若手社員が知っておきたい報連相の本質
若手社員が会社で仕事をやりこなすためには、報連相の本質を知っておく必要があります。
なぜ組織で働く上で報連相が大切なのでしょう？また部下にとっての報連相の意味やメリットはなんでしょう？
この記事では、これら報連相の本質を知るうえで大切な質問に答えていきたいと思います。さらには報連相が適切に行えない理由についても説明します。
ぜひ報連相を十分に理解して、活用してください。
若手社員がキャリアプランを実現するためには、仕事の基本やビジネスマナー、コミュニケーションスキルといった、組織で働くためのノウハウを体系的に身につけることが重要です。
本サイトを読みこなすことで、仕事の進め方に自信が持てるようになります。
報連相の定義とは？
報連相とは報告・連絡・相談を合せた略語です。
報連相の本質を知るには、まずその定義を知りましょう。
- 報告： 上司から指示・命令された仕事がどのような状況になっているか、結果はもちろん経過についても上司に知らせることです。
- 連絡：関係する人たちが知っておくべき情報・事実・状況を、時にはそれによってどのような影響が及ぶかということまで含めて通知することです。会社では社内連絡や通達がこれにあたります。
- 相談：仕事をする上で判断に迷ったとき、上司や先輩に参考意見やヒント、アドバイスをもらうことです。
ビジネスパーソンとして、これらの報連相をタイムリーに使い分けられることが絶対必要です。
それでは報連相の本質について説明します。
報連相の本質その１：なぜ報連相が大切なのか？
報連相は仕事を進めるための基本であり、職場で絶対に必要なコミュニケーションスキルといえます。
ではなぜ報連相が大切なのかここで説明します。
報連相が身についていないと次のような問題が生じます。
- 関係する人達との間で情報の流れが停滞し、仕事の進み具合が悪くなります。
- 必要な情報が伝わらないことによって、仕事を進めていく上でつまらないミスやトラブルが増え、結果として業績に悪影響を及ぼします。
- また報連相を行っても片手落ちでは、社内の風通しが悪くなり人間関係にも影響がでます。
一方、報連相を身につけて「職場内外の関係者」「お客様」「取引先」とのコミュニケーションを活性化させ、風通しの良い職場をつくると次のような良い循環ができます。
- 上司は安心してあなたに仕事を任せられます。
- あなたは主体的に仕事に取り組むことができます。
- お客様や取引先の要望に適宜、的確に対応して相手からの満足度が向上します。
報連相の本質その２：部下にとって報連相の意味は何か？
部下にとって報連相はどのような意味を持っているのでしょうか？
実は報連相はやりたい仕事を上司に認めてもらうツールであると言えます。
それはどういうことでしょうか？
やりたい仕事をやるためには、上司や関係者を味方につけることが大切です。
人事権、決裁権を握るキーマン（上司）を味方につけなければ、やりたい仕事をやらせてもらえません。そのため報連相を通じて上司や職場内外の関係者との信頼関係をつくっていくことが何より大切です。
たとえば上司は部下に対して「こういう結果をだしてもらいたい」という期待を持っています。部下はそれに応えるため、その都度進捗を報告して仕事の進め方が外れていないか確認します。
すると部下は自分の仕事を上司が求めるレベルに近づけることができます。期待に応えることができれば上司との信頼関係が強固になり、さまざまな仕事をまかせてくれるようになっていきます。
このようにして自分のやりたい仕事へと繋がっていくのです。
報連相の本質その３：部下にとって報連相のメリットは何か？
部下にとって報連相にはさまざまなメリットがあります。
- 上司に対してまめに報告することで、上司は部下の行動をよく把握できるようになります。
すると上司は部下を評価しやすくなります。さらには部下に対して親近感を覚え、「あいつは良くがんばっている」という印象を構築していきます。
- 上司から「そんなことは知らなかった」と言われることを回避できます。
大事な場面で上司とのもめ事を避けるためにも、事前連絡を念入りにすることが大切です。
- 上司に相談することで、アドバイスを受けたり、直接上司が乗り出してくれたりすることもあります。
相談は自分の弱みをさらけだすことであり、相手を信頼しているサインといえます。
上司も信頼されるとうれしいものです。部下が相談することをきっと歓迎してくれるはずです。
なぜ報連相が適切に行えないのか？
このように仕事を進めるうえでとても大切な報連相ですが、苦手意識をもっている部下も多いです。
報連相を適切に行えないのはどうしてでしょうか？
報連相を難しくする４つの原因があります。
- 報連相をする側と受ける側には認識のギャップがあります。
あなたは「これくらいは言わなくていいだろう」と安易に考えていませんか？
一方で、上司は「こんな大切なことをどうして言ってくれないのだろう」といらいらします。
なぜこのようなギャップが生じるのでしょうか？それは上司と部下では、内容に対する重要度の感じ方や、期限に対する意識において違いがあるからです。
もちろん上司は重要度や期限について部下にしっかり伝える必要があります。ですが上司の気が回っていない場合は、部下もそれらを敏感に察することが大切です。
- 報連相するタイミングが難しいです。
上司が忙しいときや不機嫌なとき、会議中など、報連相をして良いかどうか部下は迷ってしまいます。
すると重要な報連相を先送りしてしまったり、あるいはいっさいやめてしまうこともあります。
- 部下は上司に叱られたくありません。
上司が気に入らないことや会社にとって悪い情報などを報連相すると、部下は叱られるかも知れないと思います。
できることなら隠しておきたいと思うのが普通の人間です。
- そもそも人は報連相が嫌いです。
誰だって他人に束縛されず、自由に仕事をしたい気持ちがあります。いちいち細かく上司に報連相するなんて面倒くさいと感じるものです。
以上のようなことが原因して、報連相に対して苦手意識をもってしまうものです。あなたも思い当たることがありませんか？
苦手意識を克服するには、まずはその原因を認識することが大切です。
まとめ
部下が仕事をやりこなすには、報連相の本質を知っておく必要があります。
報連相は仕事を進めるための基本であり、職場で絶対に必要なコミュニケーションスキルです。
部下にとって、報連相はやりたい仕事を上司に認めてもらうツールであることを認識してください。
また報連相には様々なメリットもあります。上司に評価してもらいやすくなったり、もめ事を回避できたりします。上司に相談すれば直接乗り出してくれることさえあります。
一方、部下が報連相を適切にできないのはどうしてでしょうか？
それは報連相をする側と受ける側で認識のギャップがあること、報連相のタイミングが難しいこと、悪い報告をして上司に叱られたくないこと、そもそも人は報連相が嫌いだということです。
苦手意識を克服するには、まずはこれらの原因を認識することが大切です。
報連相はビジネスパーソンとして生きる上でとても大切なスキルです。ぜひとも報連相を駆使できるようにしましょう。
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