【就活】就活メールの件名で採用担当者に好印象の書き方は？

就活・転職攻略の秘訣

2023.12.05 更新

次 » « 前

就活

就活では、採用担当者とメールでやりとりをすることが頻繁にあります。このとき採用担当者に好印象を与えるためには、メールの内容が一目でわかる件名を使うことが求められます。

それでは、就活メールでわかりやすい件名とするコツは何でしょうか？

一方で、採用担当者がわかりにくい件名とはどのような件名でしょうか？

具体的に使える就活メールの件名や、気をつけたいことも知りたいものです。

本ブログは、就活メールの件名で、採用担当者に好印象の書き方について解説します。

就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。

本サイト「キャリア育みファ―ム」を読んでいただければ、就活の選考・面接対策に自信が持てるようになります。さらに、絶対の自信を持って臨みたい方には、「就活面接必勝法」を用意しております。

就活メールでわかりやすい件名にするコツ
就活メールで、採用担当者がわかりにくい件名
具体的に使える就活メールの件名とは
就活メールの件名に関して気をつけたいこと
まとめ

就活メールでわかりやすい件名にするコツ

就活で採用担当者と交わすメールは、友人同士が交わすメールと異なりビジネスマナーに沿ったものでなくてはなりません。加えて簡潔でわかりやすいことが求められます。

特にメールの内容が一目見ただけでわかる件名とすれば、採用担当者に好印象を持ってもらえます。

以下に就活メールでわかりやすい件名にするコツを説明します。

用件を具体的に入れる
件名に用件を入れる理由は、採用担当者が一目見ただけで内容が何かわかるようにするためです。

企業に勤務すると毎日数多くのメールが社内外から送られてきます。社員はそれらの件名を見て、直ぐに読む必要のあるものと、後で読んでも良いものを瞬時に判断しています。

この場合、件名でメールの内容がわからなければ、読まずにそのままにされてしまう可能性もあります。

ですから、そのメールの内容が何か、件名を見ただけでわかるようにすべきです。

例えば、件名が「会社説明会について」では会社説明会の何についてなのか、件名だけではわかりませんが、「○日会社説明会参加申し込みのお願い」となっていれば、一瞬で何が書いてあるかわかります。

このように件名に用件を具体的に入れることは必要です。ただし、用件はくどくどと長く書かずに簡潔にまとめましょう。
目的がわかるように書く
就活のメールでは、何の目的で送ったのかわかるようにします。上記の例でいうと、「○日に開催される会社説明会の参加を申し込む」ことです。

学生同士のメールでは件名が書かれていないとか、いきなり文章が入っていることがありますが、就活メールでは、件名にメールを送った目的が書かれているとわかりやすくなります。
差出人の大学・氏名を書く
就活のメールでは、メールを送る目的の後に差出人の大学名と氏名を書きます。「○日会社説明会参加申込みのお願い　○○大学山田太郎」のように書きます。

社外からのメールでも、差出人が就活中の学生ということがわかると、開けやすくなります。
長々と書かない
就活メールの件名は、具体的なものが望ましいですが、その結果長くなりすぎるのも読む人にとって良い印象を与えません。

スマートフォンの件名の文字数は全角２０字程度、パソコンのそれは全角２５字程度です。なので、全てのタイトルを表示するときはスマートフォンなら２０字、パソコンなら２５字以内に収める必要があります。

また、件名に複数の目的を含めるとわかりにくくなりますので、避けてください。
メーリングリスト宛ての就活メールは担当者名を入れても良い
メーリングリストとは、複数の人に同じ内容のメールを送信する仕組みです。採用担当者個人に見てもらいたいときは、件名に担当者名を入れてもかまいません。

「○○様　○日面接日程変更のお願い　○○大学山田太郎」といったようなかたちです。

就活メールで、採用担当者がわかりにくい件名

就活メールを送る時、上記とは逆に採用担当者がわかりにくい件名があります。採用担当者はメールの件名を見て怪しいと判断した場合はメールを開けずに破棄することが常識となっています。

ウイルスメールやフィッシングメールかも知れないと考えるからです。

以下の件名はどこからのメールなのかわかりにくく、怪しいと見なされる可能性がありますので避けてください。

挨拶だけ
件名で「こんにちは」とか「初めまして」といった挨拶を書く人がいます。これだと読み手が何のメールかわからずに迷惑メールと勘違いすることや、読まずにスルーしてしまう可能性があります。

いきなり挨拶をするのではなく、挨拶は本文の中で書きましょう。
何のメールかわからない
上記にもあるように、「会社説明会について」のような「○○について」「○○の件」といった、件名に用件を入れていないメールは、採用担当者が件名を一目見ただけで内容が何かわかりません。

具体的な内容の件名としましょう。
自分の名前だけ伝える
「○○大学の鈴木です」のような件名に名前だけ名乗ることも、何のためのメールかわからないために、メールを受けた人は不気味で開くことに躊躇してしまいます。

やはり、名前の前にメールを送る目的を書くことが大切です。

具体的に使える就活メールの件名とは

ここでは、就活メールで具体的に使える代表的な件名を挙げてみますので、目的に沿って選択してください。

○○のお礼　
何かをしてもらったときのお礼を伝える件名です。

例：「インターンシップのお礼」、「ＯＢ訪問のお礼」、「面接のお礼」、「内々定のお礼」
○○送付の件
応募書類など書類を送るときに使う件名です。

例：「履歴書送付の件」、「エントリーシート送付の件」、「内定承諾書送付の件」
○○のお願い
何かをお願いするときに使う件名です。

例：「会社案内パンフレット送付のお願い」、「面接日程変更のお願い」
○○のお伺い
何かを企業に問い合わせる件名です。

例：「エントリーシート締切日のお伺い」、「選考結果のお伺い」
○○のお詫び
自分の行為が企業に迷惑のかかる場合の件名です。

例：「会社説明会欠席のお詫び」、「一次面接辞退のお詫び」
○○のご連絡
自分の行為を連絡する場合の件名です。

例：「履歴書本日送付のご連絡」、「面接日時候補のご連絡」
○○のご確認
企業に返事を督促する場合や、選考結果を確認する場合の件名です。

例：「インターンシップ日程のご確認」、「筆記試験結果のご確認」

就活メールの件名に関して気をつけたいこと

ここでは、その他就活メールの件名に関して気をつけたいことを説明します。

企業からのメールを受けとった場合は、件名を変えず返信する
企業からのメールを返信するときは、「Re:○○○」というように同じ件名となります。このときは件名を変えずにそのまま返信してください。
件名とメールの本文が違わないように気をつける
本文は、ともすると件名以外の内容でもあれこれと書きたくなってしまうものです。

件名と本文の内容は違わないようにします。基本は１つのメールで１つのテーマとしましょう。

ですが、メールでのやりとりでは返信が続くことがあります。このとき、次第にやりとりの内容が件名と変わっていくことがあります。

「Re:Re･･･」について、本文の内容が件名と変わっているときは、本文に合わせて件名も変えてください。
誤字脱字に注意する
就活メールの件名に誤字脱字がないか注意しましょう。特に、企業名や採用担当者の名前を入れるときは誤らないように注意してください。

誤字脱字があると、それだけで印象が悪くなってしまいます。
絵文字や「！」や「？」を使わない
就活メールの件名では、友人同士が良く使っている絵文字や、感嘆符「！」や、疑問符「？」を使うとマナーがわかっていないと見なされます。

メールの本文も含めて絵文字や「！」や「？」を使わないようにしてください。
件名を忘れたら直ちに再送する
企業に送信した就活メールの件名を忘れた場合は、気がついたときに直ちに再送しましょう。

件名のはじめに「【再送】件名」として、本文の冒頭に「大変恐れ入りますが、先ほど件名を書くことを忘れて送信してしまいましたので、再送させていただきます」と書いて改めて先ほどのメールを送ります。