【就活・転職】面接の日程調整の返信マナー、お礼メールも！

就活・転職攻略の秘訣

2023.12.06 更新

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就活転職

就活や転職活動では、企業と面接の日程調整をメールでやりとりすることがありますが、日程調整の返信マナーに悩む人は多いようです。

面接の日程調整は様々なケースがありますが、マナーに沿って返信するにはどうしたら良いでしょうか。

日程調整をした結果のお礼のメールはどのように書けば良いでしょうか？

日程調整の返信で気をつけたいことも知りたいものです。

本ブログは、面接の日程調整で、マナーに沿った返信やお礼のメールの書き方を解説します。

就活や転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシート（就活）、職務経歴書（転職）を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。

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面接の日程調整メールに対する返信の基本
面接の日程調整でマナーに沿った返信のパターン
面接日程通りに出席できる場合
指定された面接日は都合が悪いため、面接日の変更を希望する場合
指定された面接日は都合が悪いため、面接希望日を伝える場合
企業から提示された面接候補日から選択する場合
企業から提示された面接候補日の都合が不明の場合
確定した面接日を再度、日程調整する場合
面接希望日を伝えたとき、返事が来ないために催促する場合
面接の日程調整の後で、日程が確定したときのお礼
面接の日程調整の返信やお礼メールで気をつけたいこと
まとめ

面接の日程調整メールに対する返信の基本

就活や転職活動において、企業から面接の日程調整のメールをもらうことがありますが、お礼のメールを含めたマナーに沿った返信の基本を説明します。

翌日の午前中までに返信する
企業から面接の日程調整のメールを受け取ったら、返信はできるだけ早く送りましょう。

当日中、企業の就業時間内に返信することが望ましいですが、遅くとも２１時までとし、深夜（２２時以降）は避けてください。

事情により当日中の返信が難しい場合には、翌日始業時間以降の午前中に送信してもかまいません。
メールの件名は「Re：」とする
件名は企業の日程調整メールの件名をそのまま使って「Re：面接日程のご連絡」のようにします。「Re：」を件名に使うことで、採用担当者が一目で返信メールであることがわかります。

なお、自分から最初にメールを送るときは、「件名（佐藤✕✕）」のように誰から送信されてきたかわかるように氏名（就活生は大学名、氏名）を書き加えます。

その後のやりとりが続いて「Re」がいくつも続くと件名を見づらくなるため「Re」を１つだけにして残りは削除してもかまいません。
返信は、「全員に返信」を選ぶ
日程調整メールの宛先で「CC」に他の氏名がある場合は、「全員に返信」を選択して返信します。これで社内の関係者へ情報を伝えることができます。

面接の日程調整でマナーに沿った返信のパターン

企業から面接の日程の連絡メールがきたときは、「日程通りに出席できる場合」と、「都合がつかなくて日程調整をお願いする場合」があります。

面接の日程調整をする場合は、①指定された日は都合が悪いため、変更を希望する、②指定された日は都合が悪いため、面接希望日を伝える、③企業から提示された候補日から選択する、④企業から提示された候補日の都合が不明、⑤確定した面接日を再度日程調整する、といった４つのケースがあります。

さらに本人の面接希望日を伝えたとき、連絡が来ないために、催促のメールを送ることがあります。

日程調整の後で、日程が確定したときのお礼のメールを返信する必要もあります。

面接の日程調整ではそれぞれのケース毎に内容が異なってくることを理解して、返信する文面を考えましょう。

面接日程通りに出席できる場合

面接の日程調整をすることなく指定された日に出席できる場合は、次のような返信とします。

面接日程の案内のお礼をする
指定された日に出席が可能であることを伝える
確認の意味で指定された日時を記入する
面接を受けることのお礼を伝える

具体的には、下記の例文を参照ください。

Re：面接日程のご連絡

○○株式会社
人事部　人事課
佐藤○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科　鈴木✕✕と申します。（転職では氏名のみ）

この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

ご指定頂いた日程で面接に出席させていただきます。

◯月◯日（火）　◯：◯◯〜◯：◯◯
◯◯◯◯株式会社　２階会議室

精一杯頑張りますので、当日は宜しくお願い致します。

----------------------------
○○大学○○部○○学科（転職は不要）
鈴木✕✕
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
----------------------------

指定された面接日は都合が悪いため、面接日の変更を希望する場合

指定された面接日に出席できないために、日にちを変更するよう日程調整を依頼する場合は、次のような返信とします。このとき都合により面接の難しい日があれば、その日を伝えてください。

面接日程の案内のお礼をする
指定された日に出席不可であることを伝える
日程を変更したい理由を伝える
日時変更を依頼する
指定された日に出席できないことをお詫びする

具体的には、下記の例文を参照ください。

Re：面接日程のご連絡

○○株式会社
人事部　人事課
佐藤○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科　鈴木✕✕と申します。（転職では氏名のみ）

この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、面接日の〇月〇日はゼミでの発表が予定されており（業務の都合により）、ご案内の時間にお伺いするのが難しくなっています。

まことに勝手なお願いではございますが面接の日時を変更していただくことは可能でしょうか。

もし変更していただけるならば、△月△日以外なら、いつでも可能ですのでよろしくお願いいたします。

お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございません。

なにとぞご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

指定された面接日は都合が悪いため、面接希望日を伝える場合

指定された面接日は都合が悪いため、本人から希望日を伝えたいときは次のような返信とします。

面接日程の案内のお礼をする
指定された日に出席不可であることを伝える
日程を変更したい理由を伝える
少なくとも３つ以上の希望日を挙げる
日程調整の時間を取ることのお詫びをする

具体的には、下記の例文を参照ください。

Re：面接日程のご連絡

○○株式会社
人事部　人事課
佐藤○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科　鈴木✕✕と申します。（転職では氏名のみ）

この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、もし可能であれば、以下の日程の中で面接を再調整して頂くことは可能でしょうか。

第一希望〇月〇日（月）〇時〜〇時
第二希望〇月〇日（水）〇時〜〇時
第三希望〇月〇日（金）〇時〜〇時

お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございません。

なにとぞご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

企業から提示された面接候補日から選択する場合

面接日程の調整で、会社から複数の候補日を提示されることがありますが、このときは次のような返信とします。

面接日程の案内のお礼をする
できれば２つの希望日を挙げる
日程調整の時間を取ることのお詫びをする

具体的には、下記の例文を参照ください。

Re：面接日程のご連絡

○○株式会社
人事部　人事課
佐藤○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科　鈴木✕✕と申します。（転職では氏名のみ）

この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた日程の中から下記の日時を希望いたします。

第一希望　〇月〇日（火）　〇時～
第二希望　〇月〇日（水）　〇時～

ご多用の中恐れ入りますが、調整のほどよろしくお願い申し上げます。

企業から提示された面接候補日の都合が不明の場合

転職活動で、企業から提示された面接候補日の都合が不明で日程調整できない場合は、次のような返信とします。

面接日程の案内のお礼をする
候補日に出席できるか不明であることを伝える
いつまでに返事ができるか伝える
日程が決まらないことのお詫びをする

具体的には、下記の例文を参照ください。

Re：面接日程のご連絡

○○株式会社
人事部　人事課
佐藤○○様

お世話になっております。
鈴木✕✕と申します。

この度は、面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、業務の都合により、現時点ではまだスケジュールの見通しが立っておらず、お伺いできる日程を提示することができません。

ぜひ、選考に参加させていただきたく存じますので、回答を〇月〇日（〇）までお待ちいただくことは可能でしょうか。

身勝手なお願いで、誠に申し訳ございません。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

----------------------------
鈴木✕✕
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
----------------------------

確定した面接日を再度、日程調整する場合

転職活動で、確定した面接日の都合が悪くなったため、再度の日程調整を希望するときは次のような内容とします。

指定された面接日に出席不可であることを伝える
日程を変更したい理由を伝える
再度の日程調整を詫びる
少なくとも３つ以上の希望日を挙げる
日程調整の時間を取ることのお詫びをする

具体的には、下記の例文を参照ください。

面接日程変更のお願い

○○株式会社
人事部　人事課
佐藤○○様

お世話になっております。
鈴木✕✕と申します。

この度は面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。

先日ご案内をいただきました面接日の〇月〇日は、業務の都合により、お伺いするのが難しくなっています。ご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、もし可能であれば、以下の日程の中で面接を変更して頂くことは可能でしょうか。

第一希望〇月〇日（月）〇時〜〇時
第二希望〇月〇日（水）〇時〜〇時
第三希望〇月〇日（金）〇時〜〇時

お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございません。

なにとぞご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

----------------------------
鈴木✕✕
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
----------------------------

面接希望日を伝えたとき、返事が来ないために催促する場合

転職活動で、こちらから面接の希望日を伝えたとき、返事が来ないために催促メールを送るときは次のような内容とします。

面接日程の案内のお礼をする
日程の返事をもらえていないことを伝える
確認の意味で改めて希望日を伝える
日程調整の時間を取ることのお詫びをする

面接希望日のご相談

○○株式会社
人事部　人事課
佐藤○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科　鈴木✕✕と申します。（転職では氏名のみ）

先日は面接していただける旨をお伝えいただき、ありがとうございます。

ご相談させていただいております面接日程ですが、その後いかがでしょうか。

念のために以前お送りしました希望日を改めて書き記しました。

第一希望〇月〇日（月）〇時〜〇時
第二希望〇月〇日（水）〇時〜〇時
第三希望〇月〇日（金）〇時〜〇時

上記の日程でご調整くださいますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認の上返信いただけますでしょうか。

何卒よろしくお願い申し上げます。

面接の日程調整の後で、日程が確定したときのお礼

面接の日程調整をした結果、面接日程確定の連絡がきた後でお礼のメールをするときは次のような内容とします。

面接の日程調整のお礼をする
確定した日に出席することを伝える
確認の意味で確定した日時を記入する
面接を受けることのお礼を伝える

具体的には、下記の例文を参照ください。

Re：面接日程のご連絡

○○株式会社
人事部　人事課
佐藤○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科　鈴木✕✕と申します。（転職では氏名のみ）

この度は、面接の日程調整をしていただき、誠にありがとうございます。

それでは、調整していただいた日程で面接に出席させていただきます。

◯月◯日（火）　◯：◯◯〜◯：◯◯
◯◯◯◯株式会社　２階会議室

お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございません。

精一杯頑張りますので、当日は宜しくお願い致します。

面接の日程調整の返信やお礼メールで気をつけたいこと

ここでは、面接の日程調整の返信やお礼のメールで気をつけたいことを説明します。

面接前日や当日の変更や再調整はメールではなく電話とする
面接日の変更や再調整を依頼するときが面接の前日や当日になる場合は、メールではなく電話で伝えてください。

前日や当日のメールでは採用担当者が多忙のために見落とすことがありますので避けてください。
企業名は正式名称とする
宛先の企業名は（株）（有）といった略称ではなく、○○株式会社、○○有限会社といったように正式名称で記載してください。
簡潔な内容とする
返信のメールは、簡潔な内容とします。

返信が長いと担当者が読む時間を取られる上に、何が言いたいかがぼやけてしまいがちです。おまけに印象も良くありません。

また、都合の悪い理由を長々と書くのは良くありません。言い訳をしていると取られてしまいます。

返信メールでは、面接に関する内容を簡潔に伝えることが重要です。
文字の誤りに気をつける
誤字・脱字、文字の誤変換がないように十分チェックして送りましょう。

誤字・脱字、文字の誤変換があるからといって面接が不合格となることはありませんが、印象が良くありませんから注意してください。
不適切な敬語使いをしていないか確認する
学生の間は、敬語を使い慣れていないために誤った敬語使いをすることがあります。

就活では正しい敬語を使えることが大切です。例えば、応募先企業は、文章では「貴社」、口頭では「御社」ですが、この違いを知っておかないと「御社」と書いてしまって相手から違和感を持たれてしまいます。

また、「～させていただく」を頻繁に使うことや、「お返事」「ご変更」など名詞に「お」や「ご」などの接頭語をやたらとつけると、くどくて読みにくくなります。

正しい敬語使いを勉強しておきましょう。
メールアドレスは就活（転職）用のものを使用する
フリーメールを使うときは、Gmailならスマートフォンとの連携がしやすく保存容量が大きいために使いやすいです。

プライベートのメールアドレスは、プライベートと就活用の区別がつかなくなること、人によっては企業との連絡に適さないアドレスの場合があります。