【就活】女子学生から好まれる事務職ってどんな仕事？

就活・転職攻略の秘訣

2023.12.07 更新

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就活では事務職を好む女子学生が多いですが、事務職の仕事はどのようなものなのか、理解している人は意外と少ないものです。

事務職とはどのような職種で、どのような仕事をするのでしょうか？

事務職に向いている性格や求められるスキルは何でしょうか？

就活で事務職を志望するときに気をつけたいことも知りたいものです。

本ブログは、就活で女子学生から好まれる事務職とはどのような仕事なのか解説します。

なお、本ブログの事務職とは、一般職を指しています。

就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。

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事務職とはどのような職種なのか
事務職はどのような仕事をするのか
職場ごとの事務職の仕事
事務職に向いている性格や求められるスキル
就活で事務職を志望するとき気をつけたいこと
まとめ

事務職とはどのような職種なのか

事務職は、部署のメンバーの仕事をサポートすることや、部署全体のサポートを行います。

自分がアシスタントをする社員が働きやすいように、サポートしていきます。

事務職は、就活の募集区分で一般職と呼ばれることがあります。（一般職に対する区分として総合職があります）

事務職はデスクワークが中心で、転勤がなく残業も少ないために、ワークライフバランス重視の人や、転居を希望しない人には向いています。

一方で、事務職（一般職）の給料は将来の管理職候補である総合職と比べて低く設定してあり、入社後の昇給や昇進のスピードについて、総合職との差はキャリアを重ねるごとに大きくなっていきます。

また、転職では即戦力としての経験を求められるため、サポート業務中心の事務職からほかの職種に転換を希望する場合、ハードルが高くなる可能性があります。

就活で事務職を選ぶ際は、こうした点をあらかじめ知っておくことも重要です。

事務職はどのような仕事をするのか

事務職の仕事内容はさまざまであり、サポートする対象者や対象部門により、名称や内容が異なりますが、共通している業務は次のようなものです。

書類作成と処理
企業はどのような部署でも書類が必要となります。これからはペーパーレス化が一層進むことが予想されますが、書類がなければ仕事が回りません。

例えば、人事では給与明細、社会保険関係、辞令など、経理では、各種伝票、決算関係、税金関係、営業では、見積書、請求書、納品書、その他部署でもさまざまな書類を作成し、処理しています。

書類の作成は手書きの場合と、パソコンを使用する場合があります。ときにはプレゼンテーション資料の作成を行うこともあります。

これらの書類作成と処理は、事務職がほとんど対応しています。
データ入力
データ入力は、事務職の中心となる仕事です。パソコンを利用して各部署のさまざまなデータを入力しています。

取り扱うデータは、例えば、人事では、勤怠データ、入退社時の個人情報など、経理では、伝票の金額入力など、営業では売上や顧客情報などです。
書類のファイリング
作成した書類や、外部より送付されてきた書類は、書類の種類ごとのバインダーに、日付順に分類してファイリングし、所定の棚に収めます。

パソコンで作成したファイルは、書類の種類や作成日などに応じてフォルダを作成して、共有ファイルに保存します。
電話応対・来客応対
社内外の人からの電話応対や、同じ部署の社員の不在時に電話や来客があったときの応対を行います。

同僚や上司の来客があったとき、応接室・会議室への案内や、お茶出しも行います。
部署の庶務
部署の庶務的な業務も担当します。郵便物の発送・仕分けや、筆記具など備品の管理、ボスターや文書など社内掲示物の貼り付け、文書の回覧など庶務的な業務が数多くあります。

就活で事務職を希望する学生は、事務職の仕事を理解しないと、入社後に後悔することになりますので注意してください。

職場ごとの事務職の仕事

上記の事務職の仕事は、どの部署に配属されても担当する共通のものです。一方で、各部署に特有の事務職が担当するものもありますので、そちらも探ってみます。

一般事務
一般事務とは、上記の事務職共通の業務とほぼ同じですが、後述する専門知識を必要とする事務職に分類できない業務や、部署の庶務を担当します。

就活での募集区分である「総合職、一般職」の一般職と、この一般事務は異なりますので間違えないでください。

就活の一般職は、事務職全体を指していて、ここでの一般事務は事務職の中の分類の一つです。
営業事務
営業事務は、営業部門で営業職の社員をサポートします。

商品やサービスが円滑に顧客のもとに届くように手配し、その代金をスムーズに受け取れるよう、顧客からの商品見積もり依頼から請求まで一連の流れについて事務処理を担当します。

見積書や発注書、請求書といったさまざまな書類の作成や発送、入金チェック、商品の在庫管理などを行います。

パワーポイントでプレゼンテーション資料の作成や、顧客情報管理も行います。
経理事務
経理事務は、会社が事業を運営する上でのお金の入金、出金が正確に処理されるように書類を作成、チェック、整理します。

具体的には、毎日の現金出納、伝票仕分け・処理、総勘定元帳など各種帳簿の作成、経費精算などです。

ベテランになれば月次・四半期・年次決算の作成を担当することもあります。

経理事務は専門性が高いため、簿記２～３級の資格取得やその他会計、商法、税務の知識を求められます。
人事・労務事務
人事・労務事務は、社員の入社・退職・異動処理手続きや、給与支払いなど、社員が働きやすい環境を整えます。

具体的には、採用募集に関わる処理、入社時の個人情報取得や社会保険手続き、社員情報管理、勤怠管理、給与計算、福利厚生サービスの受付窓口などです。

人事・労務事務は、給与、社会保険関係で所得税や社会保険の専門知識を必要とします。
総務事務
総務事務は、オフィス家具や事務機、パソコンといった備品・設備管理、オフィスレイアウト変更、社内イベント事務局、防犯・防災対策事務局といった、全社にまたがる仕事を担当します。
法務事務
法務事務は、事業を運営する上で、法律面で問題がないかチェックします。

具体的には、契約書のひな型をもとに、必要に応じて不備や法的に問題ないかをチェックし、修正・変更します。

法務事務は、民法や商法などの専門知識を必要とします。
貿易事務
貿易事務は、海外との取引を円滑に行うために、輸出・輸入に関する手続きを行います。

具体的には通関に関する書類作成と申請、船や飛行機といった輸送手配、商品などを保管する倉庫手配などです。

輸出入の法律知識や英会話・英文での書類作成スキルといった専門知識やスキルを必要とします。
医療事務
医療事務は病院やクリニックを訪れる患者に対応します。

診療報酬を健康保険組合に請求するレセプト業務、患者受付、会計、カルテ整理などを行います。

診療費用は、医療行為に応じて決められているため、一定の専門知識が必要となります。

事務職に向いている性格や求められるスキル

事務職の業務内容は配属する部署によってさまざまです。ですが、共通して求められる以下のような性格やスキルがあります。

就活で事務職を目指すならば、知っておきたい性格やスキルです。

人を支えることが好きな性格
事務職は基本的に部署の社員をサポートする業務を担当します。

本人が積極的に前に出て業務を回していくわけではありませんから、「人の役に立ち、感謝される」「チームワークで働く」ことに満足感を得られる性格の人が向いています。

また、忙しいときに人から仕事を依頼されるのは、誰でも嫌な気持ちになるものです。そのようなときでも相手を気遣って快く受け入れる気遣いができることも必要となってきます。
作業を正確に行い、納期を守る
事務職は何よりも正確さと納期を守ることが求められます。

書類作成やデータ入力に誤りがあれば、会社に大きな影響を与えてしまいます。また、それらをルールに従って保存しておかないと後々有効に活用できなくなってしまいます。

一方、仕事には納期（締め切り）が必ず決められていますから、納期を守るためにスケジュールを立てて、効率よく進めていく必要があります。
コミュニケーションスキル
事務職は一人でこつこつと業務をこなしていくイメージがあります。

ですが、サポートする社員と打ち合わせし、意図をくみ取って書類を作成することや、顧客や取引先に対して、要件が正確に伝わるように連絡・調整を行うといったスキルが必要とされます。

このような業務を円滑にまわすコミュニケーションスキルは、事務職には欠かせません。
パソコンスキル
事務職の業務にかける時間の多くはパソコンを使用しての書類作成やデータ入力です。パソコンスキルなしでは業務が回らないと考えてください。

入社までに、パソコンの基本操作ができる、エクセル（Excel）、ワード（Word）、パワーポイント（PowerPoint）を使えるようにしたほうが良いでしょう。

入社後は、企業独自のシステムを利用してのパソコン操作もありますから、パソコン操作に慣れていない人は、事前にブラインドタッチなどを練習しておくと良いです。

就活で事務職を志望するとき気をつけたいこと

事務職は、どのような企業や団体でも担当する人がいる、なくてはならない職種です。

ですから、事務職の仕事自体がなくなることはありませんが、就活で事務職に応募するときは、以下のような気をつけたいことがあります。

就活で事務職（一般職）の募集人数は減少する傾向がある
就活では事務職（一般職）の募集に応募することになりますが、各社とも事務職（一般職）の業務は派遣社員が行う動きが加速しています。

あるいは、銀行のフィンテックに代表されるＩＴ化により、事務職（一般職）の業務を効率化することも急ピッチで進むでしょう。

ですから、事務職（一般職）の募集を停止するとか、採用人数を減らす流れは止まらないことが予想されます。
事務職（一般職）と総合職の垣根は低くなる
ＩＴ化の進展により事務職の仕事が減少することに伴い、事務職（一般職）の総合職化が進んでいくことが予想されます。

現在、事務職（一般職）でも、本人の意欲と能力があれば総合職に転換できる制度を持つ企業はたくさんあります。

事務職（一般職）としてサポート業務に徹することも間違いではありませんが、本人のキャリアプランを考えたとき、事務職（一般職）であっても総合職の業務を吸収して自分のものにし、将来総合職を目指すことも選択肢の一つと言えます。