【就活】企業からの電話、上手に折り返しするには？

就活・転職攻略の秘訣

2023.12.05 更新

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就活

就活ではなんらかの事情で企業からの電話に出られず、折り返しの電話をかけることがあります。

そのさい、どのように折り返しの電話をしたら良いかわからなくて困ってしまう人が多いようです。

就活で折り返しの電話をするときのマナーや、具体的なかけ方はどのようなものでしょうか？

就活で折り返し電話をかけるときの注意点はあるでしょうか？

本ブログは、就活で企業からの電話を上手に折り返しするコツを解説します。

就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。

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就活で折り返し電話をするときのマナー
就活での折り返しの電話のかけ方
就活で折り返し電話をかけるときの注意点
まとめ

就活で折り返し電話をするときのマナー

就活で折り返しの電話をしなくてはいけなくなった時の基本的なマナーがあります。

採用担当者から電話があるケースは、メールでは間に合わないほど急いでいるときや、直接本人と会話したいときなどです。

電話があったときは、以下の基本的なマナーをしっかり身につけておくことが必要です。

企業の電話番号は登録しておく
就活の時期は、会社から電話がかかってくることがありますから、エントリーした会社の採用窓口の電話番号は、メモしておくとか、携帯電話に登録しておきましょう。

登録をしておかないと、着信の相手がわからないからと電話に出ないことがあります。

結果として大切な連絡が本人に伝わらずに、その企業と縁が切れてしまうことにもなりかねません。

企業からの電話連絡を絶たないためには、ホームページにある採用チームの代表番号や、採用担当者の名刺にある電話番号などを登録しておくことをお勧めします。
電話の非通知設定は解除しておく
非通知設定をしているときは、設定を事前に解除しておきましょう。非通知設定をしたまま企業に電話すると、ディスプレーに「非通知」表示されて電話応対する社員が不審を抱きます。

場合によっては、電話をかけた採用担当者に取り次ぎしてもらえないこともありますので注意してください。
不在着信があったら留守番電話やメールを確認する
企業から本人に電話したけれどつながらない場合は、留守番電話にメッセージを入れたり，ＳＭＳ（ショートメッセージサービス）を利用したりする場合もあります。あるいは、メールで送られてくることも考えられます。

不在着信がある場合は、それらを確認して、折り返しの電話をかけたときの会話がスムーズに進むように準備します。

これらの確認をしないままであわてて電話すると、「留守電をチェックしなかったの」と言われてしまうかも知れません。
静かで電波の良好な場所で折り返しの電話をする
不在着信があったとき、人混みや車の騒音、音量の大きな音楽が流れている場所にいることもあります。

そのような電話での会話がしにくい場所では、相手の声が聞きとりにくいことや、自分の声も相手に伝わりにくいことがあります。結果として会話の内容が誤って相手に認識されることもありえます。

ですから、静かな場所に移動して折り返しの電話をする方が良いでしょう。

また、電波の届きにくい場所では、会話の途中で途切れてしまうことがあります。

急いで電話するよりも、会話しやすい場所に移動することが望ましいです。
筆記具やスケジュール帳を手元に用意する
就活で企業からの電話を折り返しするときは、手元に筆記具とスケジュール帳を用意しましょう。

面接日時など選考のスケジュールといった大事な連絡であることが多く、その場でメモをしておく必要があるからです。

電話の後でスマートフォンに打ち込もうとすると、日時の記憶間違いも起こり得ますので、メモしてください。

あるいは、採用担当者との慣れない電話で緊張して、大切なことを忘れてしまうこともあります。

電話内容を間違いなく記録するために筆記具を持ち、スケジュール帳を広げて置いてください。
折り返しの電話は、直ちにかける
- 折り返しの電話は、当日の就業時間内に直ちにかけることが基本です。
  ただし、留守番電話で、「折り返し電話は不要」とか、「メールでの返信を要望」が残っていたときは、折り返し電話はしなくてもかまいません。　
- 不在着信に気がついたときが終業時刻後のときは、翌日に折り返しの電話をしてください。
- 不在着信に気がついたときが翌日以降になっても、必ず折り返しの電話をしてください
  たまたま不在着信に気がついたのが、翌日以降になってしまうことがあります。このときも叱られるかも知れないとためらわずに、折り返しの電話をしてください。
  
  「○日に着信があった」ことと、折り返しの電話が遅くなってしまったことを素直に詫びてください。
折り返しの電話をかけるとき、避ける時間帯を知っておく
- 就活の時期、採用担当者は非常に忙しいので、相手に配慮した時間帯に折り返すことが求められます。
  始業時、昼休み後、終業間際は朝礼や昼礼、夕礼などがあります。また、職場のメンバーとの打ち合わせが入りやすい時間帯です。
  
  始業開始後１時間、昼休み後３０分、終業前１時間は電話をできるだけ控えるように配慮すると良いでしょう。
  
  ただし、緊急の場合は、「朝早くから申し訳ありません」などとお詫びして始業開始後に電話してもかまいません。
- 昼休み時間や終業後は、極力電話することを避けましょう。
  ですが、担当者からの留守電に、「１８時以降にこちらからかけ直します」「１９時まで勤務しているので、可能なら折り返してもらえれば」などのメッセージが残されていたときは、その時間帯に折り返し電話をかけても問題ありません。
明るく元気な声で会話する
就活で折り返しの電話をするときは努めて明るく元気な声で話しましょう。明るく元気な声は好印象を与えます。

また、折り返しの電話をするときは、慌てて名前を名のることを忘れてしまうことや、友達との会話の言葉遣いになってしまうこともあります。

落ち着いて、マナーに沿った話し方をするように心がけてください。

就活での折り返しの電話のかけ方

ここでは、就活での折り返し電話のかけ方について紹介します。

初めに挨拶をして、名前を名のる
電話に出た社員には、初めに挨拶をして、その後に学校名と自分の名前を名のりましょう。

名前を名のらずにいきなり用件を伝えることはＮＧです。

例：「お忙しいところ失礼いたします。○○大学の✕✕と申します」
電話に出た社員が採用担当者でない場合は、採用担当者につないでもらう
電話に出た社員が採用担当者であるとは限りません。その場合は、取り次いでもらいます。

留守番電話がなくて不在着信のみの場合は誰が電話をかけたのかわかりません。その場合は、採用ご担当者様と告げてください。

例：「先ほど○○様からお電話いただき、折り返しのご連絡をいたしました。○○様はいらっしゃいますでしょうか」

電話口の社員：「少々お待ちください。」

「恐れ入ります」
採用担当者が電話に出たら挨拶する
採用担当者に挨拶してから、折り返し電話であることを伝えて、学校名と名前を名のってください。

改めて名前を名のったほうが、相手にとっては本人と再確認できて丁寧です。

続いて、電話に出られなかったことを詫びて、会話できる時間があるか確認します。

例：「お忙しいところ失礼いたします。先ほど電話いただきました○○大学の✕✕と申します。先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした。今、お時間よろしいでしょうか？」
電話をかけた用件を伝える
採用担当者の都合がよければ、直ちに用件に入ります。相手も忙しいことであり電話に出られなかった理由をくどくど説明する必要はありません。

面接日時の調整などの場合は、スケジュール帳で確認し回答しましょう。

例：「先ほどお電話いただいたご用件について伺いたく、折り返しの電話をいたしました」
大事なことは復唱する
面接の日時や場所など大事なことはスケジュール帳に記入すると同時に電話で決まったことを復唱すると聞き間違いを犯さずにすみます。

特に時刻の呼び方については注意が必要です。午後１時、２時・・・と呼ぶ場合と１３時、１４時・・・と呼ぶ場合があります。１３時なのか３時なのか間違えやすいですから、必ず復唱しましょう。

例：採用担当者「では、○月○日○時に本社１階受付までお越しください」

「○月○日○時に本社１階受付ですね。かしこまりました」
お礼と挨拶を言って電話を切る
先に電話を切る人は、「目上の人」、「お客さま」とビジネスマナーで決まっています。

学生が先に電話を切ってしまうことをマナー違反ととらえる人もいます。採用担当者が切るのを待ってから、自分も電話を切りましょう。

例：「お忙しいところありがとうござました。失礼いたします」

就活で折り返し電話をかけるときの注意点

就活で折り返し電話をかけるときの注意点があります。

相手の声が聞きにくいときは遠慮せず、聞き返す
電波状態が良くない場所や、騒音などで相手の声が聞きにくいことがあります。そのようなときは遠慮なく聞き返してください。

ですが、「すいません、ちょっと聞こえないですけど」といった、くだけた言葉が、つい口に出てしまうことがあります。丁寧に聞き返すことが大切です。

例：「申し訳ありませんが、お電話が遠いようで、もう一度お願いいたします。」
採用担当者が不在の場合は、再度折り返しの電話をすることを社員に伝える
就活の電話では、折り返しの電話をしたにもかかわらず、採用担当者が不在の場合があります。

そのようなときは、席に戻る時間を確認し、その時間に改めて電話する旨を電話に出た社員に伝えてください。

また、いつ席に戻るかわからないときは、「○時ごろ改めて電話する」旨を伝えてください。

自分が折り返しの電話をかけたことを採用担当者にわかってもらうために、改めて電話することを伝えてもらうことが肝心です。

一方、電話に対応した社員が気を利かせて「採用担当者から電話します」と言うことがあります。

このような申し出の場合でも、自分からかけ直すように伝えると、こちらの配慮が伝わります。

例：「○○様は何時ころ席にお戻りになりますか？」

社員「こちらではわかりかねます。」

「わかりました。それでは改めて○時ころにお電話いたしますで、その旨を○○様にお伝えいただけますか。」
留守番電話に「改めて、こちらからかけ直します」と録音されていても、直ちに折り返しの電話をかける
再び電話がかかってくるかも知れませんが、緊急の用事かも知れませんし、相手が電話を忘れることもありえます。

やはり、自分から折り返しの電話をかけたほうが良いでしょう。
就活の電話では、適切な敬語の使用が大切だが、完ぺきにマスターしなくても良い
敬語の体系を完全に理解し、駆使できることは社会人でも難しいものであり、まして就活生が一夜漬けで完璧にマスターすることはとても難しいものです。

敬語の基本的な理解をしておく必要はありますが、いざ慣れない敬語を使って話そうとすると舌がうまく回らないことにもなりかねません。

それよりも自分の言いたいことをきちんと相手に伝えることが大事です。採用担当者も学生に完璧な敬語を求めていません。

敬語の使い方にのみ気を取られずに、伝えたいことが伝わるように心がけてください。