【就活】質問して回答がきた。お礼メールはどう書こうか？

就活・転職攻略の秘訣

2023.12.05 更新

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就活

就活では企業に質問のメールを送ることがありますが、回答にお礼のメールを送りたいとき、わからないことがあります。

そもそも質問した回答のお礼メールは、送ったほうが良いでしょうか？

お礼メールを送るときのマナーはあるでしょうか？

お礼メールの内容はどうしたら良いでしょうか？

その他、質問した回答のお礼メールを送るときに気をつけたいことを知りたいものです。

本ブログは、就活で、質問した回答へのお礼メールをどう書くかについて解説します。

就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。

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質問した回答のお礼メールは、送ったほうがいい？
質問した回答のお礼メールを送るときのマナー
質問した回答のお礼メールの書き方
質問した回答のお礼メールの例文
質問した回答のお礼メールを送るときに気をつけたいこと
まとめ

質問した回答のお礼メールは、送ったほうがいい？

就活において、質問に回答をもらったことへのお礼メールは必要です。

通常でも誰かにわからないことを質問し、回答をもらえばお礼を述べることは当然のことです。

まして就活という大きなイベントのなかでお礼することは大切なことです。

採用担当者は、選考や他の人事業務が多忙ななかで、選考活動をスムーズに行うために、また応募する学生の気持ちを考えて回答しています。

そのようななかで学生の質問に回答していることを理解して、お礼メールを送ることはマナーといえます。

場合によっては、質問の回答が本人の期待するものでないこともあります。そのようなときでも多忙ななかで回答してもらえたことに感謝してお礼メールは送ってください。

質問した回答のお礼メールを送ったからといって、選考にプラスになるわけではありません。

ですが、お礼メールを送らないと採用担当者は回答メールの内容が理解できていないかもと不安になります。また返信がないことに良い印象を与えないでしょう。

質問した回答のお礼メールを送るときのマナー

就活で質問した回答のお礼メールを送るときのマナーについて説明します。

お礼メールは、ただ送れば良いというものではありません。ビジネスマナーを守らないと常識がないと判断されてしまう恐れもありますから、お礼メールのマナーをまずは知る必要があります。

回答メールをもらったら、その日のうちにお礼メールを送る
お礼メールは、回答メールをもらったその日のうちに送りましょう。当日中にメールをもらうと採用担当者は素早いお礼に好印象を持ちます。

お礼メールの送信は就業時間中が原則ですが、遅くとも２１時までとし、深夜時間帯（夜１０時以降）にかかりそうなら、翌日の始業時間以降の午前中に送信してください。

翌日が休日となってしまう場合は、休日明けの午前中にお礼メールを送りましょう。
お礼メールの件名は変えずに、返信する
お礼メールの件名は変えずに、返信します。「Re:○○」とすることでどのような内容の返信なのか採用担当者がわかるようにします。

新しい件名を使うと、採用担当者も多忙なために、メールボックスにあるたくさんのメールに紛れて見ることが後回しになることや、採用担当者が何のお礼なのかわかりにくいことがあります。
お礼メールは簡潔に感謝の気持ちが伝わる内容とする
お礼メールは、質問に対する回答について感謝を伝えるものですが、何を感謝するのか簡潔に具体的に書きましょう。

志望度の高さなど自分の気持ちを伝えてもいいでしょう。

自分の言葉で率直に感謝の気持ちを伝えれば、採用担当者に良い印象を与えることができます。
追加の質問は必要最小限とする
最初の質問メールの後で他にも質問したい項目がでてくることがあるかも知れません。そのようなときは、お礼メールの中で追加の質問をすることは問題ありません。

ですが、質問するときはまずは自分で調べて、それでもわからない点を絞って質問しましょう。

あれもこれもといくつもの質問を並べるとか、次々に質問するとかすると、採用担当者に迷惑がかかりますので、質問することは最小限としましょう。

加えて、お礼メールの冒頭に「大変恐縮なのですが…」など、迷惑かけたことに対して申し訳ない気持ちを伝える文言も忘れないでください。
誤字脱字をしないように送信前に確認する
質問のお礼メールで内容に心がこもっていても、誤字脱字があると台無しとなってしまいます。

特に、企業名や採用担当者の氏名を誤ると、大変失礼ですから注意が必要です。

質問した回答のお礼メールの書き方

ここでは就活で質問した回答のお礼メールの書き方について説明します。採用担当者から良い印象を持ってもらえるような内容としましょう。

件名
件名はわかりやすく、簡潔に書くことが基本です。

お礼メールの件名は変えずに、「Re:○○」として返信します。（相手が質問メールに対して「Re:○○」として返信してきた場合は「Re Re:○○」となります）

件名：Re:会社説明会の日程のご連絡
担当者の会社名、所属部署、氏名
複数回のメールのやりとりがあっても書き出しは、常に会社名、所属部署、氏名を書きます。

このとき、会社名、所属部署、氏名は省略せずに正式なものとしましょう。

○○株式会社
人事部人事１課
鈴木次郎様
自分の名前と挨拶
続いて自分の名前と簡単な挨拶を書いて、誰からのメールなのかわかるようにしましょう。

お世話になっております。
○○大学法学部の山田太郎と申します。
感謝の気持ちを伝える
質問を答えてもらえたことに対する感謝の気持ちを伝えます。

このたびは、早急にご返信いただき誠にありがとうございます。
会社説明会が〇月〇日〇時に開催されること、承知いたしました。
志望度の高さを伝える
自分として志望度の高さを伝えたいならば、書き添えます。

以前から貴社の積極的な海外事業の展開に興味があり、
海外営業に携わりたいと考えております。
会社説明会では貴社の海外事業について、詳しいお話しを聞けることを
楽しみにしております。
再び感謝の気持ちを伝えて締めくくる
マナーとして再度、感謝の気持ちを伝えます。

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
取り急ぎ、ご回答へのお礼を申し上げます。
署名
最後に署名を必ず書き込みます。学生ならば、メールに署名を付けることはほとんどないですが、社会に出るとメールに署名を付けることはマナーとなります。

----------------------------
○○大学法学部法律学科
山田太郎
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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質問した回答のお礼メールの例文

質問した回答のお礼メールの例文は、次のようになります。

件名：Re:会社説明会の日程のご連絡

○○株式会社
人事部人事１課
鈴木次郎様

お世話になっております。
○○大学法学部の山田太郎と申します。

このたびは、早急にご返信いただき誠にありがとうございます。
会社説明会が〇月〇日〇時に開催されること、承知いたしました。

以前から貴社の積極的な海外事業の展開に興味があり、
海外営業に携わりたいと考えております。
会社説明会では貴社の海外事業について、詳しいお話しを聞けることを
楽しみにしております。

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
取り急ぎ、ご回答へのお礼を申し上げます。

----------------------------
○○大学法学部法律学科
山田太郎
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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質問した回答のお礼メールを送るときに気をつけたいこと

就活で質問した回答のお礼メールを送るときに気をつけたいことを説明します。

お礼は、電話ではなくメールとする
就活で質問に対する回答のお礼は、電話ではなくメールにしましょう。

お礼は電話でなければならないほど緊急を要するものではありません。また、電話をかけたとき、採用担当者の状況がわからないために迷惑をかけてしまうこともあります。

その点メールは、仕事と仕事の合間に相手に余裕ができたときに開くことができますので、メールをお勧めします。
お礼メールの返信がきたときは返信する
採用担当者の中には、お礼メールの返信をする社員もいます。企業とのメールのやり取りは自分が送ったメールで終了します。

もし返信がきたときは、①お忙しいなかでご返信ありがとうございます、②今後ともよろしくお願いしますといった内容を簡潔に記して返信します。

ただし、メールに「返信不要」が記してあれば返信する必要はありません。