【就活】ＯＢ訪問の日程調整メールの正しい書き方｜例文あり
就活では、企業の実際の働き方や雰囲気を知るためにＯＢ訪問を行う学生が多くいます。
しかし実際にＯＢ訪問をしようと思っても、
- ＯＢ訪問の日程調整をどうすればいいのか
- 日程調整メールのマナーは何か
- どのような書き方をすれば失礼にならないのか
と悩む就活生は少なくありません。
結論から言うと、ＯＢ訪問の日程調整はメールで行い、
相手の仕事を優先した配慮ある日程提示をすることが重要です。
なぜならＯＢ社員は通常業務の合間に対応してくれているため、
メールの書き方や日程の提示方法によっては「マナーがない学生」
という印象を与えてしまう可能性があるからです。
この記事では、人事採用担当の視点から
- ＯＢ訪問の日程調整の基本ルール
- 就活で失敗しないメールの書き方
- 日程の決め方
- よくある失敗例
- 注意点
まで、わかりやすく解説します。
これからＯＢ訪問をする就活生はぜひ参考にしてください。
就活では、自己分析や企業研究した結果を基に履歴書やエントリーシートを作成し、一貫性をもたせて面接に繋げることを強く意識して臨んでください。
本サイト「キャリア育みファ―ム」を読んでいただければ、就活の選考・面接対策に自信が持てるようになります。さらに、絶対の自信を持って臨みたい方には、「就活面接必勝法」を用意しております。
ＯＢ訪問とは
ＯＢ訪問とは、同じ大学出身の社会人（ＯＢ・ＯＧ）を訪問し、
仕事内容や企業の実情を聞く就活活動です。
企業説明会や採用サイトではわからない、
- 実際の働き方
- 仕事のやりがい
- 社風
- キャリアパス
などを聞けるため、多くの就活生が行っています。
ただしＯＢ訪問は企業の公式採用活動ではなく、社員の善意で成り立つものです。
そのため、日程調整やメールのマナーには十分配慮する必要があります。
ＯＢ訪問の日程調整の基本ルール
- ＯＢ訪問の日程調整はメールで行う
結論として、ＯＢ訪問の日程調整はメールで行うのが基本です。
理由は次の通りです。
- 相手の都合の良い時間に読める
- 仕事を中断させない
- 記録として残る
電話は相手の業務を止めてしまう可能性があるため、基本的には、日程調整はメールが望ましいです。
- ＯＢ訪問の日程調整は６回程度のやりとりになる
ＯＢ訪問の日程調整は、一般的に次のような流れになります。
① ＯＢ訪問の依頼メール（学生）
② ＯＢから返信
③ 日程確定メール（学生）
④ ＯＢから確認
⑤ お礼返信（学生）
⑥ 前日のリマインドメール
つまり平均５〜６回程度のやり取りになります。
- 日程は自分から提示する
日程調整の基本は、学生側から複数の日時を提示することです。
理由は、相手が予定を選びやすくなるからです。
例：
6月10日（月）午前
6月12日（水）14:00〜17:00
6月15日（土）終日もし都合が合わなければ、
と伝えます。
「ご都合の良い日時がございましたらお知らせいただけますと幸いです」
ＯＢ訪問の日程の決め方【就活マナー】
- 日程は複数提示する
ＯＢ訪問の日程調整では、複数の候補日を提示することが重要です。
理由は、１つの日時だけだと相手の都合に合わない可能性が高いからです。
おすすめは、“3〜5日程度提示する”ことです。
こうすることで、日程調整のやり取りを減らせます。 - 社員に迷惑にならない時間を選ぶ
ＯＢ訪問の日程調整では、社員の仕事の時間を考慮することが重要です。
避けるべき時間
- 始業直後
- 昼休み
- 終業直前
おすすめ時間帯
- 10時〜11時
- 14時〜16時
この時間は比較的予定が調整しやすい傾向があります。
- 日程は２週間〜１ヶ月後を目安
ＯＢ訪問の日程は、2週間〜1ヶ月後を目安に提示します。
その理由として、
- 直近は、予定が埋まっている
- 1ヶ月以上先は、予定が不確定
人事視点でも、2〜3週間先の予定が一番、日程調整しやすい傾向があります。
ＯＢ訪問の日程調整メールの書き方
ここでは、ＯＢ訪問の日程調整メールの具体例を紹介します。
- ＯＢ訪問依頼メール
件名
件名は要件＋大学名＋氏名にします。
例：
ＯＢ訪問のお願い【○○大学 山田太郎】
本文例
○○株式会社
営業部海外営業課
鈴木次郎様突然のご連絡失礼いたします。
○○大学経済学部の山田太郎と申します。大学キャリアセンターより鈴木様をご紹介いただき、ご連絡いたしました。
私は現在就職活動を進める中で、特に○○業界に興味を持っております。
そこでぜひ鈴木様に仕事内容や働き方についてお話を伺えればと思い、
ＯＢ訪問をお願いしたくご連絡いたしました。もし可能でしたら、下記の日程でお時間をいただくことは可能でしょうか。
- 12月10日（月）午前
- 12月12日（水）午後
- 12月14日（金）終日
上記以外でも、鈴木様のご都合のよろしい日時がございましたら
お知らせいただけますと幸いです。場所につきましても、鈴木様のご都合のよい場所をご指定いただければと思います。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
----------------------------
○○大学経済学部国際経済学科
山田太郎
〒160-0000
東京都新宿区○○○○
電話番号：070-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx.xxx
---------------------------- - 日程確定メール
ＯＢから返信があったら、お礼と日程確認を行います。
件名
例：
Re：Re：ＯＢ訪問のお願い【○○大学 山田太郎】
本文例
○○株式会社
営業部海外営業課
鈴木次郎様お世話になっております。
○○大学経済学部の山田太郎です。この度はＯＢ訪問のお時間をいただきありがとうございます。
12月12日（水）14時
貴社本社受付でお伺いする件、承知いたしました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
- お礼返信
ＯＢから日程を確認したという連絡が届いたときは改めてお礼を返信します。
メールを発信した人がメールを終わらせるのがマナーです。ただし、ＯＢからの連絡で「返信不要」となっていれば返信する必要はありません。
件名
例：
OB訪問のお礼【◯◯大学 山田太郎】
本文例
○○株式会社
営業部海外営業課
鈴木次郎様ご連絡ありがとうございます。
○○大学経済学部の山田太郎です。日時などの仔細について承知いたしました。
ご足労、おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
- リマインドメール（前日）
前日には確認メールを送るのがマナーです。
件名
例：
件名：ＯＢ訪問のご連絡【○○大学 山田太郎】
本文例
○○株式会社
営業部海外営業課
鈴木次郎様お世話になっております。
○○大学経済学部の山田太郎です。明日のＯＢ訪問について確認のご連絡をさせていただきました。
6月12日（水）14時
貴社本社受付でお伺いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
人事視点で見るＯＢ訪問メールの重要ポイント
企業の人事採用担当や社員は、ＯＢ訪問のメールから
「この学生は社会人としての基本ができているか」を自然と見ています。
そのため、書き方によっては学生の印象が良くなることもあれば、
逆に評価を下げてしまうこともあります。
特に次の4つのポイントはとても大切です。
- 件名はひと目で内容がわかるようにする
社会人は毎日たくさんのメールを受け取っています。
そのため、件名を見ただけで誰からのメールで、
何の用件なのかがわかるようにする必要があります。例えば、次のような件名が望ましいです。
例：
ＯＢ訪問のお願い【〇〇大学 山田太郎】
このように書くことで、
相手はすぐに「ＯＢ訪問の依頼だ」と理解できます。件名がわかりにくいと、
メールを開いてもらえない可能性もあるため注意しましょう。 - 読みやすい文章を書く
長い文章が続くと、とても読みにくくなります。
社会人は忙しいため、短く整理された方が好まれます。
そのため、
- 適度に改行する
- 1文を長くしすぎない
- 内容を簡潔にまとめる
といった工夫をすると、読みやすくなります。
- 丁寧な言葉遣いを心がける
ＯＢ訪問は、社員が仕事の合間に時間を作って対応してくれるものです。
そのため、必ず丁寧な言葉を使いましょう。
例えば
よい例：
「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします」このように、相手への配慮がある文章を書くことが大切です。
- 日程候補はわかりやすく提示する
ＯＢ訪問の日程を調整するときは、
学生側から複数の日程候補を提示するのがマナーです。例えば次のように書きます。
例：
- 12月10日（月）午前
- 12月12日（水）午後
- 12月14日（金）終日
このように書くと、相手が予定を選びやすくなります。
もし日程が1つだけだと、相手の予定が合わない場合に再度、日程調整が必要になるため、
最初から複数提示することが大切です。 - 企業は「社会人としての基本」を見ている
ＯＢ訪問のメールでは、次のような基本的なマナーが見られています。
- わかりやすい件名
- 読みやすい文章
- 丁寧な言葉遣い
- 配慮のある日程調整
これらができていると、「礼儀正しい学生だな」という良い印象を持ってもらえます。
ＯＢ訪問は企業研究の機会であると同時に、
社会人との最初のコミュニケーションの場でもあります。そのため、書き方にも十分気を配るようにしましょう。
ＯＢ訪問の日程調整でよくある失敗例
- 日程候補が少ない
失敗例：
「来週火曜14時はいかがでしょうか」
→予定が合わない可能性が高い改善：
3〜5候補提示する - 急すぎる日程
例：
「今週空いていますか？」社会人は予定が埋まっています。
最低2週間前に依頼しましょう。 - 返信が遅い
ＯＢから返信が来たのに、“数日返信しない”
これは社会人マナーとしてよくありません。
基本は24時間以内返信です。
ＯＢ訪問の日程調整メールの注意点
ＯＢ訪問の日程調整のメールでは、基本的なマナーを守ることがとても大切です。
特に社会人の立場から見ると、次のようなポイントは意外とよく見られています。
ここでは、ＯＢ訪問メールで特に気をつけたい注意点をわかりやすく説明します。
- 長く書きすぎない
ＯＢ訪問のメールは、できるだけ簡潔に書くことが大切です。
社会人は仕事で多くのメールを受け取るため、
文章が長すぎると読むのに時間がかかってしまいます。そのため、
- 内容は簡潔にまとめる
- 適度に改行する
- 要点をわかりやすく書く
ことを意識しましょう。
目安としては、スマートフォンで読んだときに2〜3回スクロールする程度の長さが
読みやすいと言われています。 - 誤字や会社名のミスに注意する
メールを送る前には、誤字や名前の間違いがないか必ず確認しましょう。
特に次のようなミスは失礼にあたります。
- 会社名の間違い
- 社員の名前の誤字
- 部署名の間違い
例えば、企業名を間違えると「他の会社にも同じ内容を送っているのでは」
と思われることがあります。送信する前に、必ず一度読み直す習慣をつけましょう。
- テンプレートをそのまま使わない
就活では、ＯＢ訪問メールのテンプレートを使うことが多いですが、
そのまま送るのはおすすめできません。よくある失敗として、
- 企業名を変更し忘れる
- 内容が他の企業と同じになる
といったミスがあります。
そのためテンプレートを使う場合でも、
- 企業名
- 相手の名前
- 志望理由
などを必ず確認し、自分用に内容を整えてから送ることが大切です。
- 相手への配慮を忘れない
ＯＢ訪問は、社員が忙しい仕事の合間に時間を作ってくれるものです。
そのため、
- 丁寧な言葉遣い
- 感謝の気持ち
- 相手の都合を優先する姿勢
を意識しましょう。
このような配慮ができる学生は、社会人からも好印象を持たれやすいです。
このように、ＯＢ訪問の日程調整では、内容だけでなくマナーも大切です。
基本的なポイントを押さえて、相手に失礼のないメールを送るようにしましょう。
ＯＢ訪問の日程調整に関するよくある質問
ここでは、ＯＢ訪問の日程調整やメールのマナーについて、就活生からよくある質問をまとめました。
Q1. ＯＢ訪問は何人くらいにお願いすればよいですか？
A1. 目安としては、志望企業全体で3〜5人程度がおすすめです。理由は次の通りです。
- 企業の仕事を多角的に理解できる
- 部署ごとの働き方の違いがわかる
- 一人の意見だけに偏らない
複数のＯＢ・ＯＧに話を聞くことで、企業の実態をより深く理解できます。
Q2. ＯＢ訪問の返信が来ない場合はどうすればいいですか？
A2. メールを送ってから1週間ほど返信がない場合は、丁寧に再送メールを送りましょう。
例: 「お忙しいところ恐れ入ります。先日お送りしたＯＢ訪問のお願いについて、ご確認いただけますと幸いです。」
ただし、何度も連絡すると相手の負担になるため、再送は1回程度にしておきましょう。
Q3. 休日のＯＢ訪問をお願いしてもよいですか？
A3. 基本的には、平日の勤務時間内にお願いするのがマナーです。休日は社員のプライベートの時間であるため、学生側から希望するのは避けたほうがよいでしょう。
ただし、ＯＢ側から「休日でも大丈夫ですよ」と提案があった場合は、都合が合えば問題ありません。
Q4. ＯＢ訪問の時間はどれくらいが適切ですか？
A4. ＯＢ訪問の時間は、30分〜1時間程度が一般的です。社員は忙しいため、長時間お願いするのは負担になる可能性があります。次のように伝えると丁寧です。
例: 「30分〜1時間ほどお時間を頂けますと幸いです。」
Q5. ＯＢ訪問の日程候補はいくつ提示すればよいですか？
A5. 一般的には、3〜5つ程度の日程候補を提示するとよいでしょう。候補が少ないと、相手の予定と合わない可能性が高くなります。複数提示すると、日程調整がスムーズになります。
Q6. ＯＢ訪問の日程はどれくらい先を提案すればよいですか？
A6. 目安としては、2週間〜1ヶ月後の日程を提案するのが適切です。理由は次の通りです。
- 直近の日程 → 社員の予定がすでに埋まっている可能性が高い
- 1ヶ月以上先 → 予定が確定していない場合がある
そのため、2週間〜1ヶ月後の候補日を提示するのがおすすめです。
Q7. ＯＢ訪問の場所は自分で指定してよいですか？
A7. 基本的には、ＯＢ側に任せるのがマナーです。社員は仕事の合間に時間を作ってくれるため、都合の良い場所を指定してもらう方が調整しやすいからです。
そのため次のように伝えましょう。
例: 「場所につきましては、鈴木様のご都合のよろしい場所をご指定いただけますと幸いです。」
Q8. ＯＢ訪問の前日にメールは送るべきですか？
A8. はい、前日にリマインドメールを送るのが望ましいです。理由は次の通りです。
- 日程の最終確認ができる
- 相手が予定を忘れるのを防げる
- 丁寧な印象を与えられる
短い確認メールで問題ありません。
Q9. ＯＢ訪問をキャンセルする場合はどうすればいいですか？
A9. やむを得ない事情でキャンセルする場合は、できるだけ早くメールで連絡しましょう。また、必ず次の内容を伝えることが大切です。
- お詫び
- 理由（簡潔に）
- 再調整のお願い
無断キャンセルは社会人として大きなマイナス印象になるため、必ず連絡しましょう。
まとめ
ＯＢ訪問の日程調整は、メールのマナーがとても重要です。
ポイントをまとめると次の通りです。
- ＯＢ訪問の日程調整はメールで行う
- 日程候補は3〜5提示する
- 2週間〜1ヶ月先を目安にする
- 業務時間を考慮する
- 前日にリマインドメールを送る
ＯＢ訪問は、社会人と直接話せる貴重な機会です。
丁寧なメール対応を心がけることで、相手にも良い印象を与えることができます。
ぜひ今回紹介したＯＢ訪問の日程調整メールのマナーを参考に、就活を成功させてください。
最後に、キャリア育みファームでは、面接の必勝マニュアル「就活面接必勝法」を販売しています。
もちろん履歴書やエントリーシートの自己ＰＲや志望動機などの作成にも役立つマニュアルとなっています。
会社側が採用の決め手として最も重視しているのは面接である‼
ということをご存知でしょうか。
面接対策には十分時間をかけることが大切です。具体的にどのように面接対策を進めていくのか、ほとんどの方は知りません。そんな方を支援したい一心で、必勝マニュアルを作成しております。
具体的な面接ノウハウが満載のマニュアルです。「なるほど、このようにすればいいのか」と理解して準備すれば、自信を持って面接に臨むことができ、ライバルからグンと抜け出すこと請け合いです。ぜひ、以下のページで詳細をご覧ください。
その他、以下のリンクも読み進めるとお役に立ちます。