【就活】インターンの辞退を電話で伝えるときの正しいマナー
インターンに参加する予定でいたけれど、事情により辞退するとき、電話で伝えたいときがあります。
インターンを辞退すると、就活での応募に影響があるでしょうか？
また、電話での連絡は問題ないでしょうか？
インターンを辞退するときの電話で気をつけたいことと、話し方を知りたいものです。
本ブログは、インターンを辞退するときの電話の正しいマナーについて解説します。
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インターンを辞退すると、就活での応募に影響があるか
さまざまな事情によりインターンシップの参加を辞退することがありますが、就活での応募に影響はあるでしょうか？
インターン辞退の影響は、その理由が人事担当者に納得されるか否かで決まります。人事担当者に納得される理由なら影響は少ないですが、そうでなければ影響すると考えてください。
納得される理由とは、たとえば、「研究発表と重なるといった学業上の理由」「家庭の事情」など本人の意思によらないものです。
「体調不良」は、やむを得ないと理解してくれるかも知れませんが、「自己管理ができない」と評価されるかも知れません。
それ以外の理由は、どのような理由であっても「その会社を希望する意欲が弱い」「マナーに欠ける」「第一志望ではない」「応募しても、辞退の可能性がある」とみなされてマイナス評価されてしまうでしょう。
その会社に入社を希望するならば、人事担当者に納得される理由がある場合を除き、インターンの辞退はしないことが望ましいです。
しかし、「それほどインターンに参加を希望しない」「他社のインターンと重なっていて、そちらの参加を希望する」人は、就活ではほぼ応募しないでしょうから、マイナス評価は覚悟の上での辞退かと思います。
インターンの辞退は、早めに連絡してください。このときは、インターンへの参加を認めてくれた会社に誠意を持って対応することが肝心です。
絶対にやってはいけないことは、無断キャンセルです。当日インターン参加を見込んでいた人が無断で欠席すると、会社に大きな迷惑がかかりますので、必ず連絡することです。
辞退の連絡はクレームになるかも知れないと、勇気が必要かも知れませんが、社会人としてのマナーとして連絡してください。
電話による辞退の連絡は問題ないか
それでは、電話による辞退の連絡は問題ないか説明します。
- インターンの辞退の連絡は、メールまたは電話によります
インターンの辞退の連絡は、メールまたは電話によるやり方がありますが、はたして電話だけで良いでしょうか？
電話はお詫びの気持ちが生の声により伝わりやすいのですが、メールではどうしても事務的な印象を与えてしまいます。
ですが、メールを送ることで、履歴が残り、その後のトラブルを防ぐことができます。
結論としては、最初に電話をして辞退を伝え、その後、改めてメールを送るのが丁寧で、誠意を伝えるやり方です。
メールだけの連絡は、担当者がメールをいつ見るかわからないために、前日や当日のメールは辞退の連絡が伝わらない恐れもあります。
- まずは、電話でインターンの辞退を伝えてください。
特に、インターン前日や当日の辞退は、電話連絡を必ず行ってください。
電話での連絡は、担当者が不在のとき、辞退の連絡ができないことがあります。このような場合は、電話に出た社員に、担当者に辞退を伝えていただくよう依頼してください。
その後、メールにて、改めて辞退を伝えてください。
インターンを辞退するときの電話で気をつけたいこと
ここでは、インターンを辞退するときの電話で気をつけたいことについて説明します。
- 誠意を持って対応する
何十倍もの競争率から選ばれたインターンシップならば、辞退されることは企業にとって不満が残ります。
電話では誠意を持った対応を心がけましょう。お詫びの言葉には申し訳ない気持ちを込めて伝えてください。
- 辞退の理由により就活で影響を与えないようにする
辞退の理由を伝えるときは、二つのケースが考えられます。
一つ目は、その会社への応募を考えているときです。このときは上記にあるように「学業上の理由」「家庭の事情」といった納得される理由としてください。
前日や当日の辞退は、「体調不良」を理由とすることが受入れられやすいでしょう。
二つ目は、その会社へ応募しないときです。このときは、「諸般の事情」「一身上の都合」による辞退を理由としてもかまいません。
この場合。インターン担当者から、理由を詳しく聞かれることがあるかも知れません。正直に本当の理由を伝えるとマイナスイメージを与えてしまうかもしれませんし、失礼にあたることもありますので、注意が必要です。
また、後で考え直して就活で応募しようとしたとき、選考で厳しいものになると考えてください。
- 他の日程の参加を打診されたときのために、候補の日程を考えておく
辞退の理由が、「学業上の理由」「家庭の事情」など納得される理由によるときは、他の日程の参加を打診されるかも知れません。
次に参加できる候補の日程を考えておきましょう。
インターンを辞退するときの電話のかけ方
それでは、インターンを辞退するときの電話の具体的なかけ方を説明します。
- 挨拶の後、氏名を名乗り、電話に出た社員にインターン担当者につないでもらう
例：「お忙しいところ、失礼いたします。 私、○○大学○○学部の田中✕✕と申します。○月×日に行われるインターンシップの件で電話いたしました。 採用担当の○○様はいらっしゃいますか」
インターン担当の氏名がわからないときは、「ご担当者様につないでいただけますか」と伝えます。
- 担当者にインターンの辞退を簡潔に伝える
例：「お忙しいところ、失礼いたします。 私、○○大学○○学部の田中✕✕と申します。○月×日に行われるインターンシップの件で電話いたしました。 少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか」
インターン担当が「大丈夫です」などと言った場合は、次に進みます。
例：「先日、○月×日に行われるインターンシップのご案内をいただきましたが、研究発表会と重なってしまったため、インターンシップを辞退せざるを得なくなり、電話いたしました」
インターン担当が「わかりました」と言った場合は、次に進みます。
- 辞退のお詫びのことばを伝える
例：「お忙しいところ貴重な機会を作っていただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけして、大変申し訳ございません」
- 忙しいなかで電話対応をしてくれたことの感謝を伝える
例：「本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。失礼いたします」
まとめ
インターンに参加予定でいたけれど、事情により辞退するとき、電話でどのように伝えたらよいか考えてみます。
インターンの辞退は、辞退の理由が人事担当者に納得できるものであれば影響は少ないですが、そうでなければ影響すると考えてください。
絶対にやってはいけないことは、無断キャンセルです。
インターンの辞退の連絡は、メールまたは電話によるやり方がありますが、最初に電話をして辞退を伝え、その後、改めてメールを送るのが丁寧で、誠意を伝えるやり方です。
インターンを辞退するときの電話で気をつけたいことは、次の３つです。
- 誠意を持って対応する
- 辞退の理由により就活で影響を与えないようにする
- 他の日程の参加を打診されたときのために、候補の日程を考えておく
以上、インターンを辞退するときの電話の正しいマナーについて解説しました。
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