【就活】インターンの申し込みで採用されるメールの書き方

2021.06.26 更新
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インターンシップ(以下インターン)に申し込みを希望する企業があるけれど、企業宛てのメールをどのように書けば良いのか、よくわからない学生は多いものです。

インターンの申し込みメールを書くときの基本がわかりません。申し込みメールで採用されるためにはどのような内容のものが良いでしょうか?

インターンの申し込みメールで気をつけたいことはあるでしょうか?

本ブログは、インターンの申し込みで採用されるメールの書き方を解説します。

目次
  1. インターンの申し込みメールを書くときの基本
  2. インターンの申し込みメールの例文
  3. インターンの申し込みメールで気をつけたいこと
  4. まとめ

インターンの申し込みメールを書くときの基本

インターンの申し込みメールを含めて、企業とのやりとりをする上でのビジネスメールの基本は①宛先、②件名、③宛名、④本文、⑤署名で構成されます。

  1. 宛先

    宛先について、メールの場合はメールアドレスのことです。メールアドレスは手入力するとスぺルミスをする可能性がありますから、間違いがないかチェックしてください。

    メールアドレスはコピー&ペーストするとスペルの間違いはないですが、コピーミスの可能性もありますからチェックは必要です。

  2. 件名

    件名は、インターン担当者が一目で何が書いてあるメールなのかわかるようなものとします。

    インターン担当者は概ね採用担当者が兼ねていますが、毎日数多くのメールを社内外から受け取っています。

    そのとき、件名を見て「直ちに読む必要のあるメール」と「後回しでも問題ないメール」か、を判断します。

    直ちに読んでもらうためには、「インターンの申し込み」と併せて、大学名、氏名を件名に入れましょう。

    インターンシップ参加申し込み【○○大学 山田太郎】

  3. 宛名

    宛名は企業の正式社名とします。(株)○○というように省略せず、株式会社○○というように書くことがマナーです。

    また株式会社には社名の前に入る前株と、後ろに入る後株がありますので、正式な社名を間違えないように注意してください。

    社名の後には担当部署名と担当者名を書き、担当者名には「様」をつけます。担当者名がわからないときは「インターンシップ採用ご担当者様」とします。

    株式会社○○
    人事部 人事課
    インターンシップ採用ご担当者様

  4. 本文

    本文は、「挨拶と自己紹介」「用件」「インターンの志望動機」「インターンの採用をお願いする締めのことば」の順序で記します。

    本文はできるだけ簡潔に、短くわかりやすくまとめることを意識してください。

    段落と段落の間に1行空けることで、更に読みやすくなります。

    ■挨拶と自己紹介

    挨拶の後で、自分の所属大学名、学部学科、学年、氏名を書きます。

    挨拶について、はじめてのメールでは「はじめてメールを送らせていただきます」とします。2回目以降では「お世話になっております」と変わります。

    大学名、学部・学科名は省略せずに正式名称としてください。氏名もフルネームで書いてください。

    はじめてメールを送らせていただきます。(お世話になっております。)
    ○○大学 法学部法律学科 山田太郎と申します。

    ■用件

    続けてメールを送った用件を伝えます。用件は、「インターンに参加希望」ということです。

    貴社の採用サイトにてインターン募集の案内を拝見し、是非応募させていただきたくご連絡申し上げました。

    ■インターンの志望動機

    インターンに参加する場合も、就活と同じく志望動機は必要です。志望動機は、参加への熱意を示すことが必要です。

    なぜその企業のインターンに応募したのか、どのような経緯があって応募したかなどを伝えておくことで、インターン採用担当者にもしっかりと熱意が伝わります。

    上記にも記したように、本文はできるだけ簡潔に、短くわかりやすくまとめることが大切です。

    長い文章だと読み手がちょっと疲れます。応募先企業に興味を持ったきっかけや、インターンに参加するうえでの意気込みなど、伝えたい内容のポイントを押さえて、短くまとめてください。

    私は、以前から海外事業に携わりたいという希望を持っていました。そこで、貴社のホームページを拝見し、海外事業を積極的に展開されていることに強い関心を持ちました。そのために、貴社で多くのことを学びたく、今回のインターンシップに応募致しました。

    インターンシップ採用をご検討いただけますと幸いです。

    ■インターンの採用をお願いする締めのことば

    本文の最後には締めの言葉を記します。

    お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

  5. 署名 

    ビジネスメールでは、最後に署名を入れます。応募先企業の担当者が連絡を取りやすいように、携帯電話の番号やメールアドレスを必ず記します。

    住所の記載は、企業と郵送でやりとりをする可能性がある場合は親切ですが、住所が入っていないからといって失礼には当たりません。

    ----------------------------
    〇〇大学法学部法律学科
    山田太郎
    〒100-0000
    東京都千代田区○○○○
    電話番号:070-xxxx-xxxx
    Eメール:xxxx@xxxx.xxx
    ----------------------------

インターンの申し込みメールの例文

インターンの申し込みメールの基本とした例文は次の通りです。本文は読むやすくするために適度に改行しましょう。

件名:インターンシップ参加申し込み【○○大学 山田太郎】

株式会社○○
人事部 人事課
インターンシップ採用ご担当者様

はじめてメールを送らせていただきます。(お世話になっております。)
○○大学 法学部法律学科 山田太郎と申します。

貴社の採用サイトにてインターン募集の案内を拝見し、是非応募させていただきたくご連絡申し上げました。

私は、以前から海外事業に携わりたいという希望を持っていました。そこで、貴社のホームページを拝見し、海外事業を積極的に展開されていることに強い関心を持ちました。そのために、貴社で多くのことを学びたく、今回のインターンシップに応募致しました。

インターンシップ採用をご検討いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

----------------------------
〇〇大学法学部法律学科
山田太郎
〒100-0000
東京都千代田区○○○○
電話番号:070-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx.xxx
----------------------------

インターンの申し込みメールで気をつけたいこと

ここでは、インターンの申し込みメールで気をつけたいことを説明します。

  • 送信する前に文章をチェックする

    インターン担当者の部署や氏名、自分の氏名や学校名が抜けていないか確認してください。文末の署名も忘れていないか確認します。

    誤字・脱字がないかについてもチェックしてください。

    段落ごとに適度に改行する、1行の文章を長く書かないなど、読みやすくする工夫も必要です。

    読んでみて文章に違和感がないか、読みやすいかは、自分で声を出して読み上げると確認しやすくなります。

    初めてのビジネスメールで不安のある場合は、知り合いにチェックしてもらってもいいでしょう。

  • 不適切な敬語使いをしていないか確認する

    学生の間は、敬語を使い慣れていないために誤った敬語使いをすることがあります。

    インターンやその後の就活でも、正しい敬語を使えることが大切です。例えば、応募先企業は、文章では「貴社」、口頭では「御社」ですが、この違いを知っておかないとメールで「御社」と書いてしまって相手から違和感を持たれてしまいます。

    正しい敬語使いを勉強しておきましょう。

  • メールは、就業時間に送る

    インターンの申し込みメールの送信は、就業時間中が望ましいです。深夜時間帯(22時以降)にかかりそうなら、翌日の始業時間以降の午前中に送信してください。

    終業時刻以降のメール送信は、パソコン上での送受信だけなら良いのですが、パソコンとスマートフォンを同期化していると、夜間にメールを受信することになり、迷惑がられることがあります。

    休日のメール送信も避けてください。

    また、インターンの申し込みメールの返事の着信があったときは、その日のうちにお礼のメールを送信しましょう。ただし、「返信不要」と書いてあれば返信する必要はありません。

    また大企業では、大量に来るインターン申し込みメールに対して自動的に返信するケースがあるため、反射的に返信しないようにしましょう。

  • メールの志望動機は自分の言葉で書く

    インターンの申し込みメールについて志望動機でネットの例文をそのまま真似ると、同じような内容が多くて、インターン採用担当者からコピーペーストがバレてしまいます。

    熱意を伝えるためには自分なりの言葉で志望動機を作成してアピールしましょう。

まとめ

インターンに申し込みを希望する企業があるけれど、企業宛てのメールをどのように書けば良いのか、考えてみます。

インターンの申し込みメールを含めて、企業とのやりとりをする上でのビジネスメールの基本は①宛先、②件名、③宛名、④本文、⑤署名で構成されます。

  • 宛先について、メールの場合はメールアドレスのことです。メールアドレスは手入力するとスぺルミスをする可能性がありますから、間違いがないかチェックしてください。
  • 件名は、インターン担当者が一目で何が書いてあるメールなのかわかるようなものとします。
  • 宛名は企業の正式社名とします。(株)○○というように省略せず、株式会社○○というように書くことがマナーです。

    社名の後には担当部署名と担当者名を書き、担当者名には「様」をつけます。担当者名がわからないときは「インターンシップ採用ご担当者様」とします。

  • 本文は、「挨拶と自己紹介」「用件」「インターンの志望動機」「インターンの採用をお願いする締めのことば」の順序で記します。

    挨拶の後で、自分の所属大学名、学部学科、学年、氏名を書きます。

    用件は、「インターンに参加希望」ということです。

    インターンに参加する場合も、就活と同じく志望動機は必要です。志望動機は、参加への熱意を示すことが必要です。

    本文の最後には締めの言葉を記します。

  • ビジネスメールでは、最後に署名を入れます。応募先企業の担当者が連絡を取りやすいように、携帯電話の番号やメールアドレスは必ず記します。

インターンの申し込みメールで気をつけたいことは以下の内容です。

  • 送信する前に文章をチェックする
  • 不適切な敬語使いをしていないか確認する
  • メールは、就業時間に送る
  • メールの志望動機は自分の言葉で書く

以上、インターンの申し込みで採用されるメールの書き方を解説しました。

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