【就活】こうする！インターンシップを休む時の電話・メール

就活・転職攻略の秘訣

2024.02.18 更新

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インターンシップ就活

学業の都合や体調不良などでインターンシップを休む必要が生じることがありますが、このとき誰にどのような方法で連絡したら良いか悩むものです。

そもそもインターンシップを休むことで、その後の就活に影響はあるでしょうか？

インターンシップを休むときの連絡で気をつけたいことはあるでしょうか？

インターンシップを休むときは、電話やメールで具体的にどのように伝えたら良いでしょうか？

本ブログは、インターンシップを休むときの電話やメールのマナーを解説します。

就活は、インターンシップから始まり、面接を経て、自分の活躍できる企業へ内定することがゴールです。

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インターンシップを休むことで、その後の就活に影響は？
インターンシップを休むときの連絡で気をつけたいこと
インターンシップを休むときの電話での伝え方
インターンシップを休むときの電話後のメール
インターンシップを休むときのメールの例文
まとめ

インターンシップを休むことで、その後の就活に影響は？

インターンシップを休むことで、その後の就活に影響があるのか考えてみます。

インターンシップには、「1dayインターンシップ」「短期インターンシップ」「長期インターンシップ」の３種類があります。
「1dayインターンシップ」は、その名の通り１日限りのインターンシップです。

「短期インターンシップ」は、１週間から１ヶ月程度のインターンシップです。

「長期インターンシップ」は、１ヶ月以上から、長いものでは１年以上のインターンシップです。３ヶ月から半年の期間が多いようです。
インターンシップは、学生が職業体験や、仕事内容が理解できるグループワーク・レクチャーを受ける貴重な体験の場です。
ですから、できる限りインターンシップを休むことなく、出席することが望ましいと言えます。
何らかの事情で休むとき、その後の就活に直接影響を与えることはほぼありません。
ですが、休む連絡を企業にしないで、「無断欠席」した場合は、企業にマナーに欠ける学生とみなされてしまいます。

あるいは、欠席の理由によっては熱意に欠けると思われてしまうこともあるでしょう。

結果として、就活で企業に応募しても書類選考で不合格となる可能性が高くなります。

なので、インターンシップをやむを得ず休むときは、電話で連絡して、その後お詫びのメールを送るといった誠実な対応をとることが大切です。

インターンシップを休むときの連絡で気をつけたいこと

ここでは、インターンシップを休むときの連絡で気をつけたいことを説明します。

インターンシップを休むときは、まずは電話で伝え、その後でお詫びのメールを送る
休むときは、できるだけ早く担当者に電話で伝えてください。インターンシップの準備をする企業にできるだけ迷惑をかけないためです。

電話は、企業の就業時間内にかけることが基本です。終業時刻後、どうしても当日中に電話をかける必要がある場合は、残業時間帯（終業後１時間程度）としましょう。

その後でお詫びのメールを送ると丁寧になり、誠意が伝わります。

また、メールを送ることにより履歴が残るので、電話したとき担当者が不在で、他の社員に欠席をことづけたときの連絡ミスを防止することができます。

そのさい、「1dayインターンシップ」や、「短期インターンシップ」で他の日程に参加を希望する場合は、その旨をお願いしてください。
インターンシップ担当者には、休む理由を伝える
休む理由は、①体調不良、②学業（授業、ゼミ）に参加、③家庭の事情などが挙げられます。

これらの事情で休む場合は、企業の担当者も納得してもらえます。休む理由は長々と説明せずに簡潔に伝えてください。

上記のやむを得ない理由ではなく、私的な理由や、他社のインターンシップと重なったなどでインターンシップを休むときは、その理由をそのまま言わないほうが無難です。

この場合は、体調不良や学業（授業、ゼミ）に参加といったやむを得ない理由としてください。
グループワークの途中でインターンシップを休むときは、チームの他のメンバーに連絡する
グループワークの途中で休むときは、チームの他のメンバーに迷惑がかかるかも知れません。欠席の連絡をする余裕があれば、引継ぎについてもお願いしておきましょう。

やってはいけないことは、担当者に連絡せずに、チームメンバーだけに休むことを伝えることです。
インターンシップを休んだ後で、あるいは他の日程でインターンシップに参加する場合は、担当者に一言わびる
休んだ後で、あるいは他の日程でインターンシップに参加する場合は、そのまま何事もなかったかのように参加するのではなく、企業に迷惑をかけたことを担当者に一言わびるのがマナーです。

インターンシップを休むときの電話での伝え方

ここからは、インターンシップを休むときの電話やメールでの伝え方を説明します。はじめに電話を使った伝え方です。次の順で話してください。

挨拶の後、氏名を名乗り、電話に出た社員に担当者につないでもらう
例：「お忙しいところ、失礼いたします。私、○○大学○○学部の田中✕✕と申します。インターンシップの欠席の件で電話いたしました。インターンシップ担当の○○様はいらっしゃいますか」

担当者の氏名がわからないときは、「ご担当者様につないでいただけますか」と言います。
担当者にインターンシップを休むことを簡潔に伝える
例：「お忙しいところ、失礼いたします。私、○○大学○○学部の田中✕✕と申します。インターンシップの欠席の件で電話いたしました。少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか」

担当者が「大丈夫です」などと言った場合は、次に進みます。

例：「インターンシップですが、ゼミと重なってしまい、申し訳ありませんが明日は欠席させて頂きます」

担当者が「わかりました」と言った場合は、次に進みます。
インターンシップを休むことのお詫びを伝える
例：「ご迷惑をおかけして、大変申し訳ございません」
次回のインターンシップの出席を希望して電話を切る
例：「次回のインターンシップの機会があれば、是非とも参加させて頂きたいと思っておりますので、よろしくお願い致します。失礼いたします」

インターンシップを休むときの電話後のメール

続いて、インターンシップを休むときの、電話後のメールについて説明します。

件名は、一目でインターンシップを休むメールであることと、誰がメールしたのか、わかるようにする
インターンシップ欠席のご連絡　【○○大学　田中✕✕】
宛先　
社名は正式名称とし、株式会社を（株）と略さないでください。企業名、部署名、役職名、氏名の順で書きます。

○○株式会社
人事部　人事課
○○○○様
自分の名前を伝える
挨拶と共に、大学、学部、氏名を書きます。

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科　田中✕✕と申します。
インターンシップ参加のお礼と、休むことを伝える
インターンシップに参加させてもらえたお礼、及び欠席とその理由を伝えます。

このたびは、〇月〇日からのインターンシップに参加させていただき、ありがとうございました。

せっかくご連絡をいただきましたところ、大変申し訳ないのですが、ゼミと重なってしまい、明日は欠席させていただきます。どうしても参加したかったのですが、このようなご連絡となってしまいました。

次回のインターンシップの機会があれば、是非とも参加させて頂きたいと思っております。
休むことの了解を求める
欠席の了解を求める文章を付け加えます。

お忙しい中ご迷惑をお掛けし申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
署名
大学・学部名、氏名、住所、連絡先を正式名称で記載し、署名の前後を傍線や破線で区切るように装飾すると読みやすくなって親切です。

なお、住所は必須ではありません。

メーラーは、自動で署名がつくように設定できるものも多いので、活用すると良いでしょう。

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○○大学○○部○○学科
田中✕✕
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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