【就活・転職】不採用の履歴書は返却される？人事が解説
就活や転職で不採用通知を受け取ったとき、「提出した履歴書は返却してもらえるの？」
と不安になる方はとても多いです。
結論から言うと、**不採用となった履歴書が返却されるかどうかは“企業次第”**です。
ただし、そこには法律・ガイドライン・実務運用という3つの視点が絡んでいます。
この記事では人事採用担当の実務経験をもとに、
- 不採用の履歴書は返却されるのか
- 企業側はどう扱っているのか
- 不採用で返却を希望する場合の現実的な方法
- やってはいけない失敗例
まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。
就活や転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシート（就活）、職務経歴書（転職）を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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結論｜不採用の履歴書は原則「返却されない」が現実
結論として、不採用になった履歴書は、ほとんどの場合、返却されません。
その理由として、履歴書は、企業が受け取った時点で「企業の管理物」になります。
そのため、その後は企業のルールに従って
- 返却する
- しばらく保管する
- 破棄する
のいずれかが決められます。
具体例として、
求人票に「応募書類は返却しません」と書いてあれば、基本的に戻ってきません。
何も書かれていなくても、応募者が多い企業では返却対応をしないケースが大半です。
まとめると、不採用の履歴書は「戻ってこない前提」で考えておくのが良いでしょう。
提出した履歴書の扱いはどう決まる？
まず知っておいてほしい大切なポイントがあります。
- 履歴書は「企業が管理するもの」になる
履歴書は、企業に届いた時点で、企業の管理物になります。
つまり、その後どう扱うか（返却・保管・破棄）は、企業のルールで決まります。これは、採用でも不採用でも同じです。
ただし、履歴書には
- 住所
- 電話番号
- 学歴
- 職歴
などの大切な個人情報が書かれています。
そのため企業は、厚生労働省が定めている
「雇用管理分野における個人情報保護ガイドライン」に従って、厳重に管理する義務があります。このガイドラインを簡単にまとめると、
「採用活動が終わった個人情報は、返却するか、きちんと破棄するか、削除しなければならない」という考え方です。 - 人事担当者の実務的な補足
実際の現場では、
- 鍵付きキャビネットで保管
- アクセスできる社員を限定
- 廃棄時はシュレッダー処理
といった形で管理しています。
つまり企業側も「履歴書は絶対に外に漏らしてはいけない重要書類」
として扱っている、ということです。
不採用になった履歴書はどう処理される？
実際の企業では、不採用の履歴書は次の3パターンで扱われます。
- 返却される場合
求人票や募集要項に、「不採用の場合は履歴書を返却します」
と書かれている企業では、不採用が決まったあとに自宅へ郵送で返却されます。ただし、このように明記している企業は少数派です。
- しばらく保管してから破棄（いちばん多い）
もっとも多い対応がこれです。
- 就活の場合：その年度の採用活動が終わるまで
- 転職の場合：募集人数が埋まるまで
この期間は社内で厳重に保管され、
採用活動が終わったタイミングでシュレッダーなどで処分されます。つまり、「すぐ捨てないけど、最終的には破棄される」
という流れです。 - 選考終了後すぐ破棄
募集要項に、「応募書類は返却できません」
と書いてある企業では、不採用が確定した時点で早めに廃棄されることもあります。特に応募者が多い企業ほど、この対応になりやすいです。
まとめると、企業の対応は次のどれかです。
- 返却
- 一定期間保管してから破棄
- すぐ破棄
そして現実的には、「しばらく保管してから破棄」か「選考終了後すぐ破棄」
がほとんどと考えておくと安心です。
希望すれば履歴書は返却してもらえる？
- 結論：聞いてみる価値はあるけど、あまり期待しない
不採用の履歴書の返却については、基本的に会社の判断次第です。
- 募集要項に「返却不可」と書いてある場合
→ ほぼ返してもらえません。
- 何も書いていない場合
→ ごく一部ですが、返却してくれる会社もあります。
実際に返却されるのは、次の条件がそろったときです。
- まだ履歴書が処分されていない
- 本人がすぐ連絡している
- 返却したほうがトラブルにならなさそうと会社が判断した
このような場合だけ、対応してもらえる可能性があります。
- 募集要項に「返却不可」と書いてある場合
- 人事担当の本音
正直に言うと、会社が大きいほど不採用の履歴書は返却しません。
理由はとても現実的です。
- 郵送代や作業の人件費がたくさんかかる
- 郵送中に紛失すると個人情報トラブルになる
- 管理の手間が増える
そのため多くの企業では、「履歴書は原則返却しない」
という運用になっています。
【実務視点】返却をお願いするなら「できるだけ早く」
- 不採用の履歴書の返却を希望する場合は２日以内に連絡
履歴書の返却を希望する場合は、
**不採用の連絡を受けたら、できるだけ早く（できれば2日以内）**に連絡しましょう。理由はとても単純です。
多くの会社では、不採用が決まると、- 書類をまとめて保管箱に移す
- 数日以内にまとめて処分する
という流れになるからです。
時間がたつと、
- すでに処分準備に入っている
- 他の応募者の書類と混ざって探せない
という状態になり、返却が難しくなります。
- 連絡するときの例
メールや電話で、短く丁寧に伝えましょう。
「恐れ入ります。不採用となった履歴書について、返却をご検討いただくことは
可能でしょうか。」ポイントは、
- 短く
- 丁寧に
- お願いする形で
です。
「返してください」と強く言うのは避けましょう。
あくまでお願いベースが大切です。
よくある失敗例（人事が実際に困ったケース）
ここからは、人事の現場で実際によくある失敗を紹介します。
- 不採用から1週間以上たって返却をお願いする
多くの会社では、不採用が決まって数日すると履歴書をまとめて処分します。
そのため、1週間以上たってから連絡しても、すでに捨てられている
というケースがほとんどです。返却を希望するなら、できるだけ早く連絡することが大切です。
- 怒った口調で連絡する
「個人情報なんだから返してください！」
と強い言い方をしてしまう人もいます。でもこれは逆効果です。
会社側は、
- トラブルになりそう
- 対応したくない
と感じてしまいます。
返却は“義務”ではなく“お願い”なので、丁寧な言い方がとても重要です。
- 返ってきた履歴書をそのまま次の応募に使う
返却された履歴書には、
- 折れやシワ
- 写真の跡
- 古い志望動機
が残っています。
これをそのまま使うと、使い回しだとすぐバレます。
返ってきた履歴書は、あくまで下書き用にして、新しく作り直しましょう。
履歴書返却で注意すべき2つのポイント
- 不採用の履歴書は絶対に使い回さない
返却された履歴書は“下書き用”と割り切りましょう。
- 志望動機は企業ごとに作り直す
- 証明写真も撮り直す
これだけで通過率は大きく変わります。
- 必ずコピーを保存しておく
これは超重要です。
返却されない前提で、提出前にPDF or コピー保存
しておけば、次の応募で困りません。
Q＆A｜履歴書返却に関するよくある質問
Q1：不採用の履歴書が返ってこないのは違法ですか？
A1：違法ではありません。企業は「返却・破棄・削除」のいずれかを行えば問題ありません。返却は義務ではないため、戻ってこなくても法律違反にはなりません。
Q2：就活と転職で扱いは変わりますか？
A2：基本的に同じです。学生でも社会人でも、不採用になった履歴書の取り扱いルールは変わりません。
Q3：個人情報がきちんと守られているか不安です…
A3：多くの企業では厳重に管理されています。
- 鍵付きの保管場所
- 限られた担当者のみ閲覧
- 廃棄時はシュレッダー
といった対応が一般的です。
Q4：どうしても返却してほしい場合はどうすればいい？
A4：不採用連絡を受けたら、できるだけ早く丁寧にお願いしましょう。ただし、返却は企業の善意による対応なので、強制はできません。
Q5：メールと電話、どちらで連絡した方がいいですか？
A5：基本はメールでOKです。急ぐ場合のみ電話でも構いませんが、落ち着いた言い方で「お願い」の形にしましょう。
Q6：返却された履歴書はそのまま使ってもいい？
A6：おすすめしません。折れや写真跡、古い志望動機から「使い回し」がすぐ分かります。返ってきた履歴書は下書き用にして、新しく作り直しましょう。
Q7：履歴書をコピーしていなかった場合はどうすれば？
A7：記憶を頼りに書き直すしかありません。だからこそ、今後は必ず提出前にPDF保存・写真撮影・コピーをしておくのがおすすめです。
Q8：Web履歴書（データ応募）の場合も同じですか？
A8：はい、基本は同じです。不採用後は企業側で削除されるのが一般的で、応募者側からデータの返却を求めることはほぼできません。
Q9：企業に悪い印象を持たれませんか？
A9：丁寧にお願いすれば問題ありません。ただし、強い言い方や感情的な連絡はマイナス印象になるので注意しましょう。
まとめ｜履歴書は「返らない前提」で動くのが正解
最後に整理します。
- 不採用の履歴書は原則返却されない
- 企業は返却・保管・破棄のいずれかで管理
- 希望すれば返却される可能性はゼロではない
- ただし期待しない
- コピー保存＆作り直しが鉄則
就活でも転職でも、「履歴書は戻らないもの」として準備するのが、後悔しないコツです。
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もちろん履歴書やエントリーシート（就活）、職務経歴書（転職）の自己ＰＲや志望動機などの作成にも役立つマニュアルとなっています。
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