【転職】よくわかる！転職での卒業証明書の発行から提出まで
新卒で入社したときには必ず求められる卒業証明書ですが、転職したときにも卒業証明書の提出を求められることがあります。
転職で、卒業証明書の提出を求められるケースと、その理由は何でしょうか？
卒業証明書の発行を学校へ依頼するときの手続きを知りたいものです。
その他、転職で卒業証明書を提出するとき、気をつけたいことはあるでしょうか？
本ブログは、転職で卒業証明書を求められたときの、発行から提出までのポイントを解説します。
転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書や職務経歴書を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
本サイト「キャリア育みファ―ム」を読んでいただければ、転職活動の選考・面接対策に自信が持てるようになります。さらに、絶対の自信を持って臨みたい方には、「転職面接必勝法」を用意しております。
卒業証明書とはどのような書類なのか
転職において応募先から求められる卒業証明書とはどのような公文書でしょうか。
卒業証明書は、「学校を卒業したことを証明する書類」で学校が発行します。
卒業証明書と似たような名称で「卒業証書」がありますが、こちらは通常、卒業式で受け取る、卒業を証明する証書で、筒に入れて保管するものです。卒業証書は再発行しません。
企業によっては、学校が遠隔地であるとか、提出期日に間に合わないときとかには、卒業証書を提示するだけでOKの場合もあります。
転職で卒業証明書の提出を求められるケースとその理由
転職の場合は、卒業証明書について不要とすることが多いですが、なかには提出を求める次のようなケースがあります。
- 企業から公務員に転職する場合
企業から公務員に転職する場合などには、卒業証明書を求められることが多いです。
- 第二新卒の場合
卒業後に働いた期間が短い第二新卒では、新卒と年齢が近いこともあり、転職では卒業証明書を求められることがあります。
これら以外にも企業によっては卒業証明書を求めることがあります。
転職で卒業証明書を求められるタイミングはまちまちであり、応募時に応募書類と一緒の場合もあれば、入社時に他の入社書類と一緒に提出を求められることもあります。
転職で卒業証明書の提出を求める理由は、履歴書に記載されている学歴の詐称がないか確認するためです。
卒業証明書の発行を学校へ依頼するときの手続き
それでは、転職の活動のさいに学校へ卒業証明書の発行を依頼するときの手続きについて説明します。
- 卒業証明書は、発行部署に申請します。申請は窓口か郵送となります。学校によってはオンラインでの申請も可能です。
窓口での申請は当日ですが、学校によっては数日かかる場合もあります。郵送では発行に１～２週間程度かかりますので、余裕をもって申請してください。
発行に時間がかかる場合は、申請日から手許に届くまでの期間をあらかじめ確認しましょう。
- 卒業証明書を申請する場合は、写真付きの身分証明書と印鑑が必要となります。マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、住民基本台帳カードなどです。
- 証明書の発行は５００円程度の手数料に加えて、郵送の場合は郵送料が必要となります。
- 学校が遠隔地にあるなどして、本人より家族が申請するほうが早いときには、代理申請をすることもできます。（学校によっては本人からのオンライン申請も可能です）
代理申請には一般的に、委任状、代理人と本人の身分証明書（本人はコピー可）、卒業証明書の申請書類が必要です。
以上は、学校により手続き方法が異なることもありますので、問合わせるか、ホームページの証明書発行サイトをご覧になってください。
卒業した学校が廃校・閉校、統合されたとき
転職で卒業証明書が必要なとき、卒業した学校が廃校・閉校、統合されたときは以下を参考としてください。
- 廃校・閉校した場合、公立は高校までなら所在地の都道府県の教育委員会に、大学は市町村・県庁の総合窓口に問合わせてください。
私立は、卒業した学校法人に問い合わせれば発行できます。
- 統合された場合は、統合先が卒業生の情報を引き継いでいますので、そちらに申請してください。
転職で卒業証明書を提出するとき気をつけたいこと
転職で卒業証明書を企業へ提出するときには、以下の気をつけたいことがあります。
- 卒業証明書は、厳封された状態のものを提出する
卒業証明書は、通常封筒に厳封された状態で受け取ります。
企業には、厳封された封筒をそのまま提出してください。厳封で内容を改ざんしていない証明となります。
- 卒業証明書はコピーしたものでなく原本とする
上記にかかわらず、卒業証明書を厳封せずそのまま受け取ることがあったときには、原本を提出してください。コピーでは偽造ができるために原本とします。
- 卒業証明書は、発行日から３ヶ月以内のものとする
卒業証明書の有効期限は特にありませんが、公的文書の有効期限は３ヶ月以内となっていることもあり、発行日から３ヶ月以内のものとしてください。
- 結婚後名字が変わったときは、まずは企業に旧姓で問題ないか確認する
改姓後の卒業証明書が必要なとき、学校により旧姓のみ発行するケースと、改姓届を出せば、新姓で発行してもらえるケースがあります。
どちらにしても、在学時の名前を証明できる戸籍抄本、旧姓の記載された年金手帳といった書類が必要となる場合があります。詳しくは学校へ問い合わせてください。
- その他の証明書の提出も求められることがある
卒業証明書以外にも、企業から成績証明書、在籍期間証明書、単位修得証明書などを求められた場合は、申請すれば発行してもらえます。
転職の場合は、学生での成績内容が選考に影響することはありませんが、成績証明書を求める一部の企業では、合否の判断基準の一つとするかも知れません。
また、業務を遂行するうえで資格が必要な職種は、資格証のコピーを求められますので、準備してください。
まとめ
転職で、卒業証明書の提出を求められたときについて考えてみます。
卒業証明書は、「学校を卒業したことを証明する書類」で学校から発行してもらえます。
転職では、卒業証明書について、提出不要の場合が多いですが、なかには提出を求める企業もあります。
転職で卒業証明書の提出を求められるタイミングは、企業によりまちまちで、応募時に応募書類と一緒の企業もあれば、入社時に他の入社書類と一緒の企業もあります。
転職で卒業証明書の提出を求める理由は、履歴書に記載されている学歴の詐称がないか確認するためです。
学校へ卒業証明書の発行を依頼するときの手続きは次の通りです。
- 卒業証明書は、発行部署に申請します。申請は窓口か郵送となります。学校によってはオンラインでの申請も可能です。
- 卒業証明書を申請するときは、写真付きの身分証明書と印鑑が必要となります。
- 証明書の発行は５００円程度の手数料に加えて郵送の場合は郵送料が必要となります。
- 学校が遠隔地にあるなどして、本人より家族が申請するほうが早いときには、代理申請をすることもできます。（学校によっては本人からのオンライン申請も可能です）
- 学校が廃校・閉校した場合、公立は高校までなら所在地の都道府県の教育委員会に、大学は市町村・県庁の総合窓口に問合わせてください。
私立は、卒業した学校法人に問い合わせれば発行できます。
- 学校が統合された場合は、統合先が卒業生の情報を引き継いでいますので、そちらに申請してください。
転職で卒業証明書を企業へ提出するときに以下の５つの気をつけたいことがあります。
- 卒業証明書は、厳封された状態のものを提出する
- 卒業証明書はコピーしたものでなく原本とする
- 卒業証明書は、発行日から３ヶ月以内のものとする
- 結婚後名字が変わったときは、まずは企業に旧姓で問題ないか確認する
- その他の証明書の提出も求められることがある
以上、転職で企業から卒業証明書を求められたときの、発行から提出までのポイントを解説しました。
最後に、キャリア育みファームでは、面接の必勝マニュアル「転職面接必勝法」を販売しています。
もちろん履歴書や職務経歴書の自己ＰＲや志望動機などの作成にも役立つマニュアルとなっています。
会社側が採用の決め手として最も重視しているのは面接である‼
ということをご存知でしょうか。
面接対策には十分時間をかけることが大切です。具体的にどのように面接対策を進めていくのか、ほとんどの方は知りません。そんな方を支援したい一心で、必勝マニュアルを作成しております。
具体的な面接ノウハウが満載のマニュアルです。「なるほど、このようにすればいいのか」と理解して準備すれば、自信を持って面接に臨むことができ、ライバルからグンと抜け出すこと請け合いです。ぜひ、以下のページで詳細をご覧ください。
その他、以下のリンクも読み進めるとお役に立ちます。