
例えば面接の辞退などの連絡を面接当日に返信しても、採用担当者がメールを読まないことが考えられます。
このようにメールでは間に合いそうもないと想定されるときは、電話で連絡して、その後でメールするなど、臨機応変に対応しましょう。
- メールに気づいて回答できないときでも、まずは返信する
例えば面接日程の確認メールをもらったとき、並行して応募している企業の面接日程が未定のため、直ちに回答できないことがあります。
そのような場合でも、回答を保留したい旨をまずは返信しましょう。
他企業から面接日程の連絡を待ってからすると、採用担当者も面接日時を確定できずに迷惑がかかってしまいます。
回答の保留期日は、採用担当者がいつまで待ってもらえるか調整することになります。
- あきらめずに返信する
メールに気づかなかったため、例えば面接日程の調整など間に合わないことがあるかもしれませんが、あきらめずに返信することで、ひょっとして次の機会を与えてもらえるかも知れません。
また、結果がどうなろうとも、丁寧にお詫びすることで本人のココロにけじめがつきますし、担当者の印象が少しでも良くなるかも知れません。
こうしたおこないが社会人になったときに必ず役に立つものです。
就活で、メールに気づかなかったときの返信メールの書き方
就活で、メールに気づかなかったとき、どのような文章で返信すれば良いでしょうか。
- お詫びの言葉を入れる
メールに気づかなかったお詫びの言葉を必ず入れましょう。お詫びは本文の中で伝えてください。
件名に「○○のお詫び」と書くやり方もありますが、この書き方では何に対してのお詫びなのか相手にわかりにくいこともあり、返信では「Re:○○」とすることをお勧めします。
- メールに気づかず、返信が遅れた理由は書かない
気づかなかった理由を長々と説明せずに、お詫びの言葉だけを書いてください。
長々と理由を書いても「そうだったのか」と納得してもらえることは少なく、かえって言い訳しているのか、と印象が良くありません。
率直に非を認めた上で、簡潔にお詫びしましょう。
- お詫びだけでなく、用件はしっかり書く
お詫びと共に、用件をしっかり書いてください。
お詫びだけでは、就活の担当者が、改めてメールを送る二度手間になり、迷惑をかけることにもなりかねません。
就活で、メールに気づかなかったときの返信メールの例文
ここでは就活で、メールに気づかなかったときの返信メールの例を挙げてみますので、参照してください。
- 件名
件名は、企業からのメールの件名をそのまま使用して、「Re」として返信します。
件名を変えてしまうと採用担当者が一見して何のメールかわかりづらくなるためです。
ですが、その後のやりとりが続いて「Re」がいくつも続くと件名を見づらくなるため「Re」を１つだけにして残りは削除してもかまいません。
Re：面接日程のご連絡 【○○大学 山田太郎】
- 宛先
社名は正式名称とし、株式会社を（株）と略さないでください。企業名、部署名、役職名、氏名の順で書きます。
○○株式会社
人事部 人事課
佐藤二郎様 - 自分の名前を伝える
挨拶と共に、大学、学部、学科、氏名を書きます。（転職活動では氏名のみで可）
お世話になっております。
○○大学工学部機械工学科 山田太郎と申します。 - 本文（お詫びの言葉を伝える）
本文では、初めにお詫びの言葉を伝えます。
私の不手際で返信が遅くなり、大変申し訳ございません。
- 本文（要件を伝える）
本文では、①指定された面接日に出席する、②指定された面接日を保留する例について記載します。
- 指定された面接日に出席する
面接日時を承知した旨を伝えるために、日時を文章に含めてください。合わせて反省を伝えます。
ご指定いただいた〇月〇日〇時からの面接に出席させていただきます。
今後はこのようなことが起こらないようよう注意いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 指定された面接日を保留する
面接日時を保留する旨を伝えると同時に、採用担当者が日程調整をしやすくなるように、回答期限を加えてください。
ご指定いただいた〇月〇日からの面接日程ですが、事情より未だ日程を確保できておりません。まことに勝手を申し上げますが、〇日まで回答にお時間をいただきたく存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが、なにとぞご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
- 指定された面接日に出席する
- 署名
就活では大学・学部名、氏名、住所、連絡先を正式名称で記載し、署名の前後を傍線や破線で区切るように装飾すると読みやすくなって親切です。
なお、住所は必須ではありません。
メーラーは、自動で署名がつくように設定できるものも多いので、活用すると良いでしょう。
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○○大学工学部機械工学科
山田太郎
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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まとめ
就活で企業からのメールに気づかなかったときの適切な対応について考えてみました。
就活において、企業からのメールは遅くとも２４時間以内に返信することがマナーと言えます。
一方で、就活では、企業に迷惑をかけないためにも、できるだけ早く返信したほうが良い次のようなメールもあります。
- 日程調整のメール
- キャンセルのメール
- 辞退のメール
- お礼のメール
就活で、メールに気づかなかったとき、まずは次のように対応してください。
- メールに気づいたら直ちに返信する
- メールに気づいたとき、メールでは間に合いそうもないときは、電話する
- メールに気づいて回答できないときでも、まずは返信する
- あきらめずに返信する
就活で、メールに気づかなかったとき、返信メールには次の内容を記載してください。
- お詫びの言葉を入れる
- メールに気づかず、返信が遅れた理由は書かない
- お詫びだけでなく、用件はしっかり書く
就活で、メールに気づかなかったときの具体例は上記を参照ください。
以上、就活で企業からのメールに気づかなかったときの適切な対応について解説しました。
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