【就活・転職】書類選考の不採用メールは返信する必要あり？
書類選考の不採用メールをもらうと、誰でも自分を否定されたようで落ち込んでしまうものです。そのようななかで不採用メールの返信をすべきか、悩む人も多いようです。
はたして書類選考の不採用メールは、返信する必要があるでしょうか？
返信する場合は、どのような考え方で書けば良いのでしょうか？（例文あり）
本ブログは、書類選考の不採用メールは返信する必要があるか、などについて解説します。
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書類選考の不採用メールは返信する必要があるか
書類選考の不採用メールは返信する必要があるのか、探ってみます。
- 書類選考の不採用メールの内容
企業に応募したさいの不採用通知は、メールで行うのが一般的です。企業の書類選考の不採用メールはだいたい次のような内容です。
「応募書類をもとに厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添えない結果となりました。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆になりますが、〇〇様のこれからの一層のご活躍をお祈り申し上げます」
このような内容の文面を見て、返信しないとマナーに反するのではないか、また、丁寧に返信すれば、ひょっとしたら次の選考に呼ばれるかも知れないと考える応募者もいるかも知れません。
- 書類選考の不採用メールは返信しなくても良い
書類選考の不採用メールは返信しなくてもかまいません。
不採用メールは、どの段階の不採用でも文面はだいたい同じ内容で、最後に「〇〇様のこれからの一層のご活躍をお祈り申し上げます」となっています。
書類選考の不採用メールは、このような文章を一斉に、機械的に応募者に送っていて、応募者からの返信を期待しているわけではありません。
ですから、返信メールを送ると逆に採用担当者に負担となってしまいますから、返信する必要はありません。他企業の応募に気持ちを切り替えましょう。
それでも書類選考の不採用メールを返信したい場合
上記のように書類選考の不採用メールは返信しなくても問題ありませんが、それでも書類選考の不採用メールを返信したいと考える人もいるかと思います。
それはどのようなケースでしょうか。
- 書類選考の不採用メールを返信することで、採用担当者の印象を良くして、次の選考に呼ばれることを期待する
不採用メールを返信することで、次の選考に呼ばれることはありませんから、期待しないほうが良いです。
合否は、書類選考の内容で決まっていて、返信メールが好印象だからといって変更することはありません。
- インターンシップや会社説明会、ＯＢＯＧ訪問などでお世話になっていてお礼をしたい
書類選考の前に、インターンシップ、会社説明会、ＯＢＯＧ訪問などで個人的にお世話になっていてお礼をしたいことがあります。
そのようなケースでは、お礼の返信メールを送っても良いでしょう。おそらく採用担当者も本人を覚えていて、お礼のメールをもらったら好印象でしょう。
社会人となってから、仕事の上でどのような縁があるかもわかりません。こうした気持ちを込めた返信メールは送っても問題ありません。
- 書類選考の不採用メールがいわゆる「お祈りメール」ではなく、文章の内容から励まされた
採用担当者によっては、定型の「お祈りメール」ではなく、本人のためになる内容の不採用メールを送るケースがあるかも知れません。
そのような内容の不採用メールを受け取り、励まされ、前向きの気持ちになったときは返信メールを送っても良いでしょう。
書類選考の不採用メールの返信で書いてはいけないこと
書類選考の不採用メールの返信で、書いてはいけない内容があります。それは、担当者に負担のかかる回答や、対応しなければいけない内容のメールです。
以下にその内容を記しますが、担当者を困惑させるだけで、本人にとってもプラスにはならないので、避けた方が良いでしょう。
- 書類選考で不採用となった理由の問い合わせ
未だ面接などで本人の能力や人柄を見定めていないうちに書類選考で不採用となれば、本人も納得がいかないで、不採用の理由を知りたくなることは理解できます。
ですが、通常、企業は無用なトラブルを避けるため、不合格の理由を明らかにする義務はありません。多くの企業はそのような問い合わせに回答しないのが実態です。
たとえどのような理由で不採用にしたとしても、応募者にとって納得できるものとは限らないからです。
採用担当者がたとえ答えたとしても、「相対的な評価の結果」など、相手の気持ちに配慮した内容となるでしょう。
いずれにせよ、答えてもらえないことで企業に対する不信感が募り、不快な気持ちになるだけなので、不採用の理由を問い合わせる事はお勧めしません。
他企業の選考で、採用を目指すように気持ちを切り替えていった方が良いでしょう。
- 書類選考で不採用となったことの抗議
書類選考で不採用となった理由がわからない場合に、特にその企業に対する思い入れが強い人は、抗議したい気持ちになるかも知れません。
ですが、不採用をどれほど抗議しても結果がくつがえることはありませんし、企業と自分双方にとって後味の悪い結果となってしまいますから、抗議はしないほうが良いです。
他企業の選考で、採用を目指すように気持ちを切り替えていった方が良いでしょう。
書類選考の不採用メールに返信する場合の書き方
ここでは、書類選考の不採用メールに返信する場合の書き方を説明しますので、参考にしてください。
インターンシップや会社説明会などでお世話になった採用担当者にお礼をするケース
- 件名
件名は、企業からの不採用メールの件名をそのまま使用して、「Re」として返信します。
件名を変えてしまうと採用担当者が一見して何のメールかわかりづらくなるためです。
Re：書類選考結果のご連絡
- 宛先
社名は正式名称とし、株式会社を（株）と略さないでください。企業名、部署名、役職名、氏名の順で書きます。
○○株式会社
人事部 人事課
○○○○様 - 自分の名前を伝える
挨拶と共に、大学、学部、学科、氏名を書きます。（転職活動では氏名のみで可）
お世話になっております。
（○○大学○○学部○○学科） 山田✕✕と申します。 - 本文
内容については、書類選考してもらえたお礼と、採用担当者への感謝の気持ちを伝えます。
また、不採用メールであったけれど、定型文ではなく、励まされ、前向きの気持ちになったことがあれば自分の気持ちを率直に伝えます。
この度は、書類選考の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。
①私の力不足のため不採用となり残念ですが、至らなかったことを反省し、今後の就職活動に励んでいきたいと思います。
②私の力不足のため不採用となり残念ですが、◯◯様には✕✕でお世話になり感謝の気持ちでいっぱいです。
至らなかったことを反省し、前向きの気持ちで今後の就職活動を進めていきたいと考えています。
③私の力不足のため不採用となり残念ですが、励ましの言葉をいただきありがとうございました。
至らなかったことを反省し、前向きの気持ちで今後の就職活動を進めていきたいと考えています。
- 結びの言葉
末筆ながら、貴社の益々のご発展と、◯◯様のご健勝を心よりお祈りいたします。
- 署名
就活では大学・学部名（転職活動では不要）、氏名、住所、連絡先を正式名称で記載し、署名の前後を傍線や破線で区切るように装飾すると読みやすくなって親切です。
なお、住所は必須ではありません。
メーラーは、自動で署名がつくように設定できるものも多いので、活用するといいでしょう。
----------------------------
（○○大学○○部○○学科）
山田✕✕
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
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まとめ
書類選考の不採用メールは返信する必要があるかについて考えてみました。
書類選考の不採用メールは返信しなくてもかまいません。
書類選考の不採用メールは、定型文を一斉に、機械的に応募者に送っていて、応募者からの返信を期待しているわけではありません。
それでも書類選考の不採用メールに対して、以下の理由で返信したいと考える人もいるかと思います。
- 書類選考の不採用メールを返信することで、採用担当者の印象を良くして、次の選考に呼ばれることを期待しますが、次の選考に呼ばれることはありません。
- インターンシップや会社説明会、ＯＢＯＧ訪問などでお世話になっていてお礼をしたいケースでは、お礼の返信メールを送っても良いでしょう。
- 書類選考の不採用メールが定型の「お祈りメール」ではなく、本人のためになる内容の不採用メールを受け取り、励まされ、前向きの気持ちになったときは返信メールを送っても良いでしょう。
一方で、書類選考の不採用メールの返信で、次のような書いてはいけない内容があります。担当者に負担のかかる回答や、対応しなければいけない次の内容のメールであり、避けてください。
- 書類選考で不採用となった理由の問い合わせ
- 書類選考で不採用となったことの抗議
以上、書類選考の不採用メールは返信する必要があるかについて解説しました。
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