【転職】職務経歴書の適切な枚数とそのための書き方は？
職務経歴書は自分の職歴をプレゼンテーションする重要な書類ですが、「職歴が多い人は職務経歴書の枚数が多い」、逆に「職歴があまりない人は職務経歴書が１枚未満となって物足りない」と採用担当者から思われるかも知れないと悩む人は多いようです。
はたして職務経歴書の適切な枚数とは、何枚でしょうか？
適切な枚数とするための上手な書き方があるでしょうか？
職務経歴書の作成に関して、気をつけたいことも知りたいものです。
本ブログは、職務経歴書の適切な枚数と、そのための上手な書き方のコツを解説します。
転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書や職務経歴書を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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職務経歴書とは何か
職務経歴書の適切な枚数を探るまえに、職務経歴書とは何か理解することが大切です。
職務経歴書は、「自分の職歴をプレゼンテーションする書類」です。これまでの職務内容や成果・実績、習得した知識・スキルを伝えることで、企業から自分を認めてもらうための、転職活動では必須の書類です。
職務経歴書のフォームや書くべき内容については、履歴書のように公式に定まっていませんが、主な記載すべき内容は次の通りです。
- 職務要約
まさに職務経歴の要約であり、応募企業で活かせる経験を強調して、採用担当者が職務経歴書について、興味を持って読んでもらうための内容を記入します。２５０字程度に簡潔にまとめます。
- 職務経歴
これまで在籍した会社で、職務に携わった期間、配属部署、職務内容、成果、受賞歴などを記入します。時系列にまとめるやり方と、職種を軸にしたキャリア毎にまとめるやり方があります。
- 活かせる知識・スキル
英語力やパソコンスキル、折衝力など応募企業で使える知識・スキルを具体的にアピールします。
- 資格・免許
保有する資格・免許のうち、これまでのキャリアや応募職種に関係するものを中心に記入します。
- 自己ＰＲ
応募企業が求める人材像を考慮して自分の強みや特徴を記入します。
- 志望動機
企業の魅力や前職の経験をもとにした応募企業で働きたい理由と、入社したらどのように貢献できるかを記入します。
職務経歴書に記入する内容次第で枚数が決まってきますから、どのような内容とするかしっかり検討する必要があります。
職務経歴書の適切な枚数とは何枚か
実は、職務経歴書の枚数は何枚と公に決まっているわけではありません。職務経歴書の枚数は本人の社会人経験の年数によって決まることが多いものです。
職歴が多い人は、それだけ職務経歴欄に記入する内容が増えますし、活かせる知識・スキルや自己ＰＲなどもボリュームが増えるかも知れません。
逆に２０代で初めての転職活動の人は、職務経歴欄もそれほど記入しないでしょう。
採用担当者は、職務経歴書の枚数で本人を評価しているわけではなく、その内容から求める人材であるかを判断して選考しています。
ですから採用担当者がしっかり最後まで読んでもらえるように、職務要約や職務経歴、活かせる知識・スキル、自己ＰＲ、志望動機などをまとめる必要があります。
その結果として適切な枚数が決まります。
以上を考慮すると職務経歴書の枚数はＡ４で１～２枚、職歴が多い人は３枚くらいまでが適切と考えてください。
２枚が適切と言われることがありますが、１枚で書けるところを、内容を薄くする、文字のサイズを大きくするなどして無理やり２枚にするとか、アピールしたい内容を盛り込むと３枚になるけれど、泣く泣く内容を削って２枚とすることは、職務経歴書の本来の目的から外れてしまいます。
もちろん、ダラダラと長い文章が続いて３枚以上となってしまうと、それだけで良くない印象を与えてしまう恐れがありますから避けてください。
ちなみに企業が職務経歴書をコピーするとき、コストカットのため２枚を１枚にして縮小印刷するケースもよくあり、３枚はムダが発生するから良くないとの意見もありますが、企業は印刷が１枚増えてもそこまで気にしませんから安心してください。
自分の状況から判断して枚数は１～３枚としましょう。
適切な枚数とするための書き方
ここでは、採用担当者がしっかりと読んでもらえるような適切な枚数とするための書き方のコツを説明します。
- 社会人経験が少なく、職務経歴書の枚数が１枚未満となってしまう場合
第二新卒など、学校卒業後短期間で退職したときは、職務経歴欄の職務内容や成果、活かせる知識・スキル、自己ＰＲに記入する内容に悩むかも知れません。
社会人経験が少ない応募者について、採用担当者もそれほど業務経験を重視していませんが、応募する職種に関する経験があれば、それらを職務経歴や活かせる知識・スキルとしてきちんと記入してください。
たとえば、ビジネスマナーは身についている、経理の基本を知っているなど何でも良いのです。
一方で、就活の学生と同じように本人のポテンシャル（能力や人柄）も見ていますから、就活でアピールした能力や人柄、インターンシップ経験、研究テーマなどを応募する職種と関連づけながら自己ＰＲとしてまとめると良いでしょう。
- 職歴が多く、職務経歴書の枚数が多くなってしまう場合
転職を繰り返したとか、異動が多くて様々な職種を経験したときは、職務経歴欄の職務内容や成果、活かせる知識・スキル、自己ＰＲ記入したいことが多くて全ての内容を記入すると３枚では足りないと悩むかも知れません。
社会人経験が豊富な応募者について、採用担当者は募集職種にふさわしい職務経験や能力、スキルを持っているか重視します。
ですから、応募する職種に関する職務経験を意識して、それらをメインに職務経歴や活かせる知識・スキル、自己ＰＲとしてきちんと記入してください。
逆にそれほど応募職種に関係がない職務経験や知識・スキルは、シンプルにまとめてもかまいません。
例えば、職務経歴において、配属部署の職務内容や成果を全て同じように具体的に記入すると職務経歴書が何枚あっても足りません。
特に強調したい個所は具体的に記入して、そうでない個所は箇条書きにするとか、数字だけに留めるといった強弱をつけると採用担当者が理解しやすくなります。
あるいは、職務経歴では、時系列に会社ごとにまとめるのではなく、キャリア式のように、スキルごとにまとめる方法もあります。
職務経歴書の作成に関して気をつけたいこと
職務経歴書の作成に関して、枚数以外にも気をつけたいことがあります。
- 読みやすさを意識する
職務経歴書は、読みやすさを意識しましょう。例えば、タイトルにアンダーラインを引くことや、太字にする、フォントサイズは全体のバランスを見ながら、本文より２ポイント程度大きくします。
本文のフォントの書体は、ビジネスシーンで一般的に使われているMS明朝体またはMSゴシックとし、サイズは10.5～11ポイントに統一すると良いでしょう。読みやすい職務経歴書であれば、その内容を効果的に伝えることができます。
- 強調したい個所は、より具体的な内容とする
仕事の成果や表彰は、より具体的に伝えることでイメージしやすくなります。
できれば数字で表現するとわかりやすいです。例えば、「データ作成にかける時間を短縮した」よりも、「データ作成にかける時間を２０時間／月から１４時間／月に３０％削減した」という表現のほうが伝わりやすいです。
- ホッチキスよりクリップで留める
職務経歴書の枚数が２～３枚あるときは、ひとまとめにします。ホチキスで留めるとばらばらになりにくいですが、採用担当者が応募書類をファイルに保管するとき針の部分の厚みが出て、ファイリングしにくくなるために針を外すことになります。
このとき、いちいちホチキスを取り外すのは意外と手間がかかるものです。まして人気企業では相当数の職務経歴書が送付されてきますから、その手間は相当なものです。
職務経歴書のファイリングが採用担当者の負担にならないように、取り外しの簡単なクリップでまとめたほうが親切です。
まとめ
職務経歴書の適切な枚数とそのための上手な書き方のコツを考えてみます。
職務経歴書は、「自分の職歴をプレゼンテーションする書類」です。これまでの職務内容や成果・実績、習得した知識・スキルを伝えることで、企業から自分を認めてもらうための、転職活動では必須の書類です。
職務経歴書に記入する内容次第で枚数が決まってきますから、どのような内容とするかしっかり検討する必要があります。
職務経歴書の枚数は何枚と公に決まっているわけではありません。職務経歴書の枚数は本人の社会人経験の年数によって決まることが多いものです。
採用担当者は、職務経歴書の枚数で本人を評価しているわけではなく、その内容から求める人材であるかを判断して選考しています。
ですから採用担当者がしっかり最後まで読んでもらえるように、職務要約や職務経歴、活かせる知識・スキル、自己ＰＲ、志望動機などをまとめる必要があります。
その結果として適職務経歴書の枚数はＡ４で１～２枚、職歴が多い人は３枚くらいまでが適切と考えてください。
採用担当者がしっかりと読んでもらえるような適切な枚数とするための書き方のコツは次の２つです。
- 第二新卒など、社会人経験が少なく、職務経歴書の枚数が１枚未満となってしまう場合、採用担当者もそれほど業務経験を重視していませんが、応募する職種に関する経験があれば、それらを職務経歴や活かせる知識・スキルとしてきちんと記入してください。
一方で、本人のポテンシャル（能力や人柄）も見ていますから、就活でアピールした能力や人柄、インターンシップ経験、研究テーマなどを応募する職種と関連づけながら自己ＰＲとしてまとめると良いでしょう。
- 職歴が多く、職務経歴書の枚数が多くなってしまう場合、採用担当者は募集職種にふさわしい職務経験や能力、スキルを持っているか重視します。
応募する職種に関する職務経験を意識して、それらをメインに職務経歴や活かせる知識・スキル、自己ＰＲとしてきちんと記入してください。
職務経歴書の作成に関して気をつけたいことは、次の３つです。
- 読みやすさを意識する
- 強調したい個所はより具体的な内容とする
- ホチキスよりクリップで留める
以上、職務経歴書の適切な枚数とそのための上手な書き方のコツを解説しました。
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もちろん履歴書や職務経歴書の自己ＰＲや志望動機などの作成にも役立つマニュアルとなっています。
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