【就活・転職】円満に内定を辞退するための正しい伝え方
内定を辞退するのは失礼なこと？
就活や転職活動を進めていると、ありがたいことに複数の企業から内定をもらうケースがあります。
その一方で、第一志望ではない企業に対しては内定を辞退しなければなりません。
多くの学生や転職者が、
- 「内定を辞退したら印象が悪くならないか」
- 「失礼だと思われて将来に影響しないか」
- 「どう伝えれば円満に済むのか」
と悩みます。
結論から言えば、正しい方法で内定を辞退すれば、問題になることはほぼありません。
本記事では、就活・転職の現場を熟知した人事の立場から、
内定を円満に辞退するための考え方・具体的な伝え方・注意点をわかりやすく解説します。
就活や転職活動では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシート（就活）、職務経歴書（転職）を作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
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なぜ内定辞退は想定内なのか｜企業側の本音
まず理解しておくべきなのは、企業は内定辞退が発生することを前提に採用活動を行っているという事実です。
- 就活の場合
新卒採用では、
- 採用予定人数：50名
- 内定者数：80〜100名
というように、辞退者が出ることを見越して内定を出します。
そのため、内定辞退は決して珍しいことではありません。 - 転職の場合
中途採用は新卒より人数が少ないものの、複数社を並行して選考するのは一般的であり、内定辞退者が出ることも織り込み済みです。
企業側としては、
- 早めに連絡してもらえる
- 誠実に対応してもらえる
この2点を守ってもらえれば、大きなマイナス評価にはなりません。
内定を辞退するときの基本原則【就活・転職共通】
円満に内定を辞退するためには、以下の原則を守ることが重要です。
- 原則① 内定辞退は「早く」伝える
内定を辞退すると決めたら、できるだけ早く連絡してください。
これは就活でも転職でも同じです。
- 企業は次の候補者に内定を出す必要がある
- 中途採用では募集を止めている場合もある
からです。
つまり、遅れるほど企業に迷惑がかかるのです。
- 原則② 連絡方法は「電話」が基本
内定辞退の連絡は、電話が最も誠実な方法です。
理由は、
- 誠意が伝わりやすい
- 企業側がすぐ状況を把握できる
- 行き違いが起きにくい
からです。
- 原則③ 理由はシンプルでいい
内定辞退の理由は、詳しく説明する必要はありません。
使える表現例は次のようなものです。
- 「他社への入社を決意しました」
- 「一身上の都合により辞退させていただきます」
採用担当者が理由を聞いてくることもありますが、社名や詳細を答える義務はありません。
- 原則④ 必ずお詫びと感謝を伝える
内定辞退は応募者都合です。
そのため、
- 内定を出してくれたことへの感謝
- 辞退することへのお詫び
この2点は必ず伝えましょう。
電話で内定を辞退する場合の伝え方【例文あり】
- 電話で伝える内容の流れ
① 名乗る
② 内定へのお礼
③ 内定辞退の意思
④ お詫び
⑤ 締めの挨拶
- 電話テンプレート（就活・転職共通）
「お世話になっております。
私、（〇〇大学経済学部の）山田太郎と申します。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変心苦しいのですが、一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を割いてご対応いただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お伺いすべきところではございますが、まずはお電話にてご連絡させていただきました。」
このように、丁寧・簡潔・誠実を意識してください。
- ポイント
- 理由は詳しく説明しない
- 落ち着いたトーンでゆっくり話す
- 引き止められても判断は変えない
電話で理由を聞かれた場合の回答例
- 他社に入社する場合
「大変恐縮ですが、他社への入社を決意いたしました。」
- 個人的な事情の場合
「一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただく判断に至りました。」
※ 企業名・詳細を話す必要はありません。
メールで内定を辞退する場合【例文あり】
電話がつながらない場合や、やむを得ない場合に使用します。メール送信後に再度電話を入れることをお薦めします。
- メールテンプレート（就活・転職共通）
メールアドレス
件名 内定辞退のご連絡 【（○○大学）山田太郎】〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様お世話になっております。
（〇〇大学経済学部の）山田太郎（氏名）です。このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変心苦しいのですが、一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。貴重なお時間を割いてご対応いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦ください。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
――――――――
氏名
大学・学部名（就活の場合）
郵便番号・住所
電話番号
メールアドレス
―――――――― - ポイント
- 件名に「内定辞退のご連絡」と明記
- 理由は簡潔に
- お詫びと感謝を忘れない
- 長文にしない
転職エージェント経由の内定辞退【例文あり】
- 転職エージェント経由の内定辞退の伝え方
転職エージェントを利用している場合、企業へ直接連絡せず、エージェントに内定辞退の意思を伝えるのが基本です。
エージェントが、
- 辞退理由の整理
- 企業への伝達
- トラブル防止
を代行してくれます。
- エージェントへの連絡例（電話・メール共通）
「お世話になっております。ご紹介いただいた〇〇社様の件ですが、熟慮の結果、今回は内定を辞退したいと考えております。大変お手数をおかけしますが、企業様へその旨をご共有いただけますでしょうか。」
学校推薦で内定を辞退する場合【注意付き例文】
学校推薦を利用して内定を得た場合、個人の問題ではなく、大学と企業の信頼関係が関係します。自己判断で企業へ連絡することは絶対に避けましょう。
- 正しい手順
① 指導教官・キャリアセンターに相談
② 指示を仰ぐ
③ 必要に応じて企業へ直接謝罪
- 指導教官への相談例
「ご推薦いただいた企業様より内定をいただきましたが、熟慮の結果、辞退を検討しております。
大変身勝手なお願いで恐縮ですが、今後の対応についてご指示をいただけますでしょうか。」
内定辞退で評価が下がるケースとは？
以下の場合は、企業側の印象が悪くなる可能性があります。
- 「なんとなく合わなかったので辞退します」
- 「まだ迷っているので一旦保留で」
- メールのみ・連絡が遅い
- 曖昧な返事を続ける
これらは採用担当者側で確実にマイナス評価になります。
逆に言えば、常識的な対応をしていれば問題ありません。
面接官が評価する「内定辞退」の姿勢とは
面接官として見ているのは、内定辞退という行為そのものではなく、その人の姿勢です。
評価されるのは、
- 判断が早い
- 連絡が丁寧
- 感謝とお詫びがある
- 言い訳をしない
最後まで誠意を持って対応できる人は、「この人はどこへ行っても活躍するだろう」と感じます。
よくある質問（Q&A）
Q1. 内定辞退はいつまでに伝えるべき？
A1. 辞退を決めた時点で、できるだけ早く伝えてください。
Q2. 内定辞退でブラックリストに載る？
A2. 常識的な対応であれば載りません。
Q3. メールだけで内定辞退しても大丈夫？
A3. やむを得ない場合は仕方ありませんが、電話が理想です。メール送信後に電話を入れることをお薦めします。
Q4. 辞退理由を正直に言うべき？
A4. 正直である必要はありません。簡潔で十分です。
Q5. 転職でも就活と同じ対応でいい？
A5. 基本は同じですが、よりスピード感が求められます。
まとめ｜内定辞退は「伝え方」で決まる
就活・転職において、内定辞退は珍しいことではありません。
大切なのは、
- 早く
- 誠実に
- シンプルに
伝えることです。
内定辞退の場面は、社会人としての第一印象の総仕上げとも言えます。
最後まで誠実に対応し、次のステージへ自信を持って進んでください。
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