【就活】就活メールの件名｜採用担当に好印象の例文とNG例
就活では、企業の採用担当者とメールでやり取りする機会が多くあります。
説明会の申し込み、面接日程の調整、書類の送付、お礼の連絡など、
メールは就活において欠かせないコミュニケーション手段です。
その中でも、意外と重要なのが就活メールの件名です。
採用担当者は毎日多くのメールを受け取っています。
そのため、メールを開く前に必ず件名を確認します。
つまり、件名が分かりにくいと
- メールを後回しにされる
- 読まれない
- マナーがない学生だと思われる
可能性があります。
逆に、件名がわかりやすいと
- 丁寧な学生という印象になる
- 返信が早くなる
- コミュニケーションがスムーズになる
というメリットがあります。
この記事では、人事採用担当者の視点から
- 就活メールの件名の正しい書き方
- 採用担当者が評価する件名
- よくある失敗例
- すぐ使える件名テンプレート
を詳しく解説します。
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就活メールの件名が重要な理由
- 採用担当者は件名でメールを判断する
結論から言うと、就活メールの件名は非常に重要です。
理由は、採用担当者のメールボックスには毎日数十〜数百通のメールが届くからです。
例えば、採用担当者には次のようなメールが届きます。
- 学生からの問い合わせ
- 面接日程調整
- 社内メール
- 採用システム通知
- 業者からの営業
そのため、採用担当者は件名を見て「今読むべきメールか」を判断します。
件名が分かりにくいと「後で読もう」となり、返信が遅れることもあります。
- 就活ではメールマナーも評価対象
就活では、メールの書き方も社会人としての基本マナーとして見られています。
件名が適切であれば
- ビジネスマナーが身についている
- 丁寧な学生
- 社会人意識がある
という印象になります。
逆に、件名が雑だと
- マナーがない
- 常識がない
- 注意力が低い
と思われてしまうこともあります。
就活メールの件名を書く5つのコツ
- 用件を具体的に書く
まず大切なのは、就活のメールでは件名に用件を記入することです。
採用担当者は件名だけでメール内容を把握します。
- NG例：
会社説明会について
これでは何のメールかわかりません。
- OK例：
3月20日会社説明会参加申込みの件
このように、内容が一目でわかるようにしましょう。
- NG例：
- メールの目的を書く
就活メールでは、何の目的のメールなのかを記入します。
例えば
- 面接日程調整
- 書類送付
- お礼
- 質問
などです。
例：
面接日程調整のお願い
履歴書送付のご連絡
面接のお礼このように目的を記入することで、採用担当者は内容を理解しやすくなります。
- 大学名と氏名を書く
就活メールでは、件名の最後に大学名と氏名を書くと丁寧です。
例：
面接日程調整のお願い【〇〇大学 山田太郎】
採用担当者は多くの学生とやり取りしているため、誰からのメールか
すぐ分かるようにすると親切です。 - 件名は簡潔にまとめる
件名は長すぎても良くありません。
理想は
スマホなら約20文字
パソコンでは約25文字程度です。
例：
履歴書送付の件【〇〇大学 山田太郎】
- 1メール1テーマにする
就活のメールの件名は、1つの用件だけにしましょう。
NG：
面接日程変更と履歴書送付の件
この場合は
- 面接日程変更メール
- 履歴書送付メール
に分ける方が良いです。
採用担当者が評価する就活メールの件名
採用担当者は、メールを開く前にまず件名を見て内容を判断しています。
そのため、わかりやすい件名を書くと
「丁寧な学生だ」という印象を持ってもらいやすくなります。
ここでは、採用担当者が好印象を持つ就活メールの件名の特徴を紹介します。
- 要点が整理されている
良い件名は、何のメールなのかが一目でわかることが大切です。
たとえば、次のようなものです。
例：
面接日程調整のお願い【〇〇大学 山田太郎】
この件名を見るだけで、採用担当者は
- 面接の日程調整に関するメール
- 〇〇大学の山田太郎からのメール
ということがすぐに理解できます。
このように、メールの内容と送信者がすぐわかる件名にすると親切です。
- 簡潔で読みやすい
件名は長すぎないようにしましょう。
長いものは、スマートフォンでは途中までしか表示されないことがあります。例：
面接日程変更のお願い【〇〇大学 山田太郎】
このくらいの長さなら、内容もわかりやすく読みやすい件名になります。
- ビジネスメールとして適切である
就活メールは、企業とやり取りするビジネスメールです。
そのため、友人に送るメールのような件名は避けましょう。
例えば次のような件名は適切ではありません。
NG例：
こんにちは！
質問があります！このような書き方では、ビジネスマナーがないと思われる可能性があります。
就活メールでは、
丁寧で落ち着いた表現の件名を使うことが大切です。
採用担当者が困るNGな件名
就活メールでは、件名を見ただけで内容がわかることがとても大切です。
しかし、内容がわかりにくい件名としてしまう学生も少なくありません。
ここでは、採用担当者が困ってしまうNGな件名の例をわかりやすく紹介します。
- 挨拶だけ
件名に「こんにちは」や「初めまして」といった挨拶だけを書くのは避けましょう。
NG例：
こんにちは
初めましてこのような件名では、採用担当者は
「どんな内容のメールなのか」がわかりません。その結果、迷惑メールと間違われることや、後回しにされてしまうことがあります。
挨拶は件名ではなく、メール本文の最初に書くようにしましょう。
- 内容がわからない
件名を見ても、何のメールなのか分からない書き方もよくあります。
NG例：
質問です
相談がありますこのような件名では、どんな内容なのか判断できません。
件名には、できるだけ具体的な内容を書くことが大切です。
良い例：
面接日程についてのご質問
会社説明会参加申込みの件このように書くと、メールの内容がすぐに伝わります。
- 名前だけ
件名に自分の名前だけを書くのもNGです。
NG例：
〇〇大学 山田です
これでは、採用担当者は「何のメールなのか」が分かりません。
件名では、まずメールの目的を書くことが大切です。
良い例：
面接日程調整のお願い【〇〇大学 山田太郎】
このように、
用件＋大学名＋氏名を記入すると、わかりやすくなります。
人事担当者が実際に見た失敗例
採用担当者は、これまで多くの就活メールを見ています。
その中には、件名の書き方が原因で内容が伝わりにくいメールも少なくありません。
ここでは、人事担当者が実際によく見る件名の失敗例を紹介します。
■失敗例1：強い言い方
NG例：
至急確認お願いします！！！
このような件名は、強い印象を与えてしまいます。
また、「！」を使うとビジネスメールとしてふさわしくないと
思われることがあります。
就活メールでは、落ち着いた丁寧な表現を使うことが大切です。
良い例：
面接日程についてのご確認
面接日程変更のお願い
このようにすると、内容がわかりやすく丁寧な印象になります。
■失敗例2：内容がわからない
NG例：
Re:Re:Re:お世話になっております
就活でメールのやり取りが続くと、このような件名になることがあります。
しかし、この件名だけではどんな内容のメールなのかが分かりません。
もしメールの内容が変わった場合は、内容に合わせて件名も変更すると親切です。
良い例:
Re: 面接日程調整の件
■失敗例3：あいまい
NG例：
質問があります？
この件名では、何についての質問なのかが分かりません。
採用担当者は多くのメールを受け取るため、
件名を見ただけで内容が分かることが大切です。
良い例：
選考スケジュールについての質問
会社説明会についての質問
このように、質問の内容を具体的に書くとわかりやすい件名になります。
このように、就活メールの件名では
**「内容がすぐわかること」**がとても大切です。
採用担当者が読みやすい件名を書くことで、
丁寧で印象の良い学生だと思ってもらいやすくなります。
就活メールの件名テンプレート
ここでは、すぐ使える例文を紹介します。例文の後に【大学・氏名】を加えましょう。
- お礼メール
面接のお礼
インターンシップ参加のお礼 - 書類送付
履歴書送付の件
応募書類送付の件 - 日程調整
面接日程調整のお願い
面接日時変更のお願い - 質問メール
選考スケジュールのお伺い
エントリーシート締切日の確認 - お詫びメール
会社説明会欠席のお詫び
面接辞退のお詫び
就活メールの件名で注意するポイント
就活メールの件名を記入するときは、
いくつか気をつけたいポイントがあります。
ここでは、
採用担当者に失礼な印象を与えないための注意点をわかりやすく説明します。
- 企業からのメールには件名を変えない
企業から届いたメールに返信するときは、
件名を変えずにそのまま返信するのが基本です。たとえば、企業から次のようなメールが届いたとします。
例：
Re: 面接日程のご案内
この場合、件名は変えずにそのまま返信します。
件名を変えてしまうと、
これまでのメールのやり取りが分かりにくくなってしまうためです。採用担当者が内容を確認しやすいように、
基本的には件名を変更しないようにしましょう。 - 件名と本文の内容を同じにする
メールの件名と本文の内容は、同じテーマにすることが大切です。
たとえば、件名が「面接日程調整のお願い」なのに、
本文で別の内容を記載してしまうと、採用担当者は混乱してしまいます。就活メールでは、“1つのメールに1つの用件”を意識すると、
わかりやすいメールになります。 - 誤字脱字を必ず確認する
件名の誤字や脱字は、とても目立ちます。
そのため、送信する前に必ず確認しましょう。件名以外でも特に次の内容は間違えやすいので注意が必要です。
- 企業名
- 採用担当者の名前
- 日付
このような情報を間違えると、失礼な印象を与えてしまう可能性があります。
- 絵文字や記号は使わない
就活メールでは、
友人とのメールのように絵文字や記号を使わないようにしましょう。たとえば次のような書き方は避けます。
NG例：
面接ありがとうございます！
質問があります？「！」や「？」はカジュアルな印象を与えるため、
ビジネスメールではあまり使いません。就活メールでは、落ち着いた丁寧な表現を使うことが大切です。
就活メール送信前チェックリスト
送信前に次のポイントを確認しましょう。
□件名に用件が書かれている
□件名が簡潔
□大学名と氏名がある
□誤字脱字がない
□件名と本文が一致している
このチェックをするだけで、メールの印象は大きく変わります。
就活メールの件名に関するよくある質問
ここでは、就活メールの件名について就活生からよくある質問をまとめました。
メールを書く前に確認しておくと、安心して企業に連絡できます。
Q1. 件名に大学名は必要ですか？
A1. 必須ではありませんが、書いた方が親切です。採用担当者は多くの学生とメールのやり取りをしています。そのため、件名に大学名と名前があると、誰からのメールなのかがすぐにわかります。
例:
面接日程調整のお願い【〇〇大学 佐藤三郎】
Q2. 件名は何文字くらいが理想ですか？
A2. 目安は20〜25文字以内です。スマートフォンでは件名が長いと途中で切れてしまうことがあります。そのため、できるだけ短く簡潔に記入することが大切です。
Q3. 件名の「Re:」は消してもいいですか？
A3. 基本的には消さずにそのまま返信します。「Re:」は返信メールであることを示すため、メールのやり取りの流れがわかりやすくなります。
Q4. 夜に就活メールを送っても大丈夫ですか？
A4. 21時までに送れば、基本的に問題ありません。企業の担当者は、メールを営業時間内に確認することが多いです。ただし、気になる場合は翌日の朝に送ると安心です。
Q5. 件名を書き忘れてメールを送ってしまった場合はどうすればいいですか？
A5. 書き忘れたことに気づいたら、すぐにメールを再送しましょう。
例:
【再送】面接日程調整のお願い
本文では、次のように一言お詫びを書きます。
例:
先ほど件名を記載せず送信してしまいましたため、再送いたします。
Q6. 件名に企業名を書く必要はありますか？
A6. 基本的には必要ありません。ただし、複数の企業とメールのやり取りをしている場合は、企業名を入れるとわかりやすくなることがあります。
例:
株式会社〇〇 面接日程調整のお願い【〇〇大学 山田太郎】
Q7. 件名に「至急」と書いてもいいですか？
A7. 就活メールでは、「至急」という言葉はなるべく使わない方がよいです。強い表現になるため、採用担当者にプレッシャーを与えてしまうことがあります。
代わりに、丁寧な表現を使うとよいでしょう。
例:
面接日程についてのご確認
面接日程変更のお願い
Q8. 件名に「！」や「？」を使ってもいいですか？
A8. 就活メールでは、「！」や「？」は使わない方がよいです。これらの記号はカジュアルな印象を与えるため、ビジネスメールにはあまり適していません。
Q9. 件名は毎回同じでも大丈夫ですか？
A9. 就活で内容が同じメールのやり取りであれば問題ありません。ただし、メールの内容が変わった場合は、内容に合わせて件名も変更しましょう。
Q10. 件名が長くなってしまう場合はどうすればいいですか？
A10. 長くなりそうなときは、重要な内容だけを記入するようにします。
NG例:
会社説明会参加についてご相談させていただきたい件
OK例:
会社説明会参加についてのご相談
短くまとめることで、読みやすい件名になります。
まとめ
就活メールでは、件名が第一印象を決めます。
採用担当者に好印象を与える件名のポイントは次の通りです。
- 就活メール件名のポイント
- 用件を具体的に書く
- 目的を明確にする
- 大学名と氏名を書く
- 簡潔にまとめる
- 1メール1テーマ
逆に次の件名は避けましょう。
- NG件名
- 挨拶だけ
- 内容がわからない
- 名前だけ
就活メールの件名を工夫するだけで、採用担当者の印象は大きく変わります。
ぜひ本記事の内容を参考に、好印象を与える就活メールの件名を書いてみてください。
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