【就活・転職】不採用となった履歴書は返却してもらえるか

2022.09.21 更新
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就活や転職活動で企業に応募して残念ながら不採用となったとき、履歴書の返却を希望する人も多いものです。

一般的に、不採用となった履歴書は、企業の中でどのように取り扱われるのでしょうか?

不採用となった履歴書は希望すれば返却してくれるでしょうか?

履歴書の返却に関して気をつけたいこともあります。

本ブログは、不採用となった履歴書は返却してもらえるか、について解説します。

就活や転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に応募書類を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。

本サイトを読みこなすことで、就活や転職活動の選考・面接対策に自信が持てるようになります。

目次
  1. 提出した履歴書の取り扱い
  2. 不採用となった履歴書の取り扱い
  3. 不採用となった履歴書は希望すれば返却してもらえるか
  4. 履歴書の返却に関して気をつけたいこと
  5. まとめ

提出した履歴書の取り扱い

応募のために提出した履歴書の所有権は、受け取った時点で企業に移ります。そして、その後の取り扱いは企業が決めることになります。

これは、採用、不採用に関わらず同様の取り扱いとなります。

一方、履歴書は個人情報が記載されているために、個人情報保護の視点から、企業として守るべき義務が課されています。

誤って個人情報が漏洩したときには、罰則が適用されるだけでなく、被害者から損害賠償訴訟のリスクもあります。

このように履歴書の取り扱いは細心の注意をはらわなくてはならず、特に不採用の履歴書をいつまで保管するか、あるいは返却するかについて企業は決める必要があります。

不採用となった履歴書の取り扱い

不採用となった応募者の履歴書は企業にとっては不要のはずですが、その取扱いについて説明します。

不採用となった履歴書の取り扱いについて、法律上に明確な規定はありません。

ですが、個人情報保護の視点から厚生労働省が指針を以下のように定めています。(雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン:事例集)

「不採用者の個人情報など、採用活動の上で必要とされなくなった情報については、写しも含め、その時点で返却、破棄又は削除を適切かつ確実に行うことが求められる。仮に利用目的達成後も保管する状態が続く場合には、目的外利用は許されておらず、また、その後も継続して安全管理措置を講じなければならない。」

この指針をもとに、企業では、次のような、応募者への返却、破棄、一定期間の保管といった対応が取られています。

  • 応募者への返却

    募集要項に、「不採用の場合は、履歴書を返却します」と載っていれば、不採用となった時点で返却されます。

  • 破棄、一定期間の保管

    募集要項に、「応募書類の返却には応じられません」「一定期間保管の後に責任をもって破棄します」と記載されていたときは、企業が破棄します。

    一定期間の保管とは、どれくらいの期間なのかですが、①就活では、その年度の就活期間が終了したとき、②転職活動では、採用人数が募集人数に達したときまで、と考えられます。

不採用となった履歴書は希望すれば返却してもらえるか

不採用となったとき、希望すれば履歴書を返却してもらえるかについては、会社次第といえます。

  • 募集要項で返却不可となっていれば、希望しても返却されないでしょう。
  • 募集要項に返却について特に記述がない場合についても、一般的には返却をしないと考えてください。

    特に大企業ともなると、多数の応募があり、不採用の人の履歴書をもれなく返却すると封筒代、郵便料金、人件費など多額の費用がかかってしまいます。

    また、万が一、郵送時に郵便物が不明となったときには、大きな問題となってしまいます。

  • ですが、募集要項に履歴書の返却について特に記述がない場合に、なかには返却してくれる企業もあります。

    履歴書の返却を希望するときは、ダメ元で、不採用の通知がきた後で直ちに連絡してください。時間が経つと廃棄処分される可能性があります。

    不採用の履歴書は、一定期間の保管後に破棄されますが、破棄までの間に個人情報が漏れた時のリスクを考慮すると、返却したほうが問題ないとみなすときには返却するでしょう。

    また、本人から希望があったとき、返却しないとトラブルとなる恐れがあると判断するときは、返却してもらえるかも知れません。ですが返却を強いることは、イメージが良くありませんから注意してください。

履歴書の返却に関して気をつけたいこと

ここでは、履歴書の返却に関して気をつけたいことを説明します。

  1. 履歴書を使い回ししない
    • 不採用となって履歴書が返却されたとき、次の応募に使い回しすることは避けてください。

      提出した履歴書はしわや汚れがついていて、使い回しすると採用担当者にわかってしまいます。

      証明写真も同様に汚れていますから、再利用は避けてください。

    • 履歴書にある志望動機は、応募先に応じて書くべきものです。たとえ同じ業界でも志望動機が同じであると、採用担当者に使い回しがバレます。

      返却された履歴書を手本として新たな応募先の履歴書を書くことは問題ありませんが、前よりも内容を見直して、より良いものを作成するようにしましょう。

  2. 履歴書はコピーを保存しておく

    不採用のとき、履歴書の返却を希望しても企業が応じてくれるかわかりません。

    ですから、履歴書など応募書類を郵送する前に、コピーをとって手許に持っておけば、返却してもらえなくても困ることはありません。

まとめ

就活や転職活動で企業に応募して不採用となったときの、履歴書の返却について考えてみます。

応募のために提出した履歴書の所有権は、受け取った時点で企業に移り、その後の取り扱いは企業が決めることになります。

一方、不採用となった履歴書の取り扱いについて、厚生労働省のガイドラインにより、返却、破棄又は削除を適切かつ確実に行うことが求められています。

また、保管する場合には、継続して安全管理措置を講じなければならないとされています。

不採用となった応募者の履歴書の取扱いについては、次の通りです。

  • 募集要項に「不採用の場合は、履歴書を返却します」と載っていれば、不採用となった時点で返却される
  • 募集要項に「応募書類の返却には応じられません」「一定期間保管の後に責任をもって破棄します」と記載されていたときは、企業が破棄する

不採用となったとき、希望すれば履歴書を返却してもらえるかについては、企業次第です。

  • 募集要項で返却不可となっていれば、希望しても返却されない
  • 募集要項に履歴書の返却について特に記述がない場合についても、一般的には返却しないが、なかには履歴書を返却してくれる企業もある

履歴書の返却に関して気をつけたいことは次の2つです。

  • 履歴書が返却されたとき、次の応募に使い回しすることは避ける
  • 履歴書はコピーを保存しておく

以上、不採用となった履歴書は返却してもらえるか、について解説しました。

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